新时期人事档案管理规范化思考

◎巩亚勋

市场经济条件下，人们工作流动性大，特别是当前经济的发展不平衡，人才往往会向发达地区、高薪单位流动，这也是受当前社会经济发展影响的必然现象，人才的合理流动有利于经济创新与发展，随着人才频繁流动，也对人事档案提出了更高的工作要求，只有全面保证人才信息的完整性，才能推动人才机制创新与发展，保证社会经济全面有序发展。本文对人事档案管理规范化进行了系统的分析，在此基础上，全面提出具体档案管理工作中问题和管理策略。

时代的发展，推动了人才的快速流动，特别是在新时期的条件下，经济体制更加完善，人们对自身价值的评估更加精准，向着更高层次流动也成为了社会发展的现象，在人才快速流动的当下，如果依靠传统的人事档案管理流程办事，则不利于人才的流动，经济的发展，只有全面提高人事档案管理效能，才能推动工作发展，全面满足现代社会发展需求，所以说，人事档案管理工作更要创新，对其进行有效改进提升，通过有效创新人事档案管理工作，更好地推动经济建设，实现人才与岗位的有效匹配。

一、规范人事档案管理价值

1.促进单位快速发展。当前，单位用人机制较为灵活，多种形式的用人机制，推动了人才的流动。各单位通过科学的人事档案管理，能够全面把握好每一名员工社会关系、职务、职称、学习经历等信息，这样，对于人才队伍的建设才有根基。同时，单位为了更好地留住员工，还需要根据员工的个人基本信息做好社保办理、绩效考核和专业技能培训等方面的工作，人事档案管理是一切工作的基础。通过对员工个人信息的档案分析，保证单位日常工作开展。

2.为单位人才建设提供保障。单位人事档案信息至关重要，对员工进行信息留存，为单位后序发展提供了方向。进行人事管理过程中，全面建设一支科学队伍，保证单位员工整体结构的稳定性、科学性，对员工个人人事档案查询，可以全面有效分析员工以往的履历，这样，才能为员工提供更好良好的岗位，实现员工个人职业价值，对员工晋升提供更为全面的数据，也保证了单位队伍建设方向。

二、档案管理工作现存问题

1.工作重视程度不足。当前，一些单位普遍不重视人事档案管理，有的单位认为，单位没几个人，要什么档案管理，浪费人力资源，把人事档案管理当成了可有可无的工作。人事档案不能直接创造经济价值，所以，在单位中不被重视，有的单位认为，人事档案管理工作是简单的保管，大多数是兼职员工在做，人事档案管理不规范。

2.管理制度缺乏。目前来看，许多单位没有严格制度，人事档案管理工作更没有制度保障，随意性大，造成了具体操作时没有科学依据，单位档案管理工作较为混乱，往往造成了员工信息不全、档案转接脱节、档案信息遗失等情况，阻碍了档案工作科学开展，更谈不上档案利用。另外，单位也不能做好保密工作，一些员工的信息很快就会泄漏，影响了员工工作情绪，在没有制度保障下，档案保密、登记和借阅随意，有一些员工为了个人的私利，还会进行档案信息的篡改，导致了档案工作不规范、不科学。

3.管理手段落后。随着技术的不断发展，办公自动化技术已经在各个组织管理活动中，发挥了重要的作用，而一些单位档案管理工作还很落后，没有采用计算机管理，更没有相关的档案软件支撑，档案管理各项工作非常落后。实际操作过程中，一些单位只是利用计算机简单输入和处理信息，没有对档案信息进行科学的整合与利用，限制了人事资源管理工作创新。

4.队伍建设不足。在一些单位档案管理工作中，相关工作人员专业技能和综合素质不足，更没有及时学习与提高，导致一些业务跟不上形式需要。特别是一些单位没有重视档案工作，为了实现人力成本节约的目的，往往是其他岗位的人员来管理档案工作，一身兼多职在单位中并不少见，这些人员没有专业学习，更缺少专业系统培训，缺乏对档案知识的系统把握，一些数据往往不精准，容易造成不良影响。

三、规范管理的策略

1.强化档案管理意识。人事档案管理就是服务员工的，其工作性质就是以服务为主，基于此，则需要管理人员要建立人本思想，转变传统观念，树立良好的服务意识，通过高端理念的树立，更好地服务员工、服务单位发展。档案管理人员要加强业务能力素质，把工作做到日常，全面提高工作责任心，日常管理工作时能够及时整理和有效收集相关档案资料，保证档案信息的真实有效。要不断提高自身的技能，跟上时代发展，推行档案管理信息化建设，合理利用好现代化技术在，推动人事档案工作全面发展。

2.健全管理制度。要根据档案管理工作的特点，完善档案管理相关制度，通过制度建设，为档案管理工作提供保障。进行档案管理工作过程中，需要不断查找不足，对相关规章制度合理完善、科学修订，这样，才能实现档案管理的系统化、标准化、制度化、规范化和科学化。单位要全面把握好国家档案管理制度，针对单位自身实际需要，制定相关档案制度。建立全面的制度，对档案管理过程中，要严格执行，确保严格遵循保密制度，避免泄露员工个人档案信息。严格流程制度，特别是工作交接时，一定要严格转接，确保人事档案转移的及时性和规范性。建立科学专业的培训制度，通过业务能力提高，保证档案管理更加规范。建立管理监督制度，逐步实现档案评估体系市场化，推动人才高层次竞争，确保公开、公正和公平。

3.提升信息化管理。不断推进信息化建设进程，提高档案管理人员综合素质与能力，与时俱进跟上时代的发展，一定程度引进先进技术，合理应用各种先进设备，比如扫描仪、计算机、打印机等，要充分利用到档案管理工作，通过网络数字化，保证档案充分利用。要全面建立起原始档案网络化管理，确保相关档案流动起来，保证较高的利用率，最大限度满足现代技术发展需求，完善内部档案管理工作。

4.改进队伍建设。要不断创新理念，改进落后的思想，和时代同步发展，相关工作人员要不断学习提高，保证专业素养有力提升，促进档案管理工作开展。档案管理工作需要相关专业的支撑，这就要求管理人员必须要发挥好管理作用，确保档案管理科学有效，通过专业素质的提高，进一步改进队伍结构。要创新思路，改变人员招聘方式，认真筛选每一位工作人员，确保他们的能力与岗位相符，引进高素质人才，激发他们的工作热情，确保人才配置合理，最大限度满足单位发展。要设计培训计划，对重点岗位、重点技术进行定期培训，确保员工不断提升，实现个人能力与综合素质的整体进步，顺应时代发展。

四、结束语

单位发展必须要全面重视人事档案管理工作，通过强化档案意识，健全制度，不断引进先进设备，提升信息化管理能力，通过管理队伍的结构优化，实现人事档案管理工作最大限度满足单位发展需求，为单位未来可持续发展创造良好条件。