电子技术在疾控系统档案信息化建设中的作用及运用策略

董 婧

（郓城县疾病预防控制中心，山东 菏泽 274700）

电子技术是指含有电子、数据、光学、电磁等多种性能的技术形式，将其应用于档案管理工作中推动档案形式由纸质档案向电子档案转型，以计算机为载体、以信息技术为辅助支持，实现档案形式、储存介质、查借阅方式的创新，为当前档案信息化建设提供技术支持，有助于进一步推动当代疾控体系建设发展。

1 电子技术在档案信息化建设中发挥的作用

1.1 提高档案管理效率

将电子技术应用于档案信息化建设中，通常以电子设备、信息系统为载体，改变以往单纯依赖人力执行档案管理的模式，促使档案信息收集、整理、保存、查询、借阅等形式得到更新。以档案查询工作为例，引入电子技术可将纸质资料以电子档案的形式存储在专用数据库中自动完成档案整理与分类，在查询环节仅需输入档案编号、名称等关键词，即可自动生成检索结果，使得档案管理工作效率大幅 提升。

1.2 丰富档案利用价值

档案管理工作内容涵盖档案资料的收集、整理、存储与利用等多个方面，传统管理模式在档案利用方面较为薄弱，而依托电子技术生成电子档案，能够以网络为媒介实现档案信息的实时传递与资源共享，并且以光盘、磁盘作为存储形式，缩小档案体积与占地空间，也为档案异地查询、远程查询及档案编研创设便捷条件，有助于进一步提高档案利用服务水平、丰富档案利用价值[1]。

1.3 维护档案信息安全

传统纸质档案形式下对于档案存放环境提出严格要求，易使档案出现霉变、虫蛀、粘连等问题，并且在档案查询、借阅过程中也存在损坏、缺页、遗失等风险。而电子档案通常以计算机、数据库为载体，能够保障档案资料的清晰度与完好度，为避免档案遗失、信息不全往往采用备份、数据加密、身份认证、防火墙等技术手段建立防御机制，为档案信息安全提供重要支持。

2 疾控系统档案信息化建设中电子技术的具体应用

2.1 OA协同办公系统对接

《卫生档案管理暂行规定》中指出，“档案的信息化建设要与本单位的信息化建设同步发展，逐步实现档案管理信息化、服务网络化。”当前全国31个省级疾控中心在信息基础设施建设上的平均完成率达82.2%，业务系统建设上的平均完成率为52.09%，国家疾控信息系统的应用率达100%[2]。疾控中心档案信息系统主要由档案接收、业务管理、信息利用管理、信息发布、登录、通讯与安全等功能模块组成，其中档案接收模块主要用于针对预归档文件进行管理、完成归档，业务管理模块涉及档案的著录、统计、存储、移交、接收等内容，信息利用管理模块包含档案查询、借阅、归还、编研及登记等环节，信息发布模块包含通知公告的发布以及文件传递等内容，登录模块以统一登录平台为载体、提供目录服务，通讯模块基于E-link实现数据传输与交流，安全模块引入CA实名制准入机制、完善疾控中心与二级机构间的内部网络部署等。

在档案管理信息化建设中引入OA协同办公系统，能够有效深化疾控中心日常办公业务、档案信息管理与计算机通讯技术的融合机制，通过专用程序接口将业务系统中的电子文件资料与数据自动迁移至档案信息系统的数据库中，由档案管理人员基于身份认证权限登录系统、完成档案资料的归档操作，以“年度+机构名称+保管期限”为指标进行档案分类管理、自动生成编号，经由初审、复核、终审通过后正式将电子档案接收入库，完成档案归档工作。在部门或人员查询档案环节，通过在预设权限范围内登录系统、输入检索关键词，即可执行电子档案的查询、借阅等操作，有效突破以往档案获取环节的时空局限，提高档案信息利用率，为内部各项业务工作的开展及决策编制提供参考依据。借助档案信息系统与OA办公系统的有效对接，可实现对疾控系统内部文档资料的一体化管理与全程信息溯源，配合信息加密、用户权限设置与扫描检查等技术手段的应用，为档案信息与数据安全提供有力保障。

2.2 基于ACDSee录入电子档案

鉴于当前疾控中心仍保留大量纸质的历史档案与现行资料，因此纸质档案的数字化加工也成为档案管理工作的关键环节，ACDSee为档案数字化管理提供了重要技术支持。ACDSee是一款看图工具软件，将其应用于电子档案加工处理中主要体现在以下五个方面：

其一是数字化扫描处理，运行ACDSee程序进入软件窗口，选中扫描仪，设置扫描图像格式为TIFF，完成压缩参数设置，例如在扫描纸质文件时通常可将分辨率设为200dpi，随后设置图像存储位置，编辑文件名、输入档案号格式，即可正式进入扫描界面完成纸质档案的扫描与存储处理。其二是图像处理，在文件列表窗口中查看档案各页的图像文件，采用旋转、角度调节等方式进行歪斜图像的纠偏操作，随后依据划定虚线范围完成图像裁剪、保留原图像内容，运用画笔等工具进行图像中杂点、黑线的处理，最后保存图像、完成LZW压缩处理。其三是建立目录，选择保存路径，在对应目录档号中选定对应的扫描文件，即可将扫描文件数据自动录入目录中，并执行纠正处理，保证排序准确。其四是图像质量检测，在属性模块中分别查看Color、Compression、Resolution等选项栏的参数，判断图像扫描质量是否符合要求。其五是扫描仪配置，通常可选用柯达ill20馈纸式高速扫描仪与平板扫描仪设备进行配合，结合不同文件的纸质、纸型、幅面等参数进行扫描方式的选择，保证文档扫描质量[3]。

2.3 档案信息溯源管理

根据疾控中心业务特征，需利用电子技术手段为档案信息的溯源提供支持。对此可采用CS结构设计档案信息溯源管理系统，采用C#语言编写Web Service、连接Oracle数据库，基于通用TCP、HTTP协议建立接口，实现与业务系统等应用系统的对接。在系统功能模块设计上，包含信息采集、数据登记、报告查询、监测督导、档案管理及统计分析等模块，基于GIS、GPS、DNA指纹技术等手段实现对某一患者活动轨迹、疾病传播路径的全过程跟踪，为传染源的追溯工作及地理分布特征调查提供参考依据，更好地提升档案信息的利用价值。

2.4 网络信息安全保障

鉴于疾控中心网络系统通常需与Internet连接实现信息传递与共享，为降低档案系统被入侵、攻击的风险，还需强化内网信息安全保障，例如将服务器配置在标准化机房内、加强机房环境管理、安排专人监控，定期进行网络设备维护与升级，设置用户固定IP地址与网络访问权限，强化数据加密、杀毒软件、防火墙等技术支持，为档案信息化建设安全提供保障。

3 结论

疾病预防控制是一项重要的卫生公益事业，档案管理工作人员应当围绕系统对接、数字化加工、信息溯源与网络安全等层面强化技术应用，更好地提升档案管理工作水平与效能。