高校学生档案管理现状及优化建议

杨 阳 孟 涛 车 丹

（山西大学档案馆，山西 太原 030000）

1 学生档案的重要性

自2008年9月1日起，由教育部联合国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》正式施行。该办法第十五条第三点对学生档案的内容有明确规定，学生档案主要包括：高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

学生档案对个人来说，其真实性、可靠性和唯一性是其他任何材料都无法替代的[1]。在学生择业、落户、干部人事档案审核、办理社保以及退休等事项时，均以原始档案材料为准[2]。由此可以看出学生档案对任何人来说都是非常重要的，在整个人生经历中都离不开档案。

学生档案管理指对学生档案的收集、整理、保管、鉴定、归档、宣传、利用、转递等一切与学生档案有关的工作[3]。高校作为培养人才、输出人才的机构，学生档案管理尤为重要，该工作作为高校重要的基础性工作，能够真实地反映出高校的管理水平。

2 高校学生档案管理现存问题

2.1 学生档案意识淡薄

部分学生入学时档案不完整，核查档案发现问题后不及时补齐，直到毕业后参加工作在转正定级、职称评审等重要时刻才进行补办，但可能由于时间过长无法补办或不能完全补齐，影响到自己的评级晋升。

档案填写不认真。在查阅学生档案的过程中发现，档案中不乏有涂改、日期不一致、表格空白、缺公章等情况。这些都反映出学生对档案的重要性没有明确认知。

部分返回生源地或档案托管的学生不跟踪档案去向，暂存学校的档案也不及时办理转递，目前存放在学生档案室无人认领的档案最长已达40年。随着国家对档案越来越重视，一部分人开始返回学校查找补办档案，但年代久远，导致工作量加大，费时费力。

2.2 学校重视程度不够，各部门沟通交流不及时

《高等学校档案管理办法》第三条中规定高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

目前高校的重点工作主要集中在教学和科研方面，对学生档案管理的重视程度不够，相关制度不完善[4]。高校档案馆对学生档案相关知识介绍和宣传力度不够，导致很多学生不清楚档案的价值和作用。

学生在校期间形成的档案来自高校的不同部门，如：教务处、学工部、研究生院、学院等等。这就需要各部门在形成纸质或电子档案后及时与档案馆移交，以免遗漏。

2.3 信息化进程缓慢

互联网技术使人能够通过网络平台获取自身所需信息，解决了远程办理业务难的问题，传统纸质档案必然会被现代信息化技术所取代，这是高校档案管理在信息化时代发展的必然趋势。

传统的纸质学生档案查阅耗时耗力、不易保存，在转递的各个环节易丢失损毁。但由于学生档案数量庞大，在校停留时间有限，技术人员缺乏等现实原因，大部分高校的信息化工作才刚刚开展，没有将信息化技术完全应用在学生档案的管理工作中，建立学籍管理智能化系统。

2.4 人手不足

本校学生档案室除管理全校在校本科生、研究生的档案外，还有往年的遗留档案，共计40000余份。平时工作包括：各学院学生档案查询、用人单位政治审查、学生学籍异动登记、成绩单复印等等。在每年七月毕业季学生档案转递时，需要在两周内完成8000余份档案的转递，并且还要保证不能出错，工作压力非常大。

3 高校学生档案管理优化建议

3.1 通过多种渠道向师生普及档案知识，将学生档案管理工作纳入学校整体发展规划中，进一步完善校长领导制

可通过举办知识竞赛、宣讲教育、公众号推送、在校园内布置展板、将档案遗失的案例编辑成册等方式介绍档案的相关知识，让全校师生对档案内容、档案转递、档案追溯等相关事宜有进一步的了解，加强对档案重要性的认识。

3.2 生成学生档案的相关部门加强合作

教务处生成学生成绩单，校团委负责管理团员相关事宜，组织部负责学生党员的培养发展工作，所有这些工作都会生成相关的学生档案，由档案管理部门进行汇总，全方面了解学生特点。只有各部门加强合作，及时交流沟通，才能更好的管理学生档案。

3.3 加快信息化建设进程

在信息化时代，高校档案管理急需高素质人才。各高校首先要对档案管理的相关工作人员进行业务培训，优化其知识结构，使其能够熟练应用档案管理软件，对传统档案管理工作进行优化，使档案的查询、移交、转递等能够通过信息化、网络化、数字化加以实现，降低办理业务的成本，解决高校学生档案服务远程服务困难等问题。

4 结语

高等教育是大学生走向社会的必经之路，其学籍档案是学生时期最重要的档案，也是工作后干部人事档案的前身。在新时期的高校学生档案管理工作中，仍然存在一系列问题亟待改进。尤其在大数据飞速发展的今天，学生档案管理部门更应具备综合业务能力过硬的工作人员，树立现代化档案管理理念，高效完成学生档案工作，促进档案事业的发展。