档案数字化保密工作思考分析

龙远琼

（中国振华集团永光电子有限公司（国营第八七三厂），贵州 贵阳 550018）

1 引言

对于档案管理工作来说，其就是在日常工作的过程中，收集、整理人员资料，为有关员工提供重大项目以及政府政策等的查阅服务。由于互联网发展迅速，传统的档案管理已经被数字化档案管理所取代，有效提高了档案管理工作的效率，但是其安全问题也随之而来。为此，工作人员必须高度重视保密和泄密等问题，并采取针对性的措施，才能尽可能减少泄密危机，精细档案管理程序。

2 做好档案数字化管理前期工作，加强基础设施建设

对于档案管理工作来说，其覆盖了国有企业的各个领域，所以其工作量较大。另外，由于部门较为分散、日常工作较为复杂，使得档案管理的难度越来越大。为此，为了尽量做好档案管理的保密工作，就必须做好档案数字化管理的前期工作准备，并加强基础设施建设。

1）成立档案数字化管理工作室。在进行档案数字化管理工作的过程中，只有配备专门的机房室，才能为档案保密工作打下良好的基础。从工作环境这一方面来看，要想有效防止泄密事件发生，就必须实现监控系统的全覆盖，尽可能减少工作室监控的“死角”，同时还要对数字化管理的工作流程进行实时检测。另外，还应当意识到“磁场”可能带来的安全隐患，为此还必须安装磁干扰设备。从工作人员这一方面来看，为了尽可能减少泄密事件的发生概率，还需要对进出工作室的人员进行检查并核实其身份，从而避免其他人入内。国有企业的资金充足，所以还可以安装指纹识别、自动报警等高端技术设备，从而实现工作室管理制度的规范，进而减少泄密事件的发生。从安保工作这一方面来看，要想提高管理工作的严谨性，就必须定期全方位的检查管理工作室，并重点检查其是否存在窃听设备。如果想要使得档案管理实现全封闭模式，就必须不断强化数字管理基础好设施建设工作，引进先进的设备，并提高计算机的工作效率。同时，还要按照有关要求，购进更为专业的储存设备，才能真正使得数字化工作室的网络与外界隔离。另外，还需要引进更为先进的资料采集设备，如电子扫描仪等，才能有效提高收集的质量和效率。对于很多国有企业来说，由于这些数字化设备所需要的资金较多，所以很多国有企业并没有购进数字化设备。对此，企业应当从发展的角度看问题，只有真正意识到保密工作的重要性，才会加大资金投入来提高其安全性。

2）完善档案保密与泄密制度。为了更好地做好档案数字化管理工作，就必须依据相关法律法规并结合自身实，不断完善档案保密与泄密制度。具体来说，要想制定更加合理、规范的保密泄密制度，就必须在进行电子档案管理的过程中引入收集、整理、分类、查阅等环节，并建立健全有关监管制度和责任划分制度，才能在泄密事件发生时，第一时间找到相应的负责人。另外，还要设立文件分等级查阅制度，只有通过数字化技术，并完善合理的平台登录及验证形式，才能有效地防止越权查阅行为的发生。现阶段，对于档案管理工作来说，其泄密的主要原因在于流程不完善、受人为因素影响较大，为此必须加强对档案工作的管理，尽可能完善的档案保密与泄密制度，才能确保档案管理的安全。

3 在档案管理中引入监理机制

对于监理机构来说，其能够有效的控制档案数字化管理工作，提高每个环节的工作效率和工作质量。同时，建立监理机构还可以全方位的控制档案数字化管理的工作流程以及文件处理的效率。针对文件档案储存的每一个环节，监理机构都可以介入，并对其储存的格式、方式、级别进行审核，从而有利于其更加规范。另外，监理机构在进行工作的过程中，还可以及时地发现文档处理过程中存在的问题，从而有效地降低了操作人员失误的概率，提高了档案处理工作的准确性、安全性。最后，监理机构的作用还在于其可以对档案管理的过程进行分析，并提出科学合理的建议，从而使得系统不断完善、漏洞尽可能减少，进而推动档案数字化管理的安全运行。

4 培养高素质档案数字化管理人才，确保信息安全技术

为了谨防泄密事件，就必须建设一支高素质的档案数字化管理人才队伍。对于档案工作人员来说，只有不断提高其对数字化管理安全的重视程度，才能降低人为风险，提高档案管理的安全性、可靠性。

1）提升工作人员保密意识。一般而言，数字化管理过程的安全性与档案管理人员的职业道德素质和责任感密不可分。为此，在实际工作的过程中，管理部门还要重视人才素质的培养。只有开展数字化档案培训活动，并对其进行有效的指导，将保密工作贯穿于整个培训过程，才能切实提高有关工作人员的保密意识。另外，还要建立健全奖惩机制以及良性竞争机制。在进行数字化管理的过程中，一旦发现有关工作人员存在泄密行为，那么就必须对其进行惩戒，才能营造安全第一的工作氛围。同时，还要激励工作人员对数字化管理信息技术进行创新，并切实拓宽数字化管理的领域，让员工与员工之间可以相互交流、凝心聚力，从而促进档案数字化管理的发展。

2）引进先进信息安全技术。为了防止档案泄密，还必须在进入数字化管理后，不断完善加密系统和信息安全技术管理，并设置严格的登录程序和密码验证程序。对于一些重要的档案管理数据来说，还应当设立专门的管理员密码，并交由多方人员进行监管，在管理的过程中，每个人员只有部分权限，如果需要查阅则必须经过有关人员审核通过后方能调取。对于档案管理部门来说，要想提高分享速度的同时减小传递过程的泄密风险，其必须结合自身的档案数字化管理水平，建立相应的数字资料库。在对数字化档案进行管理的过程中，病毒也是影响档案安全的重要危害之一。一旦病毒进入档案，那么将会使得档案损毁甚至泄密，为此，工作人员必须对信息安全技术软件的运行情况进行检查，并安装相关的杀毒软件，针对那些保密性要求较高的档案，还要配备安全系数更高的计算机软件。

3）有效管理数字化存储设备。现阶段，对于大多数档案泄密事件来说，其都是由于储存设备不完善、不安全，为此在实际工作的过程中，只有明令禁止工作人员携带移动硬盘等存储设备进入工作室，并要求其在对其数据的转移时采取专门的安全设备，才能减少不必要的风险。在对档案进行归档的过程中，必须按照文件的保密级别来确定档案所需要储存的位置。如果要删除有关保密文件，还需要在监理人员在场的前提下进行删除。另外，还要注意档案数字化管理过程中的细节，不仅要对工作人员的进出进行检查，还要聘请专业人员检查储存设备中存在的问题，并定期进行自查。

5 加强对数字化基础设施的投入

对于大部分国有企业来说，其在档案数字化建设初期处于观察试探阶段，在试探的过程中检验数字化档案管理是否能够有效地提高工作效率，确保档案信息的安全。所以，其并投入的资金和设备是有限的。然而，在现代社会，对于高新技术设备、软件的要求越来越高，只有那些安全系数高的软件才能抵御病毒入侵，从而确保信息安全。然而企业的管理人员并没有切实认识到设备、技术对安全性的作用，所以其没能及时的更新设备和软件，使得档案数字化管理工作十分落后，难以适应科学技术的发展。基于此，有关领导人必须转变观念，并加大对设备的投入，才能紧跟数字化发展的步伐，真正使得数字化档案管理发挥作用。

6 结语

由于科学技术不断发展，国有企业在进行档案管理工作的过程中，还需要注重数字化管理的重要作用。只有不断强化对档案信息的管理，才能避免重要信息的泄露，从而确保企业内部信息管理工作安全稳定地运行下去。