新《档案法》约束下的档案信息化相关工作思考

陆紫薇

（北京源盛杰信息咨询有限公司，北京 100000）

档案与信息管理在项目建设中发挥着巨大作用，是项目管理的重要组成部分。项目过程中形成的档案更是项目过程的真实记录，对于项目完工后的结算、审计、经验反馈起着重要作用，为后续同类项目的招投标及项目管理全过程均有重要参照作用。

中国核电工程有限公司化工设计院随着完工项目增多，采用实时移交与定期移交相结合的移交方式，每天均有大量的档案在归档过程中。对种类繁杂、项目周期较长的项目档案管理，其中涉及管理性文件、设计文件、施工管理文件、质量控制文件、验收文件等，原有的人工及EXCEL表格管理方式已不能适应大量数据的管理，档案信息化工作亟待进一步完善。

1 档案信息化平台夯实档案管理基础

新《档案法》中要求“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全”。国内许多科技公司均开发出了成品档案管理系统，目前较为流行的主要有紫光档案、飞扬档案、量子档案、中信档案等。针对R项目已存在大量的档案文件及与之匹配的清单文件，在档案信息化平台选择上就需关注档案系统的可移植性及导入导出的方便程度，便于快速部署实施；因市场上档案系统成熟度偏差较大，故在平台选择上需更关注档案系统的配置灵活性，包括档案属性灵活设置能力、报表自定义打印能力、移交与借阅审批流程自定义能力；关于涉及敏感信息的档案，须关注档案信息化平台对于用户权限设置的严密性，防止信息泄露；对于档案门类复杂、数据条目巨大的化工设计院来说，选择档案开发公司规模较大、售后服务保障强的软件公司显得尤为重要。经综合各方面因素，立足自身档案管理特点，档案信息化平台将成为企业档案管理的便利工具。

2 文档一体化提升档案完整性与便捷性

新《档案法》中要求“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接”。文档一体化的意义在于文件生产到归档全程控制，保证档案信息收集完整、系统、准确，使数据信息重复利用，工作效率提高。化工设计院自成立之初重视其核心设计板块，对于设计软件既有二维的设计平台CAD，又有三维的设计平台PDS，后期又开发出OA办公平台，无论是哪个平台中的文件，均停留在文件处理层面，并未有归档过程，亦未按档案的系统性要求进行分门别类的归集，导致文件查找极度不便，需多平台查询。在选择好灵活的档案信息化平台的基础上，稳步推进文件管理系统与档案系统的对接将是一个复杂的系统工程。目前文件系统与档案系统接口的方法主要有两种。一种是文件与档案系统双方均提供数据接口，文件系统按指定标准格式输出接口文件，保存在指定路径下，档案系统由指定位置读取，然后放入自己的收集整编库中，由档案专业人员按档案分类要求进行整编后进入正式档案库中，供用户查询、利用。另一种方式是文件系统直接读取档案系统数据库，将记录按指定规则直接写入档案系统数据库中，属于较底层的操作。两种方法各有优缺点，第一种方式双方均需要二次开发接口模块，增加开发成本，数据导入档案系统需人员操作，加大人员工作量，但此种方式操作安全可靠；第二种方法需文件系统非常熟悉档案系统后台数据库结构，可独自完成，只需按照既定规则直接写入，无需档案人员介入即可完成档案著录工作，但此操作风险较大，档案系统升级受限，且易导致档案数据库的崩溃。化工设计院因要求档案数据万无一失，故在后续文档一体化集成中，将按照文档双方各做接口模块的方式，推进文档一体化进程，在保证档案完整性基础上，最大限度减少档案人员著录工作量。

3 档案数字化推进数字档案馆建设

新《档案法》中明确“国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化”。档案管理的数字化，一方面包括纸质档案、文献资料的数字化，照片等图文资料的数字化；另一方面包括录音、录像等媒体档案的数字化。因为这些档案的性质、载体不同，管理上难度大，采用传统的档案管理模式无法满足查档需求。早在2015年，档案行业即已发布了DA/T 31《纸质档案数字化技术规范》，将纸质档案转化为数字档案。实现通过计算机可灵活全文检索、阅读电子档案，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平。

化工设计院存在上百万件的底图与设计文件，因设计院成立初期，档案意识不强，虽使用计算机绘图，但却并未保留、收集其电子版文件，后续项目参照利用时，往往需要设计人员借阅纸质档案，需要耗费设计人员及档案管理专业人员大量的时间方可完成一次借阅。后续工作中，在档案系统部署完毕后，将开展纸质档案数字化工作，将纸质档案转变为电子化档案，并与档案系统中档案条目进行挂接，实现设计人员完成线上档案借阅流程后，由档案人员直接推送相应电子化档至其工作平台，提高借阅效率，提升用户体验满意度。此工作的开展，将促进历年档案全部数字化进入档案系统，并结合文档一体化工作，后续产生电子文件及元数据将通过接口文件，全部保存于档案系统中。历年档案数字化与文档一体化两方面相互配合，将实现化工设计院档案的全数字化管理，逐步向数字档案馆迈进。

4 打通化工设计院与公司间档案的互联互通搭建档案共享平台

在“互联网+”的时代背景下，技术革命颠覆了人们的认识观念和行为模式，档案资源能否共享互通，首先在思想理念上已经趋于共识，无论员工还是领导，普遍认为档案资源共享互通是必要的、可 行的。

实现档案资源共享与互通，就要为档案的管理制定明确、统一的管理标准，这是实现档案资源共享与互通的基础和前提。目前中国核电工程公司在档案管理中还尚未完全形成统一的标准，“各自为政”的现象比较突出，下属各设计院档案管理水平参差不齐。要实现档案资源共享与互通，须尽快打破管理上分散的状态，整合成统一标准的、规范性的档案模式。

实现档案资源共享与互通，一要在公司层面建立科学、完善的档案管理体系，应用现代档案管理知识、计算机网络使用技术、档案法的有关规定等来规范各设计院的档案管理工作；二要在进行档案数据库建设时着力打造一支高素质的档案管理队伍，经过专门培训的档案管理人员掌握最先进的档案管理方式，以满足档案管理需要，最终实现各设计院与公司本部档案资源的共享与互通。

5 结束语

综上所述，在新《档案法》的指导及要求下，利用现代档案管理技术，依据国家标准及档案行业标准对档案进行信息化管理，慎重选择档案管理平台，稳步推进业务系统与档案系统的集成，逐步开展历年档案数字化，按类型分阶段打通化工设计院与公司间的档案互联互通，将极大提升化工设计院的档案管理水平，将使档案管理水平上升到一个新的高度。