人事档案管理规范化建设的思考

程远玉

【摘 要】档案管理是一项保密性的办公室管理工作，其工作量大且内容多从系统归类、装订整齐到编目准确等各个环节，加强档案案管理规范化建设势在必行。

【关键词】人事档案管理;规范化建设

人事档案在干部职工录用任免、薪酬待遇、评聘考绩等日常工作中发挥着重要作用。近几年在人事档案核查、利用工作中突显出因基础工作不扎实，造成许多重要的材料应归未归，已归档的材料凭证作用、参考价值降低等问题。为了进一步规范人事档案管理，有必要围绕业务流程进行认真探讨，并针对重点难点问题分析解决的思路和方法。

一、归档材料要完整、规范并及时归档

1.归档材料要完整人事档案。材料分为十大类：一是履历材料;二是自传材料;三是鉴定、考核、考察材料;四是学历、专业技术材料;五是政治历史审查材料;六是党、团材料;七是奖励材料;八是处分材料;九是工资、任免等材料;十是其他材料。需归档的材料内容是人事活动的产物，是一个动态过程。所以反映一个人的具体事物大多数情况下不是一份材料，而是一系列材料;不能只有结果，要有过程的体现，完整的材料才能客观、真实地反映事物的全貌。如第四类学历、专业技术材料中，学历材料则包括学员登记表、成绩表、毕业生登记表、学历（学位）证书等。专业技术材料则包括申报表、考绩材料、聘任审批表、套改和晋升审批表等。归档材料还要求手续完备。要求由组织形成的材料要有形成时间和组织盖章，需本人签署意见要有本人签署，留有贴照片的位置需按要求张贴照片。个人撰写材料要有形成时间及本人签名。复印件要求来源单位盖章，经办人签名，注明时间。再如第九类工资待遇、任免等材料，录用材料是个人首次参加工作时间的重要凭证，个人参加工作时间按不同时期、不同渠道分别依据县级以上劳动人事部门审批时间;鉴订合同之日;企业办理录用手续之日;用工之日作为认定依据，这类材料有规范的呈报审批程序，需手续完备才是有价值的凭证。鉴定内容完整，手续完备的材料才能归档，无保存、查考价值的材料不予归档。

2.归档材料要规范人事档案。材料保留着真实的历史痕迹，不规范的材料难以保证其真实性。同类材料在不同时期根据国家规定有规范的办理审批程序以及制式填报要求，要求字迹清晰，无涂改痕迹。有涂改痕迹的材料不予归档，已归档的不能作为认定凭证。如姓名要求与户籍相符，如曾更名或档案中姓名记载不一致需提供户籍管理部门证明材料。出生时间一律按公历填报（早期形成的材料中注明是农历的，可以换算为公历），有涂改或记载不一致的情况发生，要求提供户籍管理部门的户籍档案或底册复印件，加盖户籍管理专用章，注明取得时间，作为证明材料反映当事人的真实情况，国家政策对出生时间的审定有明确的规定。

3.材料归档要及时。要建立健全人事档案管理沟通协调机制，落实档案管理人员职责。单位负责文件收发、劳资人事、党群管理工作的人员根据工作进展情况把需要归入个人档案的材料及时移交给档案管理人员。档案管理人员要掌握人事档案形成的规律，主动加强联系、沟通，注重日常人事档案材料的收集，及时将档案材料移交给人事档案管理部门归入档案，移交过程中要形成移交清册。档案材料的遗失，多因归档不及时造成，时过境迁人员交替，职责不明，带来工作上的诸多不便，暴露出日常管理工作的缺失。

二、档案材料整理要分类明确、装订整齐、编目准确

1.分类要明确。材料按类别明确分类，第十类其他材料是指不能明确归入前面九大类的，有凭证、查考价值的材料。其中第四类学历、专业技术材料按学历、技术培训、评聘材料、论文分为四个小类;第九类工资待遇、任免等材料按工资待遇和录用、任免材料分为两个小类。重复件要剔除，装入散料袋。空出的类别用空白页补充。按形成时间先后或重要程度排序，如第五类政审材料按“批复（决定）-结论-本人对结论的意见-调查报告-证明材料”等顺序排列。每大类材料首页右上角张贴分类纸以便于区分，每份材料首页右上角用铅笔编号，标明页码。

2.装订要整齐。拆除订书针、大头针、回形针等易生锈的装订物，按A4纸张大小为规范统一整理，衬纸一律用复印纸。破损的材料要衬纸修补;纸张小的要贴边;纸张大的，如大出部分有信息可折叠，无信息可剪裁。用加了防虫剂、防潮剂的浆糊裱糊，待干燥后，统一用打孔机打孔，整齐装订成册。

3.编制目录要完整。准确以一份材料为单位，分别填写类别、材料序号、材料名称、形成时间和页码。材料名称过长可适当简化，没名称可自拟名称，要求语言规范、用词准确。材料形成时间以最后落款标明时间为准。形成的目录要检查核对，做到准确无误，应保留电子版。要求目录与档案内容一致，电子版目录与紙质版目录一致，便于保证人事档案的安全性，及档案查阅、利用、移交等后续工作的开展。

三、档案材料的利用要制度化

1.制定严格的档案管理制度。各单位需制定严格的管理制度，确保人事档案材料在利用过程中的安全。借阅时要根据实际情况制定审批程序、批准权限、借阅范围和注意事项等，要有记录。不得出现涂改、抽取、撤换、毁损等影响档案材料安全的行为。一般情况不能外借，特殊情况需外借要限期归还，不得擅自转借他人。因工作原因需取证，履行过审批手续后由管理人员拍照或复印。严禁查阅本人和直系亲属的档案;严禁将易燃易爆危险品带入档案室;严格遵守档案法和保密制度。

2.提升档案管理水平。现阶段人事档案在干部人事管理工作中的重要作用日渐突出，人员进退流转的审批程序已从过去由人社部门统一把关，转换为各级人事主管部门负责审核评定，这就对人事档案管理工作有了更高的要求。建立健全人事档案管理工作制度，不断完善管理体系，把工作职责切实落到实处。工作人员应通过实践和学习不断提升业务素质和能力，注重总结和积累，在日积月累做好基础工作的同时逐渐向档案信息处理复合性人才过渡，为人事管理工作奠定扎实的基础。

参考文献：

[1]张晓斌.机关事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].办公室业务，2016（6）：132.

[2]卢秋蓉.机关事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].办公室业务，2017（8）：163

（作者单位：山东省单县疾病预防控制中心）