遵循原理，注重安全——小议档案管理信息化研究

高鹤林

（石家庄市人民医院，河北 石家庄 050000）

1 “互联网+”视域下档案信息化安全建设的必要性与价值

1）必要性。新时期档案信息化建设正在如火如荼地进行中，档案管理正在以新的模式来为更多有使用需求的主体提供所需信息。相比于传统的查找模式，档案信息化视角下档案的使用率明显提升，能够根据关键词检索快速的定位所需档案。但在享有便捷的同时，也需要看到其所面临的安全威胁，安全建设的价值越来越重要。究其原因，具体有二：第一，安全建设是保证新时期档案信息化建设成功与否的关键要素。档案工作本身意义重大，如何更好地发挥出其内在价值和信息优势，是信息化时代档案管理的新趋势，各行业也在积极探索既安全又高效的档案管理模式，安全建设也成为主要的建设方向之一。档案信息化安全建设成功与否，将与档案事业的持续发展息息相关;第二，安全建设是各领域档案信息化的基础。档案信息化建设近年来进入到了发展“快车道”，但由于传统档案工作及档案信息的复杂性，保证档案信息的安全是根本。为此，想要达到该目标，则需要以安全建设为前提，为各领域档案信息化发展提供助力，保驾护航。

2）价值分析。档案信息化安全建设的重要性毋庸置疑，经过归纳和总结，具体如下：其一，优化档案管理环境，提高管理效率。当前档案信息化的安全建设，使得工作效率明显提升。系统分析，发现在安全建设完成后，更多的精力和侧重点被集中在档案本身，无论是档案管理单位还是档案管理工作人员，都能够更好的挖掘档案本身的价值，而不是被安全问题所困扰，工作效率也因此得到全面提升;其二，提高新时期档案管理单位的档案管理有效性。档案管理单位，档案本身的价值不可估量。传统的纸质档案的管理，档案的使用效率十分有限，如何放大管理优势，档案信息化是根本方向。只有保证安全建设，才是提高档案管理的根本;其三，满足现代化管理要求。纸质档案向着数字档案的过渡是新时期的新要求，也是新时代下对档案管理工作提出的新目标。安全建设，重点在于对数字档案的保护，确保现代档案管理工作发挥效用，提高档案信息使用效率。

2 电子和纸质档案的同步管理

传统的纸质档案是最基础的档案形式，但随着信息技术的快速发展，特别是在今天“互联网+”视域下，电子档案成为主要的档案载体形式。安全建设，要保证电子和纸质档案的同步管理。对于档案的管理，要做好前期的搜集和整理工作，纸质档案是原始的档案手段，也是档案的基本来源。大量档案的积累，为今天的电子档案整理带来了难度。电子档案的形成，是对传统纸质档案的扫描而得来，相比于纸质档案的反复使用出现的损耗问题，电子档案能够有效规避，但电子档案的安全问题也是难点所在。为此，档案信息化安全建设，要形成双重保证，确保纸质档案与电子档案的同步管理，妥善地保管好纸质档案，也要对电子档案提高重视程度，这样的同步管理模式，相当于双重的保障，使得新时期的档案管理工作更具安全性。

3 建立明确的信息化安全管理机制

在“互联网+”时代，档案信息化建设在持续推进，如何保证安全建设有着正确的走向，则需要各单位依靠明确的安全管理机制，确保档案信息化的安全建设有效性。从前文的分析当中可以看到，档案信息化建设面临着一定的安全隐患，为此则需要制定明确的管理制度。第一，建立档案信息终端网络平台的管理机制。作为档案信息化建设的基础载体，终端网络平台是核心。在管理机制当中，要对终端网络平台的使用权限、使用规则和方法具体明确，防止非工作人员之外的人员接触到终端平台；其二，形成明确的管理制度，确保档案信息化软件的专人专用。对工作人员的使用标准和操作规范进行明确，并落实具体责任，避免因为操作不当的问题而影响档案信息的有效性；其三，建立以安全维护为核心的管理机制。如与档案信息化相关的硬软件的维护、管理细则、保障机制等等，这些内容都要在单位内部具体明确，以这样的方式，确保各单位档案信息化建设有章可循，并在良好的氛围环境中提高安全意识。

4 强化对工作人员的安全意识和能力教育

传统的档案管理环境中，纸质档案是基础载体，受到其搜集、存储和查阅特殊性的影响，对工作人员的工作效率产生了一定的阻碍，且工作繁重，工作压力较大。为解决这一问题，“互联网+档案管理”带来了新的档案管理工作思路，即信息化管理。为此，对于档案信息管理的工作人员来说，需要在安全意识和档案管理能力两个方面不断强化。在工作人员的安全意识的培养层面，工作人员自身和档案管理机构要发挥出应有的作用。对于工作人员来说，要意识到新时期档案管理工作的变化，对影响档案安全的要素进行具体明确，看到档案本身的脆弱性。只有在思想上意识到档案信息化管理的难度和所需要的更多精力，才能够按照安全操作的细则，做好档案的信息化管理工作，提高工作效率。档案管理单位，要积极为工作人员提供多元的培训机会，为档案信息化安全建设贡献力量;在档案管理能力方面。传统的档案管理方式，对传统时期的档案管理人员理念和操作意识上产生了根深蒂固的影响，导致在新时期的档案管理模式下，这一群体需要一个很长的时间去适应管理工作。在这种情况下，要依托内部的培训和自我努力，接触新的管理模式和管理思维，对新时代的电子档案有着深层次的认知，最终使得安全意识和综合能力得以提升。

5 保证硬、软件的系统优化

档案信息化安全建设，对硬件和软件方面有着较高的要求。硬件方面，计算机是档案管理的核心，软件则是针对档案管理的专门软件，这样才能够最大限度上的发挥出新时代档案信息的有效性。但从当前的档案信息化的潜在隐患出发，硬、软件方面依旧要提高重视程度，保证安全。硬件方面，要确保其安全性的不断提升，并避免受到外力作用与影响。软件建设方面，要以档案信息的优化为前提，并实时做好电子档案的备份工作，充分利用云端数据，将档案信息的安全性提升到最高等级，避免出现档案信息的安全问题，最终为档案信息化安全建设提供基础保障。

6 结语

档案管理工作是一项重要的工作形式，档案以多元的形式记录着社会文明的发展历程，也关乎于各领域的发展。传统的档案管理工作在今天已经向着信息化的方向演进，纸质档案也开始向着数字档案的方向倾斜。要注意的问题是，依托网络环境虽然使得档案管理工作更高效，但开放的网络环境也使得档案信息化建设出现了相应的安全隐患与威胁，只有保证做好安全建设，才能够为档案管理有效性提供 保障。