医院人事档案材料的收集及整理策略探析

金燕敏

（苏州市广济医院，江苏 苏州 215000）

构建特色鲜明，并满足科学发展观的档案管理体系，在推动人才政策制度全面优化，加强人才队伍建设方面，发挥着重要作用。医院在对档案材料进行收集的过程中，和档案信息的准确性，人才培养、选拔的正确性之间存在着紧密的联系。现阶段，人事档案在改革发展的过程中需要紧跟时代的潮流，立足于现阶段正在开展的市场经济以及国家机构改革工作，建立具有动态化特点的人事档案信息收集和整理体系，将人事档案所具备的活力与生命力彰显出来。

1 人事档案材料收集与整理重要性

就医院人事档案而言，关键点在于收集与整理工作[1]。落实好人事档案收集和整理工作，能够夯实人事档案规范化、系统化以及信息化管理的基础。所以，收集和管理工作意义重大，主要表现为以下几点：其一，通过对人事档案的全面收集以及整理，能够促进档案运用效率的提高，加强使用的便捷性，促进管理工作效率的提高；其二，促进档案安全性的加强，维护员工隐私，避免信息泄露产生的各种不良影响；其三，提高人事档案使用价值，以便于相关部门能够及时的了解和掌握员工信息，对医院人才结构优化十分有利，同时其也属于人才选聘的主要依据。

2 医院人事档案材料收集工作

2.1 定期收集档案材料

医院收集人事档案时，需要重视可能会形成档案资料的各类部门。但是，因为员工社会与工作行为会持续的进行转变，所以材料收集并不简单，再加上医院属于知识密集型场所，极易产生审核、任免、学历、技术评审等相关档案资料。对此，医院档案管理部门需做好日常宣传工作的基础，构建更加高效、科学的信息数据交流方法，并对档案材料开展定期的收集，让档案材料能够得到实时、持续的补充。对于某些由于历史原因造成无法进行收集的相关医院档案，有关部门应提供证明，然后再在备份中对具体状况予以表明。

2.2 健全医院归档材料

补充存在缺失情况的医院档案，需要投入大量的时间与精力，并且涉及的任务量和难度高[2]。由于某些部门缺乏对档案资料的关注，使得医院档案材料难以及时归档，久而久之就会让医院档案材料出现缺失的情况，提高收集难度。特别是医院改革的持续深入，医院人事体系产生了诸多的变化。针对医院员工来讲，不只是运用人事机构开展分配工作，对人才予以招聘的方式存在着多元化，进而让相应的管理也呈现出了多样性，涉及人事代理、单位代理和长期合同人员等。在此情况下，医院难以对档案予以顺利的收集，特别是高级人才。为了能够解决此情况，医院档案部门应注重对相应部门的催促，及时补全档案内容。

2.3 推动档案材料收集正规化、信息化发展

就人才档案而言，主要通过具备保存、参考价值的相关声像、文字、图表构成。在技术与观念原因的影响下，部分医院在流动人才档案方面主要为传统的纸质案卷[3]。在科学技术不断推陈出新的背景下，人才流动频率逐渐升高，传统纸质档案难以应对这一现状，使得人事档案使用率较低，缺乏活力与生命力。为了能够解决此问题，医院需构建起良好的“大档案观”，逐渐摆脱传统纸质档案的束缚，建立全方位、多层次的立体性信息档案。同时，建立涉及“声像文件”等相关功能的档案管理平台，推动档案管理的信息化、系统化发展。医院对信息化档案管理平台予以构建之后，可通过录像、录音等方式，对人才考评过程予以详细记录，进而增强对考评过程的监督，更好的体现出工作人员在考评时的表现，为今后考察培养人才创造面对面、直接的场景。针对人才历次考评场景，医院可将其保存于档案管理系统中。这样，使用档案时便能够对各种人才的成长予以充分了解。把纸质档案同立体信息影像信息相融合，全方位表现出一名人才的成长历程，并有效避免了交接档案纰漏问题的出现。

3 医院人事档案的整理

3.1 档案材料的鉴别

档案管理部门根据相关文件规定以及原则甄别、审核所收集的准备归档材料的展架，对其保存价值进行判定，确定材料能不能归档，这便是鉴别工作的主要内容。在人事档案工作中鉴别工作占据着极为重要的位置。首先要对材料内容的齐全性和真实性进行查看。一旦发现与实际有所出入，或多余重复、不应纳入人事档案范围之内的材料，应马上剔除，同时第一时间在材料上做好标记。固定必须盖上组织印章的，若是缺少，必须马上补盖，之后再进行归档。若是相关材料必须本人签字，只有通过本人签字才可以归档。就来源时间模糊的材料，要调查并标注清楚后再归档，就通过鉴别确认毫无保存价值的，又不适合退给本人的材料，应做好相关登记，向主管领导上报并获得许可后开展销毁工作。

3.2 技术加工

在对档案材料进行整理时，经常碰到各种问题，如材料有折皱、卷角、破损、不规则等，为了更好地保管、装订以及利用，使档案材料寿命延长，需要采用相关技术手段进行加工[4]。第一，要把档案材料上的金属品去掉。针对人事档案材料来说，应运用十六开的公文用纸，若是档案材料的规格大于规定范围，在不破坏字迹或不对材料完整性造成影响的情况下，可以裁剪，若是不能裁剪，需要将其折叠好，并确保整个案卷平整，不能损坏照片和文字，以为阅读提供方便。第二，部分档案材料上打孔的洞眼较多，在装订之前应用宣纸裱糊好多余的洞眼，严禁出现多孔现象。就未空出装订线活过窄的材料，在装订线一侧把一条白纸边缝纫好，预留充足的装订位置，以确保在装订和打眼的过程中不会对材料的内容造成影响。

3.3 编目、信息录入电脑

每卷人事档案需要涉及全面、系统的档案材料目标。在整个人事档案环节中，目录编辑是重点，其是档案内容的纲目，也是查阅时的索引，能够促进使用者工作效率的提高。借助档案管理软件，医院编辑这些目录时应坚持规范化原则，保证档案名称准确无误，且十分简要。打印目录后，把每一卷人员基本情况、个人简历、学习情况的动信息如实记入系统中，如此一来便能够准确、迅速的进行查找。

4 结语

综上所述，医院人事档案收集和整理，属于复杂、繁琐的一项工作，档案人员需要做到高度负责，一丝不苟，不断完善医院人事档案内容。精炼材料，规范统一，夯实人事档案管理科学化、规范化的基础，进而有力地促进医院档案工作可持续健康发展。