基于信息环境下的卫生档案管理工作

孙宝萍

（东平县疾病预防控制中心，山东 泰安 271500）

卫生档案管理信息化指的是利用计算机收集、归纳、分类和整理各类档案信息，实现各类信息的智能检索，同时还能共享信息，保证档案管理工作更加严谨化、规范化与智能化，保证卫生档案管理工作有章可循。因此，管理人员需要认真核查档案信息，做好档案信息的归档管理工作，适当增加资金投入，采购各类设备，同时还需要构建完善的档案管理标准。

1 卫生档案管理信息化的作用

第一，更好地保护珍贵档案原件。传统的档案拥有多种不同的形式，如纸质材料、光盘、照片等。这些档案材料容易受到环境的影响，如随着时间的推移，光盘会出现老化的情况，也会受到潮湿环境的影响；纸质档案会因一些客观原因而损坏或丢失，保存时间较短。在当前信息化环境下，档案管理逐渐电子化与数字化，档案的管理和存储更加方便，传统档案信息的整理、搜集与整理，逐渐变成利用计算机进行智能归档，更好地保存档案信息，同时还能提供更加广阔的存储空间，做好各项资源、档案的安全备份，避免出现档案丢失的情况，更好地保护珍贵的原始文件。

第二，提高档案管理的效率。在传统的档案管理中，通常采用人工管理的方式，而这种方式不具备较强的效率，还会消耗较多的人力、财力和物力。工作人员需要在档案管理工作中耗费较多的时间与精力，容易忽视其他方面的工作。此时就需要运用信息化的管理方式，减少更多的人力、物力和财力，节省更多的资源，提高档案管理工作的质量和效率。

第三，更好地整合与共享档案信息资源。在传统的档案管理模式中，如果相关人员需要搜集某一资料，那么就需要花费较多的时间，并且档案的整合与归档也较为繁琐。信息化档案管理的方式可以更好地共享和整合资源，利用关键词进行各种资料的搜集，节省较多的时间。此外，档案信息、资源的共享可以切实提高卫生服务的质量和效率，进一步提高满意度。

2 信息环境下开展卫生档案管理工作的方法

2.1 明确卫生档案管理工作信息化的重要性

首先，管理人员需要认识到卫生档案管理的重要性与实质性，分析和研究传统卫生档案管理工作与信息化档案管理工作的差距，紧随时代发展的步伐，学习利用信息技术开展卫生档案管理工作的方法；其次，管理人员需要树立终身学习的意识，学习构建档案信息资源库的方法，根据实际情况建立健全卫生信息档案管理方案，充分利用大数据技术、网络技术等，保证卫生档案管理工作的有序开展。

2.2 保证卫生档案信息的可靠性

第一，管理人员需要明确各自的职责，了解岗位需求，同时档案管理部门需要重视培训活动的开展，切实提高管理人员的职业素养和技能水平，从根本上保证档案信息的真实性与可靠性；第二，管理人员需要做好保密工作，认真核查所有的档案信息，利用各种杀毒软件，建立防火墙。此外，针对一些具有较强保密性的档案，管理人员需要设置好密码，进一步增强保密措施，防止黑客利用软件和漏洞入侵系统，避免出现档案信息丢失、篡改等情况；第三，管理人员需要做好机械设备的日常维护，定期进行维修和检查，如复印机、照相机、刻录机、计算机、路由器等，及时更新损坏、老化的软件，保证这些设备的良好运行。

2.3 做好档案信息的归档管理

在档案管理工作中，不仅需要做好纸质档案的管理，还需要做好电子文件的管理，运用现代化的设备收录档案信息[1]。管理人员需要借助计算机录入档案信息，设计档案信息管理的软件，做好档案的统计、检索以及分析工作，运用网络共享各类信息，将纸质文档转变成电子文件，进行备课工作，将其上传到数据库中。同时还需要妥善保存纸质档案。

2.4 增加软件、硬件设备的投入

在卫生档案管理工作中，要想提高工作的效率和质量，那么就需要重视硬件的采购与软件的选择，这是开展档案管理工作的关键和基础所在[2]。档案管理部门需要全面了解市场信息，同时还需要分析本部门的实际情况，根据经济水平采购与档案管理工作相对应的硬件设备与软件设备。同时还需要鼓励更多的工作人员参与到软件设计与优化中，进一步提高档案管理的水平，加快其发展速度。

2.5 建立健全档案管理标准

档案管理软件需要具有在线浏览功能，还需要具备不同的文件储存格式，也可以从网络上进行现骨干信息的搜集，完成各类档案信息的整理、权限控制、数据储存、节约、收集等工作。档案管理部门需要建立规范的管理标准，规范管理人员的工作行为，使其能做好档案的分类管理工作，将不同类型的文档转变成统一、标准的格式，这样才能提高管理的效率。

3 结束语

总而言之，卫生档案管理信息化占据着至关重要的地位。传统的档案管理工作存在较多问题，不具备较强的管理效率。在新时代下，卫生档案管理工作需要灵活运用信息技术，构建管理标准，重视档案信息的归档，保证档案信息的可靠性，最终实现档案管理工作质量和效率的同步提升。