新环境下的医院人事档案管理工作探讨

周 蓉 陈晓倩

（云南省保山市人民医院，云南 保山 678000）

在新时期医院人力资源档案管理中，要注重做好人事档案管理工作。当前各类人事档案管理具有真实性、全面性、流动性、动态性、保密性特征，是个人学历、经历、社会身份的重要证据，是有效的法律效用，属于人生轨迹的重要载体。人事档案与医院各个职工自身利益紧密连接，是医院人力资源规范化配置的有效依据，这样能为医院选人用人提供有效的信息基础。近年来医院管理开始趋向于科学化，对人事制度改革进一步深化，要注重保障医院人事档案管理活动科学化、规范化运行，医院人事档案信息资源利用最大化发展，促进医院全面发展。

1 医院人事档案管理地位与作用概述

人事档案是个人信息真实记录与有效反映，是全面提升医院人事工作的重要基础性材料。在人事档案管理中要注重对个人年龄、学历、工龄、待遇等现状进行分析，要以档案为基础，整合各类历史资料。对各项政策合理分析，及时整合多项价值信息，为规范化理解各项问题提供参考资料。在日常工作开展中，人事档案服务功能突出，能为在职员工提供多项历史凭证，能为职工干部出具个人社会关系、学历层次、历次任职、党团关系、专业技术职称、工资收入等相关凭证。人事档案是全面考察以及掌握职工发展现状的重要措施，是人力资源高效化管理的重要依据。人事管理部门要注重对人事档案、管理活动合理分析，做好人员年龄现状、学习情况、知识情况、政治素质、业务能力、个人经历分析，保障人才有效应用。在人力资源管理中多项职能发挥与人事档案之间具有较大联系，当前要注重做好各类型人事档案资料集中分析，能有效掌握个人成长发展特征以及发展规律。对人才集中培养、人才识别等，有助于促进人力资源开发利用。在人事档案管理中要保障多项资源信息能有效共享，促使医院内部各个科室、组织以及人才可以有序流动，防止人才大量积压，对医院发展中的人力资源合理配置[1]。

2 医院人事档案管理工作中存有的问题分析

为了保障医院人事档案个人隐私性、安全性，要求档案管理人员要严格遵守各项安全保密制度，除了人事、组织干部工作需要之外，个人不能随意查阅个人档案信息。但是目前有部分人事档案管理人员在日常审核活动开展中发现职工个人信息材料归档中，部分基础信息与档案记录不能有效对应。当前要求人事出具相关的组织说明，但是职工不予以配合，导致人事档案管理活动处于不被理解的位置。医院人事档案信息资源综合利用是档案管理的最终环节，当前医院人事档案相关管理人员主要工作目标就是对医院发展提供服务，服务医院各个科室职工。医院在人才选拔中，要注重对人员专业技术能力进行考察，还要查阅人事档案中个人多方面历史材料，能对个人综合素质集中考评。但是由于个人实际接触的人事档案信息不多，导致大众对人事档案了解不足。在医院人事管理中，人事档案管理活动受重视度不足。对人事档案缺乏有效界定，有部分医院未能建立完善的档案室，将不能提高人事档案保密性[2]。

医院人事档案管理活动属于细致性、专业性技术较强以及耗时量较大的工作，档案管理工作基础性较薄弱，会被其余工作占据较多工作时间。将会导致人事档案管理活动精力不足，人事档案管理中各项负面问题会不断延续。医院人事档案管理活动中缺乏定期培训活动，人事档案管理业务成效难以提升。人事档案管理部门未能定期对管理人员档案管理能力实施有效考核，对人事档案管理活动有效评价。人事档案管理活动难以产生较大的经济效益，将会对人事档案管理活动积极性产生较大影响。究其主要原因是由于医院行政管理人员人事档案意识逐步弱化与虚化所导致，此类问题不能及时得到控制，将会对医院长远可持续发展会产生较大影响。在新时期多数医院发展均建立了医院内部专属的人事管理系统，互联网技术高效化应用能为医院人事管理活动提供动力，但是当前部分医院人事管理模块仅仅是记录医院人员部分信息的功能，在人事档案管理中还是选取人工手工处理模式。多数纸质档案与电子档案难以并存发展，信息匹配度不足，导致医院人事档案难以有效利用。

3 新环境下医院人事档案管理工作措施探析

3.1 提高人事档案工作重要性认识

在医院管理中人事档案管理工作是重要内容，与个人发展利益紧密联系。目前要注重从多方面为医院人事档案管理提供支持，在完整的人事档案中能有效收录工龄认定、生日日期认定、晋升职称、工资审批、学位认证等方面的法律依据。由于个人原因要注重对各类进档材料有效涂改，避免人事档案材料应用价值丢失，情况严重还会出现造假行为。各个医院职工要注重做好入职培训，要对人事档案重要性集中分析。提高人事档案严肃性，广大职工要和人事档案管理人员工作义务能有效配合。医院人事档案管理工作开展中，要求管理人员对档案集中审核，发现材料填写不规范等问题，要注重和当事人能积极配合，及时掌握问题，并拟定针对性措施。保障人事档案管理能沿着正确的政治方向发展，从根本源头强化人事档案理解与认识。

3.2 做好人事档案管理工作可持续发展设计

当前要注重集中整合医院人事档案管理活动中的各项问题，将医院人事档案管理活动录入到医院重点发展日程中，和医院各项业务发展规划同步发展。要注重在物质基础上做好人事档案管理，对人事档案管理发展现状以及今后发展目标集中分析。依照工作任务量对人事档案管理人数合理划分，搭配人事档案管理活动考核标准。选调更多责任感较强的人员进行业务培训，建立综合素质较强的医院人事档案管理队伍。积极鼓励引导医院人事档案管理人员参与到多项专业化学习中，有序参与到职称聘任中。全面消除人事档案管理中存有的问题，保障个人工作能力、学习能力能全面提升，将物质奖励与精神激励有效结合，属于长远发展策略。

3.3 做好科学、有序、高效化信息管理

医院人事档案管理中要注重积极创新原有的服务模式，拓宽服务渠道，建立规范化的人事档案管理系统，能提出纸质材料扫描、材料保密、查询统计功能。在人事档案管理系统中要注重突出安全保密功能，在系统登录中要通过用户名、密码、手机动态密码、生物特征等方面集中认证、鉴别。合理整合文件过滤驱动、虚拟磁盘技术等，保障个人档案信息得到有效保护。在新时期人事档案纸质资料归档中，要注重通过系统扫描，获取完整的扫描文件。对医院人事档案信息有效分析，能通过医院档案信息集中掌握医院广大职工基本发展现状。做好合同签订维护、人才分类、年度考核管理、职务职称分类、教育培训等，促使医院人力资源有效统计分类，能全面提升医院综合管理效率。在人事档案管理系统建立中要注重提供多样化借阅服务，调动档案原件材料，提高综合办事效率，延长纸质档案材料寿命，增强医院人事档案服务能力。

4 结语

在医院人事档案管理中，要注重保障人事档案信息资源高效化利用，是医院人力资源管理的重要基础。医院要注重对人事档案管理制度集中完善，提供人力资源、物质资源等支持，推动医院人事档案管理工作全面发展，为医院人才队伍建设提供有效保障。