基层档案规范化管理探讨

司凤梅

（山东省菏泽市定陶区黄店镇人民政府，山东 菏泽 274100）

基于社会经济的发展和环境的改变，档案管理工作务必根据新形势下的实际需求，明确工作要求、社会需要、工作现状等问题，探究档案规范化管理的一系列环节，实施有效的档案管理措施，从而实现档案规范化管理水平的提升，保障更加有效地体现档案的价值。

1 制约基层档案规范化管理的因素

1.1 档案规范化管理的认知缺乏

基层单位的管理层或领导忽视档案规范管理的意义，往往面临认知误区，将档案管理视作档案保管，认为只要在某个地方放置档案就万事大吉了；不重视档案事业的发展，未曾在基层单位的议事日程中纳入档案工作；忽视档案管理工作岗，设置的档案管理工作岗缺少充足的人员配置，人员配置大多为兼职[1]，且人员缺少较高的素质和能力；并非根据档案专业人员的指标安排相关工作者；不重视档案管理的技术性和专业性，导致在工作实际中不重视、不支持、不了解档案管理工作。并且难以有效地完善档案管理的硬件条件，从而不利于档案管理工作的良好开展。

1.2 档案人员的综合素质和能力较低

因为基层单位忽视档案管理工作，所以档案管理人员素质和能力较低的情况广泛存在。具体表现在：档案管理团队建设水平较低，人员的综合素质不高，缺少创新观念；档案团队的组成缺少稳定性，档案人才团队的培养工作被忽视，档案管理人员的年龄较大、知识更新速度慢、工作模式滞后等[2]；档案管理人员对自身的要求较低，造成档案服务水平和管理能力不高。

2 基层档案规范化管理的措施

2.1 转变思想意识，提高认知程度

根据基层单位建设和发展以及经济工作的大局，基层单位应提高“档案管理工作也属于业务工作，也可以提升工作效率和质量以及形成社会效益”的意识。在基层单位的重要工作中纳入档案规范化管理，引导档案人员掌握《档案法》及其有关法律法规，以使基层档案人员进一步明确档案管理的意义。建设基层单位领导带头的档案管理小组，并且配备责任心强烈、思想政治素质高、业务水平强的专职档案人员[3]。真正做到管理有领导、管理有制度、落实有人员。档案管理思想观念的转变上由一般意义向法律高度提升，正确、综合地认知基层档案工作责任。并且，由重视局部转变为重视整体，以整合档案资源；由重视管理实体档案转变为重视管理信息档案，有效地管理电子文件；由重视基层单位内部档案管理转变为重视管理下属部门或单位的档案，促进基层单位档案管理向纵深方向发展；由重视保管档案转变为重视开发以及应用档案，以使档案的应用水平和综合化服务能力提升。

2.2 搞好对接， 完善档案共同管理机制

一是有效地对接基层档案部门与一系列基层单位。档案管理部门应真正履行档案法规赋予的责任，以档案工作的强化为主要任务，引导各单位在关键工作日程中纳入，强化部署分析以及指导监督工作，在档案部门收入跟收集标准相符合的档案。并且创建档案管理联系制度，注重交流沟通，保障在档案中及时收入一系列基层单位的信息。二是从横向上有效地对接一系列基层单位内部。根据“收集、办理、整合相统一”的原则引导一系列单位开展档案管理工作，创建和完善档案的每日一整理、每月一汇总制度[4]，确保信息可以实时入档，确保完善档案管理的漏洞，以及确保档案不存在缺失的现象。三是有效对接电子档案和纸质档案。在计算机档案管理信息系统中录入收集的一系列纸质档案，这样能够以两种形式（电子档案和纸质档案）表现档案内容，从而实现档案应用方式的丰富和应用效率的提升。

2.3 搞好档案材料的收集、整理、存放工作，提高档案管理的科学化

一是严格控制材料收集工作。档案工作的源头是收集，如果做不好收集工作，那么将难以开展后续的档案管理工作。在收集档案时需根据档案的相关法规体系进行，针对跟收集指标不符合的档案，根据相关要求予以处置，在具体的档案人员中落实一系列档案（人物档案、电子档案、业务档案、文书档案、实物档案等）的收集工作。二是严格控制整理材料工作。整理档案指的是确保凌乱的档案条理化或系统化，要开展具体的档案分类、编号、排列、组合等工作，以使有序的档案体系形成。整理档案应遵循文件材料的特点和规律，确保有效地联系文件材料；对文件材料的价值进行区分，以及对档案的保管周期进行确定；还应确保档案应用和保管的便捷性。总之，应执行一致的档案整理指标，档案人员认真分析和鉴定，仔细审核材料的真伪，保障档案材料具备完善的手续和齐全的资料。三是严格存放档案工作。需在档案库房放置全部的档案，为了更加规范与科学地防止档案，应用具备统一制式的标签、目录纸、档案盒等。并且，在档案盒的侧面标记具备特殊内容的档案，像是各自以不同的字母标注声像档案和文书档案，以及以特殊的图案标注具备单位行色内容的档案。如此一来，能够以档案盒外观清晰、完整地体现一系列单位的基本情况。

2.4 注重档案应用，提高档案规范化管理的效用

一是搞好检索以便于查阅档案。基层单位需各自编制档案检索工具的索引（文号目录、全引目录、案卷目录、专题目录等），且汇编全部的档案资料，以及重新组合收集的档案信息，编制为汇编资料（基础数字、人事任免、组织机构沿革、全宗指南等），为后续开展工作带来数据支持，以使汇编档案的质量提升。二是体现档案价值以及节省成本。注重组织档案应用工作，开展问档案要效益的互动，转变固有的“死档案”为“活档案”。将动态监管档案设置在一系列基层单位，实现档案管理软件的开发，将电子档案和纸质档案充当一系列基层单位固定的记录档案的载体形式，结合网络让档案人员可以对档案的搜集和整理情况进行跟踪，让查阅人员迅速结合档案记录把握相关的基本情况，进而实现成本和时间的节省。尤其是一系列基层单位业务以及管理工作存在较多的缺陷，并且档案人员因为工作岗频繁变动的情况下，档案的规范化管理显得越来越重要。

3 结论

综上所述，基层单位档案的规范化管理应根据自身的发展现状，明确档案规划化管理的制约因素和存在的不足，然后实施有效的应对措施，从而实现档案管理的规范化和标准化，提高档案管理效率和质量，确保高效、快速地应用档案信息，从而推动基层单位档案事业的稳定与健康发展。