数字档案资源建设研究

王爱华

摘 要：随着现阶段信息技术的高速发展，互联网的传播下数字档案资源的建设已经改变了原始记录的方式，现代化的技术被运用到了高校档案资源管理之中。数字档案建设是高校档案建设中的重要一个任务。数字档案的建设可以为高校的教学以及科研工作提供有效的数据资料，有助于高校日常教学活动的开展。目前高校的数字档案建设虽然取得了一定的成效，但也存在了很多问题和困境，制约了高校数字档案发展和建设的进程。因此本文针对高校数字档案建设中存在的问题，提出解决问题的建议。

关键词：数字档案 资源建设 研究

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1003-9082（2020）02-00-01

一、数字档案资源建设的意义

学校的教育工作中最重要的一个环节就是教学和科研，这两个工作环节正常有序开展离不开档案管理工作的落实。高校管理工作中会提供丰富的资源，目前社会科学的发展日新月异，高校将这些科学技术运用到档案资料管理中，可以不断的完善资源的获取方式，促使资源多元化的发展。同时也可以强化数字档案的建设，老师和同学可以通过相关的数字档案管理资料，就可以获得相应的知识，享受学校的网络资源服务，搜索需要的专业化理论，满足高校教师和学生对文献资料以及相关数据资料的获取。[1]

二、数字档案资源建设的主要内容

1.馆藏档案的数字化成果

馆藏档案的数字化成果主要是对于相关资料的接收进行数字化的整理，通过二次的加工发现文献中重要的数字资源。档案馆中的数字资源建设主要是对于档案馆所保存的大量归档资料进行电子文件的整理，是为了帮助馆藏资源的有效保存而提供的数字化处理方式。

2.归档部门提交的电子文档

高校各个高校的电子文档既包括电子文件、图片式的光盘和相关的数据资料。由于高校自身的建校以来历史悠久，档案资料也是较为丰富的，而每一个档案资料都具有一定的原始性，当归档之后就不能进行资料的更改，需要及时的进行数据化的处理。现阶段材料数据包括信息处理和数据信息的处理。

3.档案馆专门的数据库

高校档案馆形成了专门的数据库，需要定期的对数据库进行更新和维护，这些数据库中包含着建校以来的教学学籍管理以及多项科研项目和科研处理文件及学校建设和学校基建工程的完善的管理。高校的学生每一届都有上千人，甚至上万人，科研项目更是数不胜数。因此在高校资源档案管理中，档案馆所存在的数据资源存在着大量的管理文件和相关的文档资料都是具有保管意义和价值的。

三、数字档案资源建设中存在的主要问题

1.数字化制约因素多

目前我国高校数字档案管理建设中最主要的问题就是数字化制约的因素较多，在高校资源档案管理建设过程中，数字加工是高校档案资源管理的重要内容，由于受到各种因素的制约，导致数字档案管理过程中的工作效率低下，影响了正常工作的开展。由于高校的数字档案管理人员较少、资金运作较为有限、缺乏配套的技术支持，就会导致高校档案管理过程中数字化加工工作相对来说较为滞后。

2.档案管理人员综合素质有待提高

目前国家科学技术的不断发展，数字档案管理工作的开展也在日新月异。互联网的发展下，数字档案管理工作的开展与落实需要联系当今的信息技术，来适应时代的发展。但是从目前高校的数字档案管理工作开展以来，档案管理工作虽然管理技术在不断的更新，但是却没有跟得上时代的步伐，更新的管理技术没有与时俱进。高校长期的归档制度下，很多档案管理人员在档案管理时，管理工作的开展是以被动的思想来进行的，缺乏对于档案资料的主动管理，也缺乏对纸质资料进行长期保存的理念，这就使得档案资源的管理不到位。

四、關于高校数字档案资源建设的建议

1.科学的规划数字档案资源的建设

对于高校来说，首先需要科学的对于自己的馆藏档案资料的特点进行分析。高校目前存在的档案资源，包括教学类的科研资料、教育学科方面的相关资料、以及建校以来学校重大的活动和事件中所保留的相关录像、资料图片等等。因此高校的数字档案工作的开展，需要首先对于资源进行有效的整合，要结合相关资源的数字化建设信息进行及时的整理，有针对性的开展必要的数字化管理工作。数字档案资源管理过程中，不仅仅需要争取专项性的资金考核，同时还要建立起专门都有勤工助学岗位，让教师带领学生参与到相应的工作中，不断的提高自身的工作效率。[2]

2.优化电子档案的接受途径

高校需要不断的完善数字档案的系统建设，不断强化各个学院之间系统建设的关联性.电子档案建设的过程中，为了确保资源的有效流通，要强化各个部门各个学院师生之间的关联性。在数字档案管理时要加强各个部门之间的协同性强，化数字档案管理工作的建设，尤其是在电子档案管理资源的收集过程中，为了防止资源的流失，要注重对于软件的定期升级。对于电子档案信息和系统软件要不断的更新，结合时代的发展创新硬件和软件的设施。另外高校要建立全面有效的电子档案管理体系，有助于档案管理工作的开展，为档案管理工作提供坚实的软件系统，有助于档案工作人员还需要对于电子文件进行及时的追踪，有效的接收。

3.加强各个部门各个学院之间的协同合作

高校的数字档案建设和管理并不仅仅只是高校档案资源管理工作人员的职责和任务，同时也是高校各个学院、各个部门相关人员的工作和任务，需要各相关部门的人员相应的配合。在数字档案管理过程中，要不断的强化对各部门和人员之间协同合作的意识。工作中对于新建的电子档案资料要及时的传递给档案系统，让各部门充分发挥自己的信息源，不断的强化各个部门之间的协同意识。

4.强化管理队伍的建设

高校的管理工作开展以来，要不断的加强对人才引进模式的建设，拓宽建设队伍和建设发展的途径，要不断的提高建设水平。为了推进档案管理工作的建设效率和档案管理工作的落实，需要对于管理工作人员进行定期的培训，同时要加强和各高校管理人员之间的交流与合作，了解当下先进的管理理念和数字档案管理技术，并且定期的开展相关的教育讲座，不断的提高管理工作人员的专业化水准和水平，提升管理能力和责任感，才能够强化数字化等管理资源的质量。

结语

高校数字档案管理建设可以有效的针对高校的建校以来的资源进行整理，扩大资源整合的范畴。数字档案资源管理和建设过程中需要及时的收藏相关的信息，确保自己的信息价值不断的扩展。高校数字档案馆建设中为了提高公众的满意度，需要不断的完善档案管理建设中的纰漏之处，档案管理建设对于公众最直接意义就是可以有效的对资源进行获取，可以获取充足和高质量的资源，将档案资料充分的聚集有效的传承和开发资源，推动高校工作的发展。

参考文献

[1]轩红.数字档案资源建设研究[J].档案管理，2016.

[2]张玉慧.档案信息资源建设研究[J].中国新技术新产品，2012.