电子票据无纸化报销实现路径研究

文晓霞 杨 茹 唐天琳

(成都航空职业技术学院财务处 四川 成都 610100)

2013年6月全国首张电子发票开具，2016年1月1日起，增值税电子发票在我国全面推行，时至今日电子票据已得到广泛应用。而外部环境的变化、相关政策的要求、电子化进程的推进以及电子票据的优势等诸多方面都要求高校必然接受电子票据并对其进行科学管理和有效应用。而目前如何确保电子票据整个生命周期的电子化，使电子票据完整生态链与会计核算有效结合，实现电子票据报销从有纸化向无纸化转变是亟需解决的难题。

一、电子票据发展现状

(一)电子票据的定义

电子票据实际上就是在商品流通领域的各项操作中用到的电子模式的收付款票据，其实质是将实物票据电子化，主要包括电子发票、财政电子票据、电子客票等。电子票据的传输、阅读、保管等均需借助一定的计算机设备以及光介质或磁介质等，其生成、确认、传递、存储、管理均依托信息技术。

(二)电子票据的特点

电子票据作为经济社会信息化、电子化、无纸化发展的必然选择，相较于传统纸质票据具有以下优势：

1.电子票据能够降低成本，节能环保

传统票据必须借助纸张作为载体，而电子票据最大的特点就是无需借助纸张进行记载，而是通过数字方式进行存储和传递，这有利于节约纸张，降低运营成本，落实节能环保，直接和间接经济效益显著。

2.电子票据易于保存，方便消费者使用

传统票据的开具和传输过程较为繁琐，且存储过程中容易损坏和遗失，而电子票据的所有数据都可以通过数字方式进行传递和储存，存储容量大且不易受到外在因素的影响，便于消费者保存和使用。

3.电子票据能够节约劳动力，提高财务效率

传统票据的数据需要手工录入，无法进行自动化处理，同时财务部门和其他部门之间的数据也无法有效共享，而电子票据的核对、登记、存储、归档等任务均可由计算机通过网络自动输入，大大降低劳动力成本。同时，由于有关数据无需手工重复录入，也因此减少了产生错误的几率且由于网络传输相较邮寄等方式更为高效便捷，可以减少延迟，缩短业务处理时间，提高财务工作效率。

4.电子票据能够提升信息使用率，提高税务部门管理水平

电子票据有利于会计人员对会计数据进行统计、分析和再加工，从而形成有效的财务分析数据和报告，为决策者规划、决策、控制和评价提供参考依据，提升各类信息使用率。电子票据的使用和推广，不仅有利于税务部门通过电子发票管理体系实时监控发票的领取和使用情况，及时发现假发票等问题并及时采取有效措施，从而缓解税收管理工作的延迟性，提高税务部门管理水平。

5.电子票据能够推进信息化进程，推动会计人员由核算会计向管理会计转型

电子票据的发展离不开信息化水平的提高，同时伴随电子票据的普及和优势利用，我们对信息化技术提出了更高、更新的要求，这有利于推动整个单位信息化进程。电子票据的发展让会计人员从繁重的数据核对、录入、存储、归档等任务中解脱出来，会计人员有更多的时间和精力从事数据分析和财务管理工作，推动会计人员由核算会计向管理会计转型。

(三)电子票据发展现状

2015年8月，我国选取北京、上海、浙江、深圳四地为试点区域，开展增值税电子发票系统试点工作，试点之后在当年11月，国家税务总局发布《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》(国家税务总局公告2015年第84号)，增值税电子发票开始在全国范围内推行。为推动财政票据电子化进程，2012年12月，财政部发布《关于推进财政票据电子化改革的方案》(财综〔2012〕104号)，在方案指导下，2013年5月中央部门和单位财政票据电子化改革试点工作拉开帷幕，到2018年11月，财政部通过发布《关于全面推开财政电子票据管理改革的通知》(财综〔2018〕62号)，在全国范围内推行财政电子票据，至此电子票据成为大家熟知的存在，并影响人们日常生活。为推广和运用医疗收费电子票据，2019年8月，财政部发布《关于全面推行医疗收费电子票据管理改革的通知》(财综〔2019〕29号)。2020年4月，交通运输部、财政部、国家税务总局、国家档案局在《关于收费公路通行费电子票据开具汇总等有关事项的公告》(2020年第24号)中规定“单位可以仅使用通行费电子票据进行报销入账归档，不再打印纸质件”，这为通行费电子票据的无纸化报销提供了明确的依据。以上一系列文件的出台和工作的开展，极大的推动了电子票据的普及和发展。

2015年12月，财政部、国家档案局发布修订后的《会计档案管理办法》，该办法中规定“单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案”。到2020年3月，财政部、国家档案局在《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号)中再次明确指出“来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力，除法律、行政法规另有规定外，电子会计档案可不再另以纸质形式保存”。国家关于电子会计档案的规定扫除了电子票据从有纸化报销向无纸化报销转型道路上的政策障碍。从纸质票据到电子票据，从电子票据到无纸化原始凭证，时至今日电子票据在的使用已较为普遍，电子票据的无纸化报销正在不断尝试，未来可期。

(四)电子票据对高校财务报销的影响

高校是电子票据使用和报销的主要场所之一，目前在高校财务报销中电子票据和纸质票据并存，且以纸质票据为主。因我国高校经费支出和审核较为复杂，部门众多、活动频繁、业务繁杂、资金流动量大，导致会计人员和报销人员矛盾比较突出，“报销难”长期困扰会计人员和财务报销人员。一方面报销人员由于时间问题、签批问题、票据问题等很难一次报销成功或需耗费较多精力；另一方面财务部门的会计核算人员面临复杂多样的票据类型，不仅要对照相关制度审核报销依据、报销标准，核算票据金额，还要辨别票据真伪，业务量巨大。目前，电子票据的报销无法实现全流程无纸化，不便捷的规定和不熟悉的流程很可能导致电子票据在报销时无法一次性顺利完成，需经办人员多次办理或操作，不仅不能解决高校报销难问题，还很容易降低报销人的满意度、加深报销人和财务工作者的矛盾。但伴随信息技术的进步和发展，高校信息化进程的推进，电子票据的优势将逐步凸显，高校不能为一时的困难，否认电子票据对高校财务报销的有利影响，将其视为麻烦或者被动应对其带来的挑战，而是应该以发展的眼光看待问题，以此为契机，从根本上解决高校报销难题。

二、电子票据无纸化报销实施障碍

(一)受传统观念影响，电子票据无纸化报销接受程度低

由于电子票据正式推行的时间不长，属于新兴事物，虽然大家都认可其特点，但是受传统思维和认知的影响，报销人员和会计人员都习惯于以往纸质票据报销和入账的流程，且普遍认为纸质票据更可靠，更易于辨认发票数据。现阶段电子票据和纸质票据并行存在，将电子票据打印成纸质版仍是电子票据报销的主要形式。虽然打印成纸质版的电子票据作为原始凭证符合相关法律的规定，但从电子票据的整个生命周期来看，电子票据在报销时又“回归”到纸质版，这不仅与票据电子化的初衷相悖，同时也很难真正发挥电子票据的信息化优势。

(二)电子票据管理制度缺失，无纸化报销不规范

目前高校实行政府会计制度，现有的制度对传统纸质发票的核算、保管等做了相应的规定，但这些规定基本不符合电子票据系统化、电子化、无纸化的特点。电子票据管理制度缺失，这导致电子票据无法真正发挥其应有的优势和作用。要实现电子票据无纸化报销，高校必须结合自身特点，制定电子票据管理制度，规范并指导电子票据的报销流程。此外，虽然有关通知规定“来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力，电子会计档案可不再另以纸质形式保存”，但如何将电子会计档案封装、存档、管理等也是高校需要思考和研究的难题。

(三)信息系统壁垒严重，信息化水平不高

目前绝大多数高校都有自己的办公系统，各职能部门也大多有自己的业务信息系统，但这些系统一般都由不同的公司开发，其业务数据大多不能脱离自身信息系统。由于各系统之间的相对独立性，使得大部分系统之间的业务数据无法顺利实现传递、读取和交互。这也是导致会计核算系统的数据大多需要手工录入而非直接导入的重要原因。同时，其他系统产生的电子化会计原始凭证因无法顺利对接会计核算系统也必须打印成纸质而进行报销，而非全流程电子化，且全国各地开具电子票据的平台标准不统一，也给高校财务信息系统的对接造成了困难。

(四)电子票据真伪鉴定困难，防止重复报销复杂

长期以来会计人员普遍借助国家税务总局全国增值税发票查验平台对发票的真实性进行验证。因查验过程复杂，工作量较大，会计人员通常会要求报销人员提供打印的查验结果，以此作为报销审核的依据，这种方法本身无法完全确保报销人员提供查验结果的真实性。而电子票据是以数据电文形式进行存储的，报销人员可以利用各类程序及修图软件篡改电子票据的金额、抬头、内容等要素而不被会计人员发现。如果由会计人员逐一进行查验，既降低了工作效率，也没有发挥出电子票据应有的优势。此外，重复报销问题也是妨碍电子票据推广，困扰财务会计人员的问题。虽然电子签名和签章技术在很大程度保证了电子票据的唯一性，但是电子票据是以电文形式进行存储，由报销人在需要的时候自行下载、打印并报销。这就存在报销人将电子票据保存在手机、电脑或邮箱中，反复打印、重复报销。若会计人员不严格把控，将会造成财务数据的错误和国家税务的流失，为解决重复报销的问题，有的高校会要求报销人对发票真实性和唯一性进行承诺，有的会建立电子发票备查簿等，不管哪种方式相较于传统纸质发票都变得更加复杂。

三、现阶段推进电子票据无纸化报销的实现路径

(一)转变观念，充分认识到电子票据的优势及其无纸化报销的必然性

电子票据无纸化报销不仅是社会经济系统的变革，更是思想观念的变革，我们必须强化电子票据全面替代传统纸质票据的意识，突破纸质票据作为入账凭证的观念束缚，不能因为一时的不方便拒绝接受新事物，新挑战，要坚信伴随信息化水平的提高和国家的大力推动电子票据的无纸化报销的优势会越来越明显，不管是数据安全性、对工作效率的提高还是节能环保等方面都会优于纸质形式。要逐渐树立电子票据作为审批、报销、存档、审计依据的观念。此外，要让电子票据无纸化报销完全替代纸质票据，尤其需要得到高校资深会计人员和各职能部门分管领导的认可，领导观念的转变是关键。

(二)加强电子票据管理制度建设，规范电子票据报销流程

从制度角度看，目前国家在电子票据的合法性、电子会计档案管理、电子票据报销等方面都有相关规定，有法可依。高校作为创新、创造的摇篮，应密切关注并掌握国家在操作上的新变化以及发布的新制度。并在国家现有法律法规制度的前提下，结合自身实际和优势研究电子票据管理制度，按照电子票据应用实际制定相应的核算办法以及电子票据无纸化报销实施方案，这不仅要求从根本上提高电子票据管理水平，而且要求在实际操作上合法、合规、高效、便捷。

(三)加强信息化建设，做好系统衔接，提升系统安全

目前，高校内部各职能部门都在加强信息化建设，但建设水平一般，且由于各部门的信息化建设未进行统一规划，彼此独立，无法进行衔接，严重阻碍了电子票据无纸化报销的顺利实施。实现高校电子票据全流程电子化，不仅需要加强财务信息化建设，全面推动无纸化办公，改善现有审批、核算模式，还需要将各部门间的业务信息系统进行优化集成，并与会计核算系统进行有效对接，实现数据共享。且在数据共享过程中要确保数据的完整性、安全性、可用性，防止数据篡改、替换、遗失。

(四)利用二维码扫描、财务机器人等方式辨别电子票据真伪，防止重复报销

我国电子票据上均有一个包含了该票据信息要素的二维码，高校可借助手机的“扫一扫”或者扫描枪等工具通过扫描二维码初步实现电子票据相关信息的提取和保存。在提取基础数据的基础上，可以根据高校会计核算系统数据接口标准，将获取的数据转化为可用的凭证数据接口格式，导入系统进行自动化核算和入账，且导入的票据信息可存储于会计核算系统中，防止重复报销。这种基于票据二维码的扫描识别与核算在当前技术上是可行的、在操作上相较传统手工录入更加便捷。目前不少高校的财务核算软件已实现实时连接国家税务查验平台，接入查验平台的财务核算软件可通过扫描二维码对电子票据的真伪进行自动核验和结果反馈，有效解决了验真的问题。除二维码扫描外，高校还可以利用财务机器人自动识别电子票据数据，自动登录国家税务查验平台查验票据信息真伪，并将查验结果返回票据信息数据文件中，解决验真和防重复报销难题。

(五)加强宣传，加快报销人和会计人员学习及培训

为推动电子票据的无纸化报销，高校财务部门可以通过微信公众号、财务处网站、培训班、专题讲座等渠道和方式对电子票据报销事宜进行宣传和解释说明。由于电子票据在报销流程方面增加了很多新的操作，可能会引起学校师生的不满，财务会计人员需保持耐心、做好答疑解惑，收集报销人员提出的难点和问题。此外，为适应信息化水平的发展，高校报销人员和财务工作者需要加强学习和培训，不断学习财务会计理论知识、学习先进的计算机技术、网络技术等，与时俱进、不断进步，以适应社会经济的发展和变革。另外可以加强与兄弟院校的交流沟通，互相取长补短，借鉴经验。

四、结语

总的来说，电子票据的优势促使国家不断出台相关的政策保障其合法性和可报销性，社会有关部门也大力支持并鼓励电子票据的应用和推广。虽然电子票据已得到广泛使用，但传统观念、会计制度、信息化水平等因素仍制约着电子票据的无纸化报销，目前就高校而言也没有真正解决报销难问题，要实现全流程的“无纸化”牵涉甚广，绝非一朝一夕可以实现。但我们可以预见在未来电子票据的获取、识别认证、审批、入账、结算支付、会计档案保管等全过程均能实现无纸化，这无疑将给财务工作带来巨大的革新和优势。因此，我们要在当前条件下，为电子票据无纸化报销奠定实现基础，从各方面做好准备，在挑战中提高信息化建设和财务管理水平，带动学校整体发展。