无纸化办公模式下医院档案管理研究

刘 慧

（山西省儿童医院，山西 太原 030001）

就医院而言，档案是记载医院历史变迁、医学资料、病史信息的重要资源，是保障医院规范化管理的重要保障。在现代信息化背景下，无纸化办公模式逐渐在医院档案管理中发挥出重要作用，能够切实提高档案调取与运用效率，促进医院档案便捷化发展，实现医院档案电子化信息管理是医院发展的必然趋势。

1 无纸化办公模式在医院档案管理中的优势分析

无纸化办公模式是指在管理过程中减少纸张使用，借助通信网络技术实现信息的储存与传递，在医院档案管理中，通常分为两类，一类为储存医院历史变迁、重要医学资料、医院从业者信息的医院档案，另一类为记载客人病史记录的病史档案，从医院发展的角度来看，医院档案与病史档案均为重要信息资源，能够为医院医疗事业提供信息支持。

运用信息技术实现无纸化医院档案管理相较于传统档案而言具有较强优势，主要体现在：

1）节约档案存储空间，在传统纸质档案管理中，医院庞大的档案室与病案室占据较大空间，对于医院而言，档案信息不可丢弃，但在长久发展中，医院档案的数量增加，为医院存储空间带来较大压力，而在无纸化办公模式下，运用信息技术加以储存能够实现档案电子化，有效解决医院存储空间不足问题。

2）便于重要信息长久储存，传统纸质档案因其材质问题受多种因素制约，无法实现长久储存，例如受天气温度与湿度影响，易导致字迹模糊、虫蛀现象出现，而医院档案信息化管理后可最大程度保障档案原有价值，降低档案损失与丢失风险。

3）提高档案调取、利用效率，在传统纸质档案管理中，因档案资源的不利存储与保密性质，调取手续较为繁杂，在信息化档案建设中，可针对不同层次进行资格认证，实现不同保密级别的档案信息调取，提高信息利用效率[1]。

2 医院档案管理中实现无纸化办公模式的策略探讨

为切实引导医院档案管理在无纸化办公环境下的发展方向，本文从实现档案范围内共享、促进档案管理独立授权、完善信息化档案管理制度、加强档案管理人才建设四个角度进行策略探讨。

2.1 实现档案范围内共享

在大数据时代，信息资源是促进医疗事业发展的重要依据，随着社会逐渐进入知识经济，医院需意识到档案信息的重要性，并提高档案信息利用效率实现价值创造。对于医院而言，档案的存在除记录医院重大事件外，最重要的则是为促进医疗水平提升，保障医疗事业严谨性，尤其对于医院病史档案而言，其调取效率能够切实影响医疗人员对于病情的诊治与研究，实现医院档案范围内共享是促进医疗水平发展的重要途径之一，能够在患者就诊时结合历史病案进行分析，提升病情诊断准确度与速度，在实现无纸化档案办公环境下，可将医院内医疗人员纳入允许调取档案名单内，并结合医院实际医疗等级对档案调取等级进行划分，以此保障医院保密档案信息管理的严谨性，同时需及时进行档案更新，确保档案可在特定环境下发挥作用。

2.2 促进档案管理独立授权

在现阶段档案管理中，医院信息档案均由档案室与病案室进行统筹管理，但在实际管理过程中，因档案管理人员医学知识限制，易导致信息错乱现象出现，致使医院信息档案建设有效性降低。为有效解决可能存在的人工失误现象，可对医院内各科室进行档案管理独立授权，使各科室具备建立独立档案的权力，并定期将科室独立档案进行汇总提交医院总档案室与病案室，同时需各科室自行进行分类，以此避免档案管理人员将档案进行类别混淆，除此之外，档案管理实现独立授权不仅可降低人为失误，还可将档案管理责任落实到各科室，实现有效的责任追踪管理[2]。

2.3 完善信息化档案管理制度

相较于传统纸质档案而言，信息化档案较为新颖，医院采取新式档案管理方式后，为保障管理方法的有效性，需结合一系列制度进行辅助。首先需开展激励奖惩制度，使医院各科室意识到档案信息管理的重要性，对于医院档案管理人员而言，需运用更为严谨的激励奖惩制度，若档案管理团队工作规范无误，可采用精神激励与物质激励并性的方式进行奖励，提高档案管理人员工作积极性，同时应对各类档案运用现代信息化手段进行归类统计并记录，杜绝因档案管理人员失误而出现的档案信息错漏遗失现象；其次需完善档案安全制度，对于信息化档案而言，安全指数的提升表现在物理层面，而信息化档案的技术安全需严加保障，进行档案存储建设时，应建立多重防控密钥，避免医院档案被非法窃取；最后运用监督管理制度贯穿整个档案管理过程，对于所有档案进行定期调取记录查询，监督信息化档案制度落实情况，若出现非医院调取路径需及时进行排查，进一步保障档案安全，此外可设立医院范围内监督渠道，借助电子邮件等匿名形式进行监督，促进信息化档案管理长远发展。

2.4 加强档案管理人才建设

在现代信息技术逐渐成熟的环境下，人们对于各类高素质人才极度重视，为确保无纸化档案的有效落实，应保障人力资源的有效利用，但在现阶段档案管理中，档案管理人员逐渐出现老龄化趋势，不利于档案人才建设，因此积极进行相关人才培养已迫在眉睫。首先需针对医院现阶段档案管理人员进行信息化培训，使其具备独立完成电子档案的存储、记录与定期检查的能力，档案信息化内部培训可结合激励制度，提高其重视程度，为提高档案管理人员培训兴趣，可运用多元化培训方式，实现医院内部档案管理人员综合素质提升，同时对于档案管理人员需进行定期考核，考核成绩纳入评估绩效，以此规范管理人员行为，提高其档案管理工作严谨性；其次应确保档案管理人员招聘严格化，为档案管理团队注入新鲜血液，并通过外部招聘形成内部激励，面向社会进行招聘时，应信息化具有时代特色，需尽量趋向年轻化，保障其具备较强学习能力；最后可加强各医院之间的交流沟通，可使档案管理人员到优秀医院进行学习交流，通过学习优秀医院的档案管理模式发现自身不足，提高其对于档案管理的重视，以此促进医院档案管理水平提升。

3 结语

综上所述，在无纸化办公模式下，实现信息化医院档案管理能够家提高信息利用率与医院从业者工作效率，在当下医院发展过程中，实现无纸化档案管理是未来发展的必经之路，能够有效避免传统纸质档案的低效率保存，提高医院重要信息的保存年限，实现医院档案管理的创新发展。