浅谈学校档案管理工作的现状及对策

曹 慧

（上海市时代中学，上海 200041）

1 档案管理工作的现状

档案管理是学校管理工作中不可或缺的环节，随着当前我国人事制度和各项管理制度的不断改革，档案工作任务繁重，这既是挑战又是机遇。所谓挑战是面对工作的实际需求，传统的档案管理工作浮现出一系列的不足之处需要解决，所谓机遇是面临着信息化的浪潮，档案管理工作可以乘风破浪加速信息化建设的步伐。

档案管理主要包括两个方面：一是对档案资源的管理，也称档案实体管理；二是对档案工作中所包含的信息的管理，称档案信息组织。档案实体管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管等内容，通过档案资源建设来建立科学合理的馆藏体系，为档案的现代化管理打下基础。档案管理活动与其它文献管理活动一样，包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。

2 档案管理存在的问题

随着档案技术的进一步提高，档案管理的设施不断得到完善、更新，在实际工作，档案管理与社会的进步、要求相比，仍然存在一些问题。

1）学校教职工对档案观念的轻视与淡薄。相关部门人员对档案的收集、移交不重视，从档案管理员主动“索取”，到迟迟不能落实，导致了长期以来而造成档案的“拖欠”，这直接影响了归档的有效性、及时性。长此以往，必然对学校档案的查阅、整理带来很大的困难。

2）对陈旧损坏档案的保护，缺乏高科技的拯救修复措施。随着社会的飞速发展，作为一所百年老校，贮藏着一笔宝贵的文化财富，经历了学校的合并、搬迁、重建，大量的档案材料也随之历经了岁月的洗礼，其中一部分纸质档案由于受环境、保管不当、管理人员不重视等外在因素的影响，从不同程度上变得的泛黄、破损、字迹模糊等等。如何运用高科技的手段来拯救和修复这些珍贵的历史档案，学校如果没有根据社会的发展，引进最新、最先进的设备来进行管理和修复的话，那么对这些信息的保护意识显然是不够的，也无法跟上档案信息化的步伐。

3 解决档案工作问题的对策

加强档案管理，更好地为经济社会发展服务，应从以下几个方面入手：

1）加强档案管理的重视度，建立考核机制。首先，想要档案管理能够更加切实有效的发展，必须要加大档案的宣传力度，积极争取领导重视是做好档案工作的前提条件。利用校行政会、校教职工大会以及上级部门对本校的检查督导等契机，经常开展有关《档案实施办法》的宣传教育。加强对档案工作重要性的宣传，让学校领导、全体老师真正懂得档案管理的目的、要求和方法，不断提高大家的参与度，支持档案工作从自身做起，提高主动性、自觉性，及时督促学校各科室上交归档材料。其次，学校要将档案工作与其它教学工作一样放在同等重要的地位，将其纳入学校日常的工作规划、列入管理考核机制中，由校领导亲自过问，分管领导具体负责，其他工作人员积极参与，形成“三位一体”的管理模式。对于出色完成工作任务的档案管理工作人员给予一定的经济上和精神上的奖励，反之进行一些惩罚，以调动档案管理人员的工作积极性，提高管理效率。

2）建立健全切合实际的档案管理制度。档案种类繁多，形式各异，有文书档案、教学档案、会计档案、实物档案、电子档案等等，要实行规范的管理，就必须建立健全切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人民共和国档案法》为指导原则，首先加强硬件建设，存放档案必须有专门的库房，存放设备及时更新，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内禁止吸烟，以免发生火灾，做到防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫，以确保安全和延长档案寿命。其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。

3）对历史档案的修复及实现档案管理信息化管理。互联网时代，随着信息化的飞速发展，对档案部门也提出了更高的要求。档案工作中遇到的问题也亟待我们去一一解决。档案信息化不是单纯地将传统的管理方式搬到计算机网络管理上，而是需要我们借助于现代化的手段,引进先进的信息化管理理念，对档案管理中不适应现代发展的方法进行改革。档案管理人员应及时修复受损的纸质档案，立足现有的信息化设备对文件进行扫描、拍照等，利用这些先进的信息技术手段将纸质档案进行数字化的转化，并建立相应的数据库。转换工作的前期开展虽然会比较繁杂，但是建成之后便能更好地进行数字化管理，大大提高了查阅档案的效率。此外，还应定期地对电子档案进行维护、更新和备份。其次，学校要加大基础设施的资金投入，不定期地更新档案工作开展所需要的设备，在档案管理工作中融入大数据思维，和相关企业合作，加强档案目录数据库、多媒体数据库的技术研发，将存储及虚拟技术应用到学校档案管理中，加强现代信息技术在档案管理中的应用。

4）利用档案大数据提供档案信息的开发和利用。档案管理的目的是提供信息服务，因此，更好地发挥档案信息的价值和作用。档案管理人员要树立为相关人员提供信息服务的意识，开展编研工作和咨询服务，主动地将工作中经常运用到的一些数据资料向相关人群进行推广。如学生学籍档案、人事档案、教学档案等分门别类地利用这些大数据分析服务对象的需求，定向地将档案信息提供用给相关的服务对象，开展积极有针对性的服务。

保证档案管理的完整性以及连续性。当前，很多学校积压了多年资料并没有归档，导致档案管理缺乏完整性和连续性。档案管理对学校长期发展具有直接影响，涉及全校教师和学生的利益，因此，学校一定要重视这项工作，建立以及完善长期管理机制，确保档案管理的完整性以及连续性。例如，教学改革实验课题由于周期较长，学校一定要做好每学年、每学期的报告工作，并且主动收集相关资料，保证实验报告归档的连续性，同时，对本学年以及本学期的大事、要事记录，要做到善始善终、有头有尾，杜绝，有计划但没有总结、有部署但没有检查的情况出现

4 结语

综上所述，加强新时期档案工作，科学规范的档案管理只有坚持改革创新，与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。档案作为组成学校整体构架必不可少的一部分，档案管理的地位在不断发展的社会环境中越来越突出。科学规范的档案管理可以不断地提升一所学校或一个部门的管理水平，对做好档案的开发和利用，是实现档案管理工作的自身价值，促进可持续发展和社会进步做出应有的贡献。