人事档案管理工作对医院人才选拔的促进作用分析

曹永光

（吉林省白城市医院，吉林 白城 137000）

医院人事档案能够客观地记录个人的成长经历、学习经历、工作经历、政治面貌、考核情况、奖惩情况等等基本信息。完整的人事档案能够让医院整体掌握医疗人才队伍的真实状况，也能间接反映一个医院的医疗水平及综合水平。随着我国医疗卫生事业的进步和发展，医疗人才已经成为促进我国医学发展和医疗行业发展的关键。各医院可以通过规范人事档案管理的方式更加真实、立体地反应医疗人才的现状，反应医院的人力资源状况，从而实现发现人才、培养人才、选拔人才的目标。

1 目前医疗系统人事档案管理存在的问题

1）人事档案管理意识不强。医疗系统的很多医院等单位对人事档案管理的意识比较单薄。认为人事档案管理只是按照上级部门要求进行规范管理即可，至于档案在人才管理、人才选拔中的重要作用认识不清。在人事档案管理中没能制定长期的工作规划，对档案管理缺乏科学的方式方法，档案管理的设备、物资陈旧没有得到及时配备和更新。在现代信息化发展的背景下，不能及时跟进档案管理的信息化建设步伐。2）人事档案管理方式落后。目前很多医院依然延用传统的档案管理模式。由于人事档案具有保密性、政治性等特点，因此在档案管理中缺乏创新的管理模式。很多医院依然采用传统的纸质档案管理方式，在存放、记录、查阅中存在诸多不便。而且归档方式陈旧，在人才分类、人才统计、人才分析等方面存在真空状态。没能发挥阅其档，知其人的作用，这也就失去了人事档案存在的真正价值。3）人事档案管理手段落后。目前，对着信息技术的发展，在档案管理中也诞生了很多现代信息技术手段。但是很多医院的人事档案管理依然以人工为主，采取手工操作的方式导致工作效率低下，而且以纸质存放为主的方式不仅浪费人力而且需要较大的空间。档案管理工作中引进现代信息技术手段较为滞后，没有真正采用人才信息的建档、检索、汇总、筛选、分析等档案管理软件，阻碍了档案管理工作的信息化发展步伐。4）人事档案管理队伍素质有待提高。很多医院的人事档案管理人员多有办公室或者人事部门的工作人员兼职，很少具备专业的人事档案管理知识技能。在后期的人事档案管理工作中，也只是参加上级部门组织的临时性业务知识培训等，很难建立起一整套系统的档案管理知识体系。另外，很多工作人员对档案管理工作的重要性认识不够，认为只要档案内容完整、存放安全就完成了档案管理的工作，其实档案管理工作的内容较为复杂且需要随时更新方式、 方法。

2 人事档案对医院人才选拔的重要意义

医院的人事档案是医院人才队伍情况的真实是反应，也是医院和上级部门全面真实了解和选拔任用干部的重要参考依据。档案不仅能够真实反应人才的情况，也是人才合法权益维护的重要依据，更是开发人力资源的重要资源库。医院档案管理部门对人事档案进行管理的过程，能够从中研究并总结人才成长的规律，能够给医院进一步提高科学化管理水平，开发人才队伍提供有力的参考依据。人事档案的科学管理工作，对人才的选拔、利用能够提供积极的参考价值，医院档案管理部门如果能够采取科学、有效的人事档案管理工作，既能优化人才配置，也能整体提升医院的专业技术水平。因此，医院加强人事档案管理工作，提高人事档案管理工作的科学性，不仅为医院选拔人才提供参考，而且对医院未来的发展具有积极的促进作用。

3 提高医院人事档案管理工作的有效措施

1）健全档案管理制度。健全人事档案管理制度。医院档案管理部门不仅要按照档案管理有关法律、法规及上级部门的规定进行档案管理，还要建立健全单位的人事档案管理制度，完善人事档案个人信息，保障人事档案的信息安全和存放安全，建立科学的归档、录入、检索、借阅等完成的档案管理制度体系。要结合医院工作实际，明确档案管理工作职责，细化分工，规范管理流程，让人事档案管理有章可循。2）提升档案的信息质量。人事档案是医院人才评价的重要参考依据，由于人事档案的管理模式及专业特点，其记载的都是个人工作经历、工作薪级等内容，关于个人的成绩、成果等内容并不多，不便于医院更加全面地了解人才的真实情况。因此，人事档案管理工作要根据人才的具体情况改变工作思路，拓展人事档案资料的存档内容，拓宽内容搜集起到，丰富档案材料的内容，尽量将个人的工作成绩、工作成果搜集全面，提高答案信息的质量的全面性。3）加快档案管理的信息化建设。现代信息技术的发展已经不及到各个工作领域，医院的人事档案管理也要与时俱进，进行信息化建设。信息化技术在人事档案管理中的应用主要体现在由实体档案向电子信息档案的转变。在信息技术平台管理下，人事档案的信息分类能够更加明确，更新也能够更加快速及时，管理中的浏览、分类、检索等工作也能够更加便捷，为医院选人、用人提供更加快速的信息支持。在人事档案管理中要将实体档案有电子信息档案管理模式进行有机融合，发挥二者的长处，实现二者相辅相成。4）增加人事档案的利用率。在医院人才培养、选拔、任用中，要充分发挥人事档案的作用。但是目前很多医院的人事档案仅停留在档案的搜集和存放层面，在档案信息开发和利用的价值方面意识淡薄，没有充分发挥档案在选人、用人中的作用。在今后的人事档案管理中，首先要转变工作思路，采取主动的态度，积极做好人事档案管理工作。其次，档案管理人员要从单纯的管理人员转变为主动搜集、整合、提炼人事档案资料，并对人才进行分析的综合性档案管理人员，主动为医院的选人、用人提供有价值的参考。5）加强档案管理人员队伍建设。要提升人事档案管理工作水平就必须加强档案管理人员的队伍建设。一方面要根据单位的实际情况尽量配备专业的档案管理人员，档案管理人员的专业技术知识及技能要进行及时更新。同时要加大对档案管理人员的知识培训力度，采取定期和不定期的方式，聘请专业人员进行现场讲座和交流，提升档案人员的专业技术水平。另一方面，由于人事档案的真实性和政治性，医院选拔人才时档案管理人员要本着强烈的责任感和事业心进行严格把关。6）加大宣传提高档案管理意识。在新形势下，档案管理工作已经发生了很大的变化，同时档案管理工作的重要性也在逐步显现，尤其在人才培养、人才选拔中发挥了巨大的作用。因此要不断加大对档案管理工作重要性的宣传力度，提高所有人员对档案管理工作的重视度，促进全员档案意识的形成。形成良好的工作氛围促进档案工作的进一步开展。

综上所述，在新形势下，人事档案管理工作在医院人才发现、人才选拔、人才使用上具有重要的参考价值，因此做好档案管理工作不仅在人才任用中发挥重要作用，在促进医院整体技术水平提升上也具有重要价值。要通过健全档案管理制度、提升档案的信息质量、加快档案管理的信息化建设、增加人事档案的利用率、加强档案管理人员队伍建设等措施提升人事档案管理工作，以充分发挥其在医院人才选拔中的作用。