基于医院信息系统的医用耗材网上申领系统的应用

韩梦思，王道雄，彭奇，孙冬杰(通信作者)

华中科技大学同济医学院附属同济医院器材科 (湖北武汉 430030)

医院信息系统(hospital information system，HIS)是利用计算机和互联网技术，以数据库为核心而建设的为医院各部门实现患者信息的收集、存储及数据交换的一整套结合了多学科、多技术的综合性信息系统，具有技术系统与社会系统的双重属性[1]。HIS可以实现患者从入院到出院的就医全过程信息的追踪与管理，系统中又包括许多能够独立工作及进行信息的传输与共享的子系统[2]。随着信息化技术的发展，HIS的应用逐步从临床科室扩展到医院的其他部门。医用耗材库房作为后勤器材科与临床科室联系的第一线，每天有大量的耗材从库房流动到临床科室，流动过程的效率在一定程度上会影响临床科室的日常运行效率。在HIS中建立一个子系统来实现医用耗材的网络申领与管理，将烦琐的窗口申领模式转变为网上申领模式，能够实现更加高效、精细的医用耗材管理。本文首先介绍了传统的耗材申领模式与网上申领模式，并在此基础上探讨了医用耗材网上申领系统的应用给后勤和临床科室带来的好处，最后列举了现阶段网上申领系统存在的不足，希望能为其今后的发展提供一定的参考。

1 传统的耗材申领模式

传统的耗材申领模式存在由于窗口交流时间过长导致的工作效率低、基本数据库管理不够严谨导致的精确度低、口头通知导致的管理混乱等问题，如在申领普通耗材时，临床医护人员首先要到库房记账室刷科室经费卡，并逐一告知记账员所需耗材的型号与数量，记账员录入并打印出耗材出库单，临床医护人员拿到出库单后方可前往库房领物；在申领专科耗材时，一般由临床科室口头告知采购员所需耗材的型号与数量，采购员通过电话形式通知供应商送货。

我院为三级甲等综合性医院，临床科室众多，记账人员因此每天要进行约200次的出库操作，导致库房排队现象较严重。为了提高库房的工作效率和服务质量，有必要建立耗材网上申领系统[3]。

2 耗材网上申领系统的建立

原国家卫生计生委在2017年指出，我国的医疗信息化发展仍存在资源统筹力度不足、业务协同与资源共享不够彻底、相关法规与标准相对落后等问题[4]。为了建设全方位的医疗信息化体系，各医院的信息化建设在积极进行中。作为医院信息化的重要标志，HIS的建设成了各大医院的重点关注对象。世界上最早的HIS于20世纪60年代诞生于美国的麻省总医院，我国医院的信息化建设始于20世纪70年代末，与发达国家相比存在一定的差距；经过多年的发展，HIS已经实现了医院的医疗、财务、后勤等部门的全方位覆盖，在提高医院各部门工作效率的同时，有助于实现医院成本的合理控制与监督[5-6]。

我院计算机中心联合外包团队结合实际情况，在我院已有的HIS基础上研发了医用耗材网上申领系统。该系统采用统一格式的二维码耗材送货单，库房管理人员可以通过扫描送货单上的二维码进行耗材的出入库管理，极大地提高了工作效率与准确率；此外，该系统还与医商云平台进行了对接，采购员可以直接将临床所需采购的订单发送给供应商。

在新的耗材网上申领系统中，临床医护人员可在网上耗材申领界面上根据科室的治疗需求创建不同的耗材目录，在每次需要申领时，只需填写相应短缺物资的数量并按照普通耗材和专科耗材分类提交即可。普通耗材的订单会直接被库房记账员接收，记账员对订单内的耗材进行审核，打印出有库存的耗材并送至库房，库房管理员会尽快安排送货至指定的收货地点，对于库存短缺的耗材，库房管理员则会及时在采购界面下达采购订单，以保障临床对耗材的需求。专科耗材的订单则会被采购员接收，采购员确认后会将订单发送给各专科耗材的供应商，供应商在收到订单后会尽快安排专科耗材的配送。

3 耗材网上申领系统的优势和不足

医用耗材网上申领系统作为医院耗材管理信息化的重要渠道，与传统的耗材申领模式对比，具有以下优势。(1)提高了效率：耗材网上申领系统的应用免去了记账员和临床医护人员大量的窗口交流时间，且可以根据临床科室提交的订单一键出库，极大地提高了库房工作人员的工作效率和准确率，据统计，传统模式记账每天的出库量为221条，而新系统的出库量同比增加到了250条；此外，由于采取了统一配送的模式，节约了临床医护人员的时间。(2)实现了精细化管理：耗材网上申领系统中的基础数据库是按耗材单品单号的编码规则进行管理的；医用耗材不同于药品有着通用名或者化学结构，只要其材质、造型稍有不同，产品型号就可能不同，加之不同的公司对耗材的命名规则也不尽相同，导致供应商的送货单格式混乱、规格型号不规范[7]，而新系统能够生成统一格式的二维码送货单，送货单中各个耗材的型号规格都会非常精确地显示，记账员在通过二维码扫描入库时不会出现错误，因此，工作人员能够快速准确地统计各种耗材使用情况。(3)提高了便捷性：在传统模式中，月底对账工作烦琐，记账员首先要打印所有付款通知单和对账单并分类，由供应商对账无误后开具发票，再将发票送给采购员，采购员核对后上交至财务处，这一过程会消耗工作人员的大量时间和精力，且容易延误领导审核签字的时间；而在新系统的对账过程中，记账员只需要保存各个供应商当月的入库情况并更新到采购平台上，供应商即可通过医商云平台查阅对账单并自行录入发票信息，上传更新后由库房工作人员审核，审核无误后便可提交至财务部门进行结算，对账流程更加快捷准确，省时省力。(4)实现了溯源化管理：传统模式的专科耗材通过口头通知的形式订购，不具有溯源性，而且未记录库房验收的具体细节，会导致采购和验收流程混乱，无源头可查；而耗材网上申领系统可以将采购流程和验收流程都记录下来，方便查询，做到了有迹可循，也可以规范员工的工作态度和流程。

在实际使用过程中，我们也发现了耗材网上申领系统存在的不足。(1)临床科室现阶段无法实时查看其所需耗材的库存情况和耗材的一些基本信息(注册证、批号等内容)，希望后期能够加入此功能，以实现库房与临床科室的信息共享，临床科室能够实时了解各种耗材的情况并进行监督管理，对于特殊的专科耗材或者是大数量的普通耗材需求能够做到提前通知、提前准备。(2)未加入更加智能化的数据统计与分析功能，希望后期能够加入此功能，如此，工作人员不仅能够在系统上查看各个科室或者各种耗材的使用情况，而且能够智能化地统计与分析这些数据，如分析不同的因素(时间、气候、耗材的变更等)对各个科室耗材使用情况的影响，库房管理人员能够根据以上分析结果做到更加精细化的管理与更加科学化的预算。

4 小结

目前，HIS已被广泛应用于医院的日常工作中，但是，医用耗材管理的信息化水平仍有待提高。为了实现医院的全方面发展，需要在医用耗材管理的信息化建设上投入更多的精力。耗材网上申领系统的应用在很大程度上提高了临床科室与库房的工作效率，节约了人力资源，提高了临床满意度，促进了医院后勤服务的精细化和科学化，但现阶段该系统存在很多的不足，我们要在此基础上完善并补充各种功能，使其更加科学合理。