网络信息时代中学档案管理改革探究

赵 华

（山西省大同市第十九中学校，山西 大同 037005）

随着科学技术的广泛应用，中学档案管理越来越完善，加强网络信息化建设成为中学档案管理改革的必然趋势。但网络信息时代在发展的同时给中学档案管理带来更大的压力、挑战，导致其在网络信息化建设中暴露出管理观念和收集、加工、存储、利用等技术手段落后的问题，对档案管理的改革与创新极为不利，急需改进和强化。

1 网络信息时代中学档案管理改革的重要性

中学档案管理是办好中学的一项基础工作，是衡量中学教育教学质量及管理水平的重要标志之一，应充分发挥档案资源的价值，为中学开展各项工作提供服务。在网络信息时代，中学档案出现了不同于传统档案的新特征，主要体现为载体虚拟化、管理网络化及信息集成化，据此推进中学档案管理改革显得至关重要[1]。

首先，有助于中学档案管理效率的提升。中学档案特别是学生学籍档案、教师教学档案等数量庞大，有很多新建档案，基于数字化加工可以实现档案的便捷管理和自动化检索，摆脱档案开发利用中时间与空间的限制，方便为相关人员提供档案信息服务。其次，有助于节省档案管理成本。在网络信息时代改革中学档案管理，成功解救传统档案管理过度依赖人力和物力的问题，既节省档案资源存储空间、场地，又节省大量人力资源，同时减少翻阅原始档案的次数，对保护档案原件有利。再次，有助于提高教学管理质量。中学档案管理是确保学校顺利开展日常教学、管理和教育改革工作的基础所在，如实记录了学校发展轨迹和教书育人成果，体现教学、管理和教育改革的真实水平。因此，在中学档案管理中充分运用网络信息技术切实提高档案管理自动化和信息化水平，助推教学管理信息化、现代化进程的加快。

2 网络信息时代中学档案管理改革的有效途径

中学档案管理覆盖面广，是学校日常管理中不可或缺的部分。在网络信息时代为了更有效地改进中学档案管理，使其满足档案资源建设与开发利用要求，发挥以上重要作用，建议从以下方面推进档案管理改革：

1）更新观念，全员参与。在中学档案管理改革之中，一些领导及教职工缺少管理档案的意识，存在把档案管理和传统人事档案工作划等号的现象，忽视档案工作和教学、管理之间的关系，最终导致档案管理没有得到应有的重视，平时并未收集、整理相关资料，破坏档案的完整性，制约改革。为此，中学的领导和教职工要积极转变固有思想，更新工作理念，提高对档案管理的重视程度，推进档案管理改革[2]。例如由领导带头提倡中学档案信息化建设，建立正确管理意识，把管理档案作为本校教育改革的重点。而且学校开展每一项工作几乎都会产生档案材料，这是集体智慧的产物，例如上级发布的文件和召开各类会议的资料等，要提倡全体人员参与档案管理，主动进行资料归档，提升中学档案的完整性。

2）加强档案规范化收集。现阶段中学档案自动化管理系统的运用存在档案规范化建设滞后、软件多而乱的问题，制约系统整体运作水平的提升。规范中学档案管理本身属于系统性工程，在收集档案资源时应统一标准，做到科学分类、合理分组、清楚编目、有序管理，规范档案案卷的形成。例如要明确本校教职工在档案管理中的义务、责任，明确网络信息时代的档案管理改革重点，进而明确档案收集归档范围，完善收集标准和规范，通过科学的原则、方法管理中学档案；基于科学分类整理出质量过硬的档案，合理设置档案类目；科学处理档案的接收与移交，做到交接有清册、移交有手续。

3）实行档案数字化加工。在档案管理改革中要针对所有档案资料进行数字化加工，强化档案资源建设[3]。例如针对文书、文件类资料要全部制作电子版，文件可以直接扫描，通过计算机和网络进行接收、录入、修改、打印、统计、检索和查询等，因为电子文件是档案领域的新型信息载体之一，以光学材料、磁性材料为载体的数字化、电子化档案在档案管理改革中逐渐占据主导地位，为中学档案管理注入生机；针对奖旗、奖杯和纪念品等实物档案，可以将其拍成图片；奖状、获奖通知、奖状证书等可以扫描成电子文档放到校园网上，原件保管在档案室，全体师生无需进入档案室也能用计算机查询所需获奖资料；针对上课、开会、开展活动等过程性资料可以制作成视频供人们浏览，共享中学档案资源。

4）实现档案网络化存储。除了档案的收集和加工，存储是开发利用档案的基础，中学应采取网络存储方式保管档案，保证档案信息存储的稳定性、安全性。例如档案部门借助网络服务器科学存储档案资源，并及时将传统档案的数字化资源上传到本校的云服务器上，做好档案安全保密工作，确保信息安全；借助网络硬盘存储档案资源，及时上传档案信息，使不同应用主体享有对应权限，有效下载、管理档案资源，利用其备份、访问、共享等功能优化档案存储工作；借助同步盘存储档案信息，实现档案自动备份，实时更新云端档案信息，最终做到中学档案资源的网络同步存储。另外，要加强档案保管工作的落实，严格依据档案数字化及网络化存储介质的特征做好防潮、防磁、防光等工作，不仅要专门设立保管场地，还要用防磁柜存放；定期检查档案，例如每隔5年转存一次移动硬盘里存储的电子档案，避免数据信息丢失。

5）优化档案信息化服务。档案是中学的宝贵信息资源，管理档案的终极目的在于利用，在档案管理改革中应熟练使用电子信息技术和档案应用软件[4]。利用计算机处理档案数据、传输图像、加工文献资料以及检索、借阅、归还档案等业务都需要技术的支撑，要求中学档案人员加强信息化技术应用，开发档案信息资源，做好档案信息服务工作。例如定期组织档案人员参加档案信息化管理培训，增强服务意识，将服务对象定位到学生和家长、教职工、学校、教育主管部门、社会等范畴，利用先进的信息化技术为其提供档案信息的检索目录、查找资料、编研、借阅、复制、归还等服务。凭借信息化查询的自动化程度高、速度快等技术优势，做好中学档案信息化服务工作。而且学校要为档案信息化服务的实施提供必要的保障条件，完善管理与奖惩制度，如果条件允许应完善档案信息网站建设，共享中学档案信息资源。同时建设电子化、现代化的综合档案室，为中学师生们提供高效优质的档案信息服务。

3 结语

在当今的网络信息时代运用数字化、网络化、信息化的方式开展中学档案管理工作是非常必要的事，不仅能满足时代发展要求，还能保证中学档案的完整性，实现高效利用，通过提升档案管理的效率和质量充分发挥档案应有的价值，推动中学整体教育教学和管理水平不断提高，真正服务于学校的改革和发展。