新时期医院医疗设备档案管理策略

孙德卿，张婧，陈琦，王跃

1. 上海中医药大学附属曙光医院(上海 200021) 2. 上海交通大学医学院附属仁济医院(上海 200127)

1 医疗设备档案管理的必要性

从上世纪九十年代开始， 医院进行改革， 逐步转变为企业化管理， 资产也逐步向多元化转变,从单纯的服务转向效益与服务双向的模式， 各个地区间的竞争逐步加强。随着新的医疗形势， 医院设备在确诊、 治疗等医学方面所起的作用也越来越重要， 很多医院都引入价格高昂、 精密度高的医疗设备， 为医院发展提供更有利的条件。但是面对医疗设备更新速度很快的医疗环境， 医疗设备的管理模式没有跟上新的时代， 导致在医院如何利用医疗设施使其发挥最大效益方面出现了各种各样的问题。因此对于很多的医院来说， 目前最需要解决的问题应该是： 学会如何管理好、 使用好医院的高精尖设备， 使其惠及我国的医疗事业， 为医院带来最大的经济效益和社会效益。

2 医疗设备档案管理中存在的问题

自从改革开放后， 医疗设备更新快， 然而对于医疗设备的管理等其它方面却没有及时跟上医疗设备的改变。医疗设备档案管理要适应新形势， 必须从医疗设备档案管理设备、 管理条例、 人员能力与科学管理意识4个方面进行分析。

2.1 医疗设备档案管理不完善， 有损医疗设备的经济效益和社会效益

医疗设备的更新换代， 也使得医疗设备的管理设备不断地更换和完善， 但是在一些偏远的地区计算机网络不发达， 仍然采用传统的手工记录方式， 这种方式对于设备的记录很容易出现人为的主观判断。一方面由于现在设备的寿命短则几年， 长则几十年， 另外一方面人员流失严重， 手工记录的方式很容易遗失很多信息， 导致出现错误的医疗设备评估， 从而对于医院采购设备时产生干扰， 同时在评估对应的医疗设备为医院带来的经济效益和社会效益出现偏差。

新医改后， 2011年1月7日财政部联合卫生部对于我国1998年的“医疗财务制度”进行了关于“财政部、 卫生部关于印发医疗财务制度”的全面修改通知， 并且规定从2012年1月1日就在全国进行全面的推广执行。新制度的医院固定资产折旧年限表将医疗设备产品目录的大类进行了规定， 大类分为专用设备、 一般类设备与其他固定资产。二级明细分类共记19项， 目的是使其对应的入账会计类别以及财务报表的制度必须相对应。而对于固定资产的原有记账和报账品目录又可分为8类。因此具体到实际的医院， 其品目可达上千种， 比如以北京大学第三医院为例， 品目共计1 200多条， 与实际要求有很大差别。如果医疗设备档案管理的设施不够完善， 档案管理人员并不能很快地调取信息资料， 甚至还可能会丢失或遗忘一些信息， 导致档案管理人员的工作效率不高， 更严重的可能会对医疗设备所带来的经济效益和社会效益的评估产生干扰， 不能很好地评估其所带来的损失。

2.2 医疗设备档案管理条例不完善， 导致各部门配合度不高

在全国， 很多医院并没有一套完善的医疗设备档案管理制度， 这种情况在一些基层医院更为明显， 一方面基层医院人数不多， 科室设置不完善， 另一方面医疗设备数量较少。其实， 对于医疗设备档案管理， 不仅涉及档案室， 同时还有职能科.室及相关设备的使用科室。在进行档案管理时， 档案就是记录每个医疗设备从购买、 安装、 维修到报废的过程， 档案管理人员需要时刻对每个设备进行记载， 就需要各个科室的配合， 详细地报告关于设备的使用次数、 耗电成本、 年设备折旧、 年平均操作人数、 年人员成本、 资金占用、 成本回收期、 年投资收益率、 使用时间、 房屋折旧面积、 年设备维修等一系列的数据， 这些都需要各个部门的配合， 而不是由单一档案人员进行记载。

2.3 医疗设备档案管理人员能力参差不齐， 加大设备档案管理的难度

通常， 医院领导并不重视医疗设备档案管理工作， 以至于招收非专业人员或兼职人员。因此， 造成档案室管理员知识欠缺， 能力及学历也参差不齐。沟通、 交流困难， 效率不高， 在记载设备医疗详细信息时容易出现遗漏、 错记等问题。

2.4 医疗设备档案人员缺乏科学管理意识， 间接增大医院总体管理水平难度

在医疗机构中， 常常忽视非临床、 后勤部门在医院中所起的作用。因此， 医院领导和相关人员会对医疗仪器的购买很重视， 但是对于医疗设备引入后的日常使用、 维修等缺乏关注。虽然医院领导认为患者的病案、 病历资料库的建立和完善很重要， 而对于档案资料库的建立和完善缺乏应有的重视， 甚至有些医院在这方面还完全是空白， 因此在一定程度上增大了医院的管理难度。

3 完善医疗设备档案管理的措施

3.1 完善医疗设备清单

建立一份详细的、 明确的医疗设备清单是设备档案管理的基础。

首先， 应该进行规范的建档分类， 为了建档规范方便， 应该严格按照固定资产的类别进行分类， 但需要参照我国2011年中华人民共和国国家质量监督检验检疫局和国家标准化管理委员会联合制定的财务部“固定资产分类与代码GB/T14885-2010”中专用设备的第45号品目共计198条目， 与2000年实施的国家药品监督管理局令第15号“医疗器械分类规则”及最新的“医疗器械分类目录”中68码的类别。然后， 对科室的所有人进行现场指导， 相互讨论， 根据医院的情况对国家上述规定进行分解。

每一台医疗设备建立固定资产台账和卡片， 内容包括医疗设备取得的日期、 金额、 预计使用年限、 型号规格、 品牌等内容， 并对每一台医疗设备进行编号管理， 建立唯一码管理。

3.2 完善医疗设备档案管理条例

在完善医疗设备档案管理条例时， 因为每个医疗机构档案管理制度都有所不同， 所以应该遵循集中统一管理的原则， 同时建立一套与医疗设备档案管理制度相符合的规章制度。

在制定档案管理条例时， 应该在因地制宜， 符合自身发展前提下， 实现医疗设备档案管理的系统化、 制度化与规范化， 将其作用充分发挥出来， 使其更好服务于医疗事业。

在进行完善医疗设备档案管理条例时， 首先， 应该明确每个岗位的工作职责， 先对每个在岗人员都进行问卷调查， 找出目前岗位存在的一些问题， 然后进行完善相关岗位的管理条例； 其次， 对于医疗设备档案管理和医疗设备都需要进行检查维修等记录的工作， 需要从中找到日常维修设备存在的条例漏洞； 最后， 将人和设备进行挂钩， 放入到医院整个大环境中， 明确医疗设备管理工作也是和其它科室一样参与医院的考核部分， 关系到相关人员后续的考评、 职称晋升等发展， 同时对于和其它部门的协调工作， 也进行相关的规定， 从而加强管理。

因为医疗设备关系到医疗机构的整个运转， 因此对于其维护也是很重要的事情， 在制定相关条例时， 应该在进行医疗设备档案管理条例设置时， 从小及大， 从设备档案室到医院的各个部门， 都要有所涉及， 尽量使每个条例都有规可循有法可依， 才可以快速提升医院各部门的效率， 也不会彼此之间产生干扰。

3.3 提高医疗设备档案管理人员能力

提高档案管理人员综合素质， 不仅仅是指招聘专业对口人员， 而是指综合素质知识能力强而且还要符合社会复合型人才。档案管理人员不仅仅要求专业知识， 还需要具有跨学科的专业知识， 比如： 经济、 法律、 计算机、 网络等学科， 此外， 由于很多设备都是从国外引入的， 所以档案管理人员还需要具备很好的外语水平， 这样才可以对于医疗设备的管理有很好的认识， 这些都是现阶段对于档案管理人员必须具备的知识要求。

对医疗设备档案管理人员进行培训时， 管理人员应该时刻谨记以下的规范： 首先在档案提取时， 应该交给专门的机构进行归口管理， 同时安排专人负责后续的装订、 归档和保管工作， 以方便日后的档案管理工作； 其次， 科室内部人员进行医疗设备档案的借阅时， 都需要做好登记工作， 对于科室外部人员借阅或复印时， 需要领导批准同意后， 交给档案管理人员进行存档， 才可以借阅， 同时外借的周期不可以超过3日； 最后， 参考“医疗机构管理条例实施细则”第53条中的规定可知， 医院设备作为价值比较高的固定资产， 它在档案上保存的年限不低于15年， 放入档案保存箱里不低于25年， 如果逾期则按照相关的规定进行处理。

档案管理人员需要专业的人士进行任职， 而不可以找其他部门的人进行兼任， 同时对于档案管理人员进行专门的定期培养以及相关专业知识考核， 催促其不断丰富自己的知识体系和综合能力。从而在日常工作中， 各岗位可以很好地进行彼此配合、 合作， 提高效率和执行力， 大大减小医疗设备档案管理的难度。

3.4 提高医疗设备档案人员科学管理意识

除了硬性的设备和规章制度以外， 同时还需要一些必备的软实力， 比如医疗设备档案管理人员的科学管理意识。档案管理是进行医疗机构效益考核的重要组成部分之一， 管理层的领导应该重视加强档案管理人员的管理意识， 档案管理工作直接影响医疗工作的正常运转。为了保障医疗机构的经济效益和社会效益， 医疗设备档案管理需要采取先进的、 科学的方法开展工作。一方面， 加强对档案人员管理意识的培养， 同时聘请一些院外的管理专家进行培训讲解， 通过内外的双重管理方法熏陶， 让管理人员自己从中摸索总结出适用于当地医疗管理的模式； 另外一方面， 需要医院加强关于设备档案室重要性的宣传， 加强各个部门对设备档案室的重视程度， 从而更加主动地积极地配合其工作。医疗设备档案人员需要具备科学管理意识， 与各科室进行很好的工作交流与配合， 可以有效地提高医院整体管理水平。

4 总结

目前社会各项高新科技层出不穷， 产品更新速度加快， 对于医疗设备和医疗器械都采用了一些先进的科学技术， 但是硬件设备的加速同时也对医疗机构的软实力产生了更强的要求， 所以在医院新财务制度的要求下， 从四个方面对医疗设备档案管理进行分析、 寻找策略。从而呼应着新时代对医疗设备档案管理的要求， 积极面对各方面出现的问题， 采取好对应的措施做好管理工作， 强化医疗机构运作能力， 提高其社会和经济效益。