高等教育实践教学档案建设和管理

邵海丽

（青海大学医学院，青海 西宁 810001）

我国高校各院系是从事教学实践活动的主体，院系教学档案是各院系在教学工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料。院系教学档案来自教师和学生的教与学工作，贯穿于教学单位的教学、管理及其一切实践活动，记录了院系教学管理和教学实践活动的内容、方法、途径和效果。是第一手资料，是教学工作的真实记录，是重要的信息资源和历史凭证。院系实践教学档案是高校教学档案的基础，体现了高校的办学理念和办学思路，是衡量高校办学水平的重要依据。院系实践教学档案的建设与管理是否科学、规范，将直接影响到高校教学工作的成效。在中国现行的高等教育体制中，理论教学一直得到充分重视，而实践教学却被淡化，重理论而轻实践的高校学风很严重，并引起一系列的社会对应性脱节现象。本人身处高校，对此种现象十分担忧。实践教学是一个系统，本文就青海省实践教学中的档案建立及其管理存在的问题以及原因进行分析，并提出相应的对策。

1 如何构建实践教学档案

1）实践教学档案建立之必要。院系教学档案应该是系统的、有序的院系教学、管理活动记录。院系教学档案的来源非常广泛，内容极为丰富。其来源不仅有上级领导部门、本校主管部门、本院系各单位，而且还来源于广大师生员工。其内容不仅包括我们平常所见到的教学计划、课程表、教学任务书、教师教案、试卷、成绩单等课堂教学与实践教学产生的文件材料，而且还包括：教学综合管理、学科与实验建设、教材工作、学籍管理等材料。若要将院系实践教学档案建设得完整、系统、规范，我们应该从档案的基础工作做起，明确院系实践教学档案的构成，即归档范围，认真开展收集整理工作，使之能全面地反映院系实践教学工作的面貌。理论教学是对教育的继承性的充分体现，而实践教学是理论教学的延伸，是对所学理论的实证过程，更是应用过程，甚至是理论教学的目的。每一阶段的实践教学都是下一个阶段教学的基础，记录实践教学的基础材料，实践教学档案的建立与健全就成为必要环节。因此，在高等教育体系中，实践教学档案的建立与管理是实现教育体系整性的必要条件。

2）实践教学档案之建立。鉴于每一个学科都具有其特殊性，因此，建议以学科为单位建立实践教学档案为适当，并且可分为不同阶段、不同教学目的和不同实践基地，分门别类地形成系统化的教学档案体系，以便在教学工作中随时调用，完成各教学阶段的紧密衔接，促进理论教学与实践教学之密切配合。

3）在建立实践教学档案的过程中，首先要根据理论教学的需求，对相应的实践教学进行详细的策划，既要符合理论教学的要求，又要在实践中发现问题、解决问题，实践教学策划书正是教学档案保存之重点。其次，实践教学的过程亦是存档之必需。实践教学的过程是理论的应用过程，也是发现问题、解决问题的过程。实践教学指导教师必须详实地记录整个实践过程，并把实践教学中所发现的问题以及解决方法形成报告，存档备案，以便在今后教学中作为借鉴。科学技术是第一生产力，但仅停留于理论阶段的科学技术是不能产生任何社会效益的。只有将理论应用于实践，才能发挥理论的作用。也只有把理论与实践相结合的经验传承下来，才能完善和促进教育的发展。再次，每一次实践教学都应形成相应的教学报告，以便教学管理部门掌握教学进程，及时修正教学中出现的问题，保证教学的完整性，保障教学任务的顺利完成。

2 实践教学档案的意义

1）有利于实现高校教学档案全面规范化、标准化管理。加强院系实践教学档案的建设与管理，促使院系级实践教学档案管理与学校教学档案管理一同纳入高校档案工作日程，并从机制、制度、队伍建设、档案业务建设等方面给予保障，从而实现教学档案全面规范化、标准化管理。

2）有利于增强各院系师生员工的档案意识。院系实践教学档案是院系教学管理和教学实践活动的真实记录，客观地反映了基层教学单位的教学质量和管理水平，是广大师生员工智慧的结晶。在开展院系实践教学档案建设与管理这项工作中，院系的师生员工通过自己收集、整理在工作和学习中形成的文件材料，一步步建立起本院系的实践教学档案。这些实践档案通过开发和利用又服务于广大师生员工、服务于院系的教学管理和教学实践活动。在此过程中，有利于增强师生员工重视档案、收集档案和利用档案的意识。

3）有利于提升高校档案工作整体水平。首先，加强院系实践教学档案建设与管理，建立起院系级实践教学档案管理体系，不仅能够发挥院系级教学档案在高校本科教学评估与教学工作中的重要作用，同时，也是对高校档案工作的补充和完善。其次，加强院系教实践学档案建设与管理，能够明确各级档案工作职责，充分调动和发挥部门的积极性、主动性和创造性，从人力物力上给予高校档案工作大力的支持，夯实高校档案的基础工作。第三，加强院系实践教学档案建设与管理，大量产生于院系的教学档案，由各院系规范化管理，不仅能够减轻高校档案部门的压力，而且还能优化高校档案馆(室)的馆藏，有利于开展档案信息化建设。

3 实践教学档案的作用

1）从档案管理角度来看，实践教学档案不同于其他类档案，实践档案的管理更适合分散管理，即以学科为单位，建立分科管理档案。但从教学体制的完整性来看，实践教学档案又必须有一定的集中管理。因此，教学管理部门，在建立学科管理的基础之上，形成专门档案管理制度，委派专人管理，并定期向各学科收取阶段总结报告，集中存档，以便为进一步教学提供详细的资料。在制定教学计划时，组织专家系统分析实践教学档案，提出合理化建议，完善教学体系。

2）实践教学档案的建立健全，是评价教学体制完善与否的标志。随着高等院校教学质量评估制度的建立和评建工作的进一步深化，各学科对实践教学的要求越来越高，实践教学已经成为教育体制中不可缺省的部分，缺失实践教学环节的教学是不完善的，没有教学档案的实践教学是没有历史性、承接性和可持续发展的教学，更不能形成完整的教学体系。实践教学档案的健全与否，还是评价学校教学水平的标志。实践教学档案能直接反映出学校所培养的学生是否具备应用理论于实践的能力，是否具有在实践中发现问题、解决问题的能力，更深一层面可反映出学生是否具有创新能力，这些将影响学校所培养的人才能否满足社会需要、就业程度等。

4 实践教学档案建设与管理中存在的问题

1）对院系教学档案的建设与管理重视不够，主要表现在两个方面：一是长期以来许多高校的档案管理工作只重视对学校层面教学档案的建设与管理，也就是只重视对反映学校基本历史面貌、重大事件、重要工作、全局性的、具有长远利用和参考价值的教学档案进行管理，忽视了对院系教学单位日常性实践教学档案的建设与管理。二是一些院系领导档案意识不强，只注重教学工作，不重视实践教学档案工作，造成档案管理职责不清，分工不明，影响院系实践教学档案工作的正常开展。

2）院系教学档案管理人员配备不能满足需要，目前许多高校院系教学档案工作由教学秘书或行政秘书兼管，一方面他们中的许多人没有经过档案专业培训，对档案业务知识不熟悉；另一方面他们大多数身兼数职，日常事务繁忙，不能潜心专注的去开展教学档案各项工作；再一方面有的院系档案人员经常变动，影响了实践教学档案材料收集的全面性和整理的连续性。因此，致使教学和教学管理过程中形成的有价值的文件材料不能及时整理、立卷，大量的实践教学档案成捆的堆放在库房里，给教学档案的安全带来隐患。

3）缺乏规范管理，教学档案质量良莠不齐。院系实践教学档案建设与管理这项工作，是高校教学工作重心下放过程中产生的新事物，许多高校起步较晚，没有制定适合院系教学档案管理的规章制度，使教学档案管理存在很大随意性。一些院系平时缺乏积累，工作中形成的文件材料没有归档，即使归档了也不齐全，于是常常发生事后补档案的情况，严重影响了实践教学档案的连续性和完整性。归档范围不明确，有些应归档的教学文件材料没有收集归档。没有进行科学系统的分类，归档材料整理不规范，杂乱无章，很难查找。因此，无法满足教学和教学管理工作需要，严重影响了院系实践教学档案的利用。

5 加强实践教学档案建设与管理的措施

1）建立院系实践教学档案管理机制，从机制上保证院系实践教学档案工作的正常开展。各院系明确一名领导主管本院系实践教学档案工作，配备一名专(兼)职档案员负责本院系教学档案日常管理工作，将教学档案管理工作纳入各院系日常管理工作中，切实做好院系实践教学档案的管理。

2）加强干部队伍建设，提高档案人员素质。要做好实践教学档案管理工作，必须建设一支素质高、业务精的专(兼)职档案干部队伍。一方面要加强思想教育，不断提高专兼职档案员的思想素质和自身修养，做到爱岗敬业、责任心强，热心为师生员工开展档案服务工作。另一方面要加强业务培训，通过自学、进修、开展专题讲座和评比交流等方法不断提高专(兼)职档案员的业务水平。此外还要注意保持兼职档案管理人员的稳定性，避免因人员变动频繁而影响实践教学档案工作的正常开展。

3）建立健全适合院系实践教学档案管理的规章制度。根据《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》制定院系实践教学档案管理规章制度，从制度上规范实践教学档案管理工作。首先，制定实践教学档案工作职责，明确校级档案管理部门、教务处、院系各教学单位以及单位负责人、专(兼)职档案员、教学秘书、任课教师、年级主任等在实践教学档案管理和实践教学档案形成过程中各自所承担的责任。其次，制定出严谨、完善的归档制度。明确归档要求，细化各院系实践教学档案归档范围和归档时间，确保归档材料齐全完整。第三，建立实践教学档案评估制度。根据院系实践教学档案实际，拟定评估指标和评分标准，定期开展评估检查评比，以此促使各院系重视和支持教学档案工作。

4）注重收集，科学管理，开发利用。一是注重收集。可以采用平时归卷和期末归档相结合的方法。平时归卷就是对日常工作中产生的实践教学文件材料随办随收集整理；期末归档就是学期或学年结束后对实践教学文件材料进行集中归档。二是科学管理。严格按照档案管理制度开展院系实践教学档案的收集、立卷、归档工作，对档案材料进行科学、规范的分类、整理，使归档材料标准化、系统化。三是开发利用。要加快高校档案现代化建设步伐，充分利用计算机和校园网，开发或引进网络版档案管理系统，与学校办公自动化管理网络相结合，做到实践教学档案收集、管理、利用网络化，把静态的教学档案信息变成动态的信息，实现实践教学档案信息资源共享，从而更好地为学校教学、科研、管理、评估、专业认证等各项工作服务。