浅谈新时代档案管理工作面临的问题和对策

雷靓珲

（福建省莆田市城厢区中华职业教育社，福建 莆田 351100）

“档案”一词最早是出现在明末清初，经过百年历史的发展，我国的档案管理也发生了巨大的变化。新时代社会发展带来的技术创新对档案管理也带来了挑战。传统的档案管理方法存在的问题日益凸显，如何引用新型技术对档案管理进行升级管理，提高档案管理的整体水平，成为关注话题。在档案管理的过程中要注重问题的解决和分析，才能与时代共同进步，提升档案管理工作的效率和质量。

1 新时代档案管理工作的现状

在新时代科技背景的影响下，信息化发展已成为时代趋势，大数据逐步引领潮流，档案信息管理行政部门面对新时代技术的挑战也陆续采取了电子信息化管理模式，效果显著。1954年，我国成立了国家档案局；在2002年，正式建立了国家档案管理局网站；随后，各地档案管理部门也陆续设立了档案信息化管理网站。实现档案信息化管理是国家档案管理工作的重要核心，是与时代接轨，与世界同步的表现。信息化技术已成为时代发展趋势，对各行各业来说，信息技术的利用都是一项巨大的挑战。紧随时代发展的脚步，各地档案管理行政部门积极参与数字化档案管理建设计划，进一步加快了我国数字化档案管理模式的形成与完善，档案管理数字化，一方面，反应出现代信息化管理带来的便捷高效，另一方面，可以有效地避免传统档案管理中的低级错误。同时，信息化档案管理可以有效实现各地行政部门之间的便利交流沟通，还进一步推进了全国财政信息透明化。

2 新时代档案工作的必要性

档案管理是由档案馆主体负责，是管理档案相关信息并提供利用服务的相关工作。档案是对事实事件的记录，是对历史事实的记录，是与社会同步发展的文化资产。在整理、编制以及研究档案的同时，为社会的发展提供支持。档案管理工作无形中影响着国家的发展，作为一种文化软实力，档案的管理工作的真实性、全面性、有效性、保密性与社会长远健康发展有关系，因此一定要高度重视档案管理 工作。

3 档案管理的困境

3.1 传统档案管理存在弊端，档案管理软件设备落后

传统档案一般采用纸质文书作为文件载体，这对文件的存储保管带来了极大地挑战。首先，档案馆需要按要求达到保存档案的温度和湿度。其次，随时间推移，档案总量随之增长，纸质档案的保管要求更大的空间。最后，在档案的入库、整理、查询方面，传统的档案管理将会耗费更大的人力。另外，档案管理更是要紧跟大数据时代科技创新的步伐，及时跟新档案管理软件，提高档案利用率。档案管理工具，如办公电脑、扫描仪、打印机等因采用较好的设备。在档案录入电脑系统保存的过程中，会发生损坏档案原件的意外，一方面是部分档案有一定年代历史，纸质文件发黄、变薄，很脆弱；另一方面，可能是扫描档案的仪器的质量问题。在扫描的过程中，可能会因为纸质不平整或太薄等问题造成仪器卡纸的现象，一旦发生这种现象，工作人员需要眼疾手快立马暂停扫描工作，但难免还是会出现原件破损，文件资料信息被破坏，难以修复。

3.2 档案管理软件五花八门

目前全国大部分地区已经开始采用现代信息技术管理档案文件，但是其中仍然存在着一些问题，最大的痛点就是各部门之间使用的档案管理软件不通用。档案管理软件五花八门，档案管理部门管理文件的性质也大不相同，因此在选择档案管理软件的过程中，可能会根据自身实际使用情况进行选择，这就会造成档案管理部门之间信息管理不统一。档案管理软件的多元化和差异化，造成的直观影响主要体现在档案信息共享时不便捷及信息交换的不流畅，对档案工作的开展影响较大。

3.3 档案管理人员综合素质水平不高

档案管理人员的素质高低与档案管理工作质量直接挂钩。档案管理人员作为档案管理工作的主体，他们的专业素质和专业技术水平对整体档案管理的质量和效率起到关键性作用。然而，我国的档案管理人员素质参差不齐，甚至部分管理人员为临时招募或非专业人员，对档案管理业务了解甚少或者根本没做过档案管理工作，那么在从事档案管理工作时，往往会出现因业务不熟练导致的工作时间延长、工作效率减低、工作质量不高等问题。同时，这些档案管理人员对档案的保密意识也不够严谨，在执行档案管理工作的过程中容易出现文件损坏、数据丢失、泄密等问题，直接影响到档案管理工作的严谨性，对后期归档、查档造成困扰。

3.4 档案管理制度仍未完善

领导对档案管理工作的不重视是档案管理制度未完善的一大要因。领导不重视档案工作的开展，投入的资金就少，资金少了，为在限定资金的条件下完成档案管理工作就会变得很局限，很多需要开展的档案管理工作会被压缩甚至减少，直接影响到档案管理的工作质量。另外，档案管理工作得不到关注与支持，工作人员容易产生管理懈怠情绪，马虎应对档案管理工作，在档案管理工作当中就无法做到细致、全面，导致档案利用率低下。

4 优化档案管理

4.1 采用电子技术管理档案

电子信息化档案管理是顺应时代趋势发展的新型档案管理方式，相较于传统的档案管理，信息化档案管理采用电脑磁盘容量代替了纸质文本，节约了存储空间和纸本原料[1]。另一方面，电子档案同样可以设定权限限制，有效保障原始档案记录的真实性与安全性。再者，大数据时代的信息汇集大部分是通过网络媒体，信息化档案管理可充分利用海量资源来收集和整理档案信息，提高档案管理工作的效率。另外，在查询、分类档案信息方面，信息化管理可有效快捷地完成任务，极大程度上地节省了查询时间和人力成本。在采用电子信息技术管理档案时，就要注意及时升级更新档案管理软件，不断优化档案管理手段。

4.2 提升档案管理人员素质水平

档案管理人员的素质水平高低决定了档案管理工作的好坏。提升档案管理人员素质可以通过两方面，一是招募优秀的专业档案管理人才，二是通过培训提升现有档案管理工作人员的整体综合素质水平。专业的档案人才接受过专业知识教育，无论是在档案的入库、保存、查询、调档上，还是档案的保密工作上，能够更好更快地完成任务，提升工作效率。另外，这些专业人员受过专业技能培训，不仅能熟练运用现代化信息技术手段开展档案管理工作还能做好档案文件的保护工作及修复工作，最大限度地保护档案的真实性。对现有的档案管理人员，要做好定期培训学习工作。在档案管理工作中遇到的问题随手记录下来，并及实地向领导或相关技术人员反映，第一时间解决问题，积攒经验。后期再通过培训，加强档案管理人员的专业素质水平和实际操作技能，不断学习和完善档案管理综合素质，提升档案管理工作整体水平。

档案是历史传承的载体之一，做好档案管理工作是顺应时代发展的重要工作更是中华民族文化传承的重要保障。做好档案管理工作要紧跟时代的步伐，充分利用现代电子信息技术提高办公效率；提高档案管理人员素质水平，从根本上提升整体工作水平；完善相关制度，用制度来约束、规范档案管理工作，保证档案管理工作的长久进行。