高校档案信息化建设的影响因素和对策

黄丽

（三江学院档案科 江苏省南京市 210012）

高校档案信息化建设主要是指通过以互联网媒介，让纸质等实物档案数字化，从而达到简化查档流程，节约查档时间，提高档案资源的利用以及价值的目的。在当前各地推进信息化建设的环境影响下，高校的档案管理模式也必须跟紧时代的脚步，全面提高信息化建设的水平。这不仅决定着高校档案管理工作是否能够实现持续发展，对整个高校的日常工作也有着重大的作用和影响。因此，作为一名合格的高校档案管理人员，应当积极推进档案的信息化建设，不断拓展档案处的服务功能，以便更好的满足广大师生以及高校发展的迫切需求。

1 高校档案信息化建设的必然性

1.1 满足了社会发展的需求

随着时代的进步与发展，以往的人工检索，现场查档、借档等档案工作方式已经逐渐显示缺陷，不能更好的为广大师生服务。在这种情况下，以信息技术为核心的现代化管理模式逐渐走入人们的视野，并快速渗透到学校管理的各个方面，包括教学管理信息化、人事管理信息化以及科研管理信息化等等，如图1所示，这些管理信息化，极大的满足了广大师生的实际需求。由此可见，档案信息化建设是高校现代化发展的必然趋势，是提高高校综合实力和竞争力的重要指标之一。

1.2 提高了高校日常档案管理的工作效率

在信息化环境下，高校档案管理模式发生了巨大改变，不论是加工后的电子档案利用，还是原始的纸质档案保存，都将在先进的管理方式下，有序而又高效地进行。与传统的人工检索和现场查档等工作模式相比，档案信息化不仅极大地减轻了档案管理工作人员的工作负担，缩短了查档、借档的流程，提高了档案管理者的工作效率。

1.3 拓宽了档案工作的服务范围

档案信息化的最大优势在于，人们可以比较快速、便捷地获取更多的原始信息，这对社会公共信息的开发及利用具有积极的促进作用。同时，在储存各种信息的过程中，运用现代化管理手段会更加方便，并且可以更高效地开发与利用这些档案信息资源，发挥其最大值，这也使得档案工作的服务范围进一步拓宽，产生了更多的社会价值。

2 高校档案信息化建设过程中的影响因素

在档案信息化建设的过程中，很多因素都决定其程度的好坏，其中主要概括为两大块的因素，即内在因素和外在因素，如图2所示。内在因素即档案信息化建设中需要解决的硬件设施、物质条件等有形的办公环境；而外在因素则是指信息化建设过程中所需要依托的政策法规及人员素质等无形的办公环境。

2.1 外在因素

实现高校档案信息化管理需要做好三个建设：

（1）档案资源的整理建设；

（2）档案资源的管理建设；

（3）档案信息的服务建设。

2.1.1 档案资源的整理建设

图1

图2

在高校档案信息化建设的管理工作过程中，纸质、照片、光盘等其他实物档案数字化是开展高校档案信息化建设的重要前提和条件。而此项工作的开展主要是通对原始实物档案进行收集整理，然后通过扫描、拍照、录像等途径生成图片、视频或其他形式的数字化档案，保存至计算机，再通过计算机对数字化档案进行整理、录入归档目录、上传的方式，最终形成数字化的档案资源。

2.1.2 档案资源的管理建设

档案信息化管理工作，需要将原始的实物档案资源转化为电子档案的形式进行保存，这样不仅便于管理，也方便对档案资源进行开发和利用。但是，电子档案管理工作的内容与范围都比较大，涉及的层面也比较多，档案管理工作人员不仅要对档案进行收集与整理，还需要加大统计力度，不断对档案资源进行完善和补充。这其中包含了很多附加的工作环节，比如档案数据的存储、备份、使用权限设置以及安全加密等。近几年来，由于互联网络技术的飞速发展，计算机系统更迭频繁，使得很多计算机软件在版本不同时运行互不兼容，严重影响了数字化档案的使用以及保存，也给档案管理的安全性工作带来了的很大的挑战。而信息网络技术的应用，不仅可以有效的解决这些问题，还可以智能的对档案信息进行分析与处理，使得数字化档案能够更安全的保存以及更好的利用。

2.1.3 档案信息的服务建设

档案管理工作不仅是将重要的原始档案信息资源完整、安全地保存下来，还应该对这些档案信息资源进行开发与利用，为高校及社会提供更多的资源，让档案资源服务可以更加人性化、便利化。需要注意的是，档案信息的服务建设旨在提供便捷、先进的信息检索，所以档案检索的方法也应紧跟科技发展的潮流，不断地进行优化与改进。在档案信息化建设的管理中，信息技术是其立足点和根本保证，可以为档案管理工作提供更加丰富的技术服务。

2.2 内在因素

随着信息化建设的不断进步，高校在自身档案信息化建设过程中也面临了很多的挑战。如档案资源利用的安全性，档案管理体系的局限性，档案信息化建设专业人才不足等。

2.2.1 档案资源利用的安全性

在档案信息化建设的过程中，衍生了很多新的科学技术，而这些技术的出现和利用，也对档案资源的安全性带来了巨大的威胁，需要我们通过法律的手段不断进行保护和完善。

2.2.2 档案信息化管理体系的局限性

高校档案信息化建设是高校整体实现信息化管理工作的重要组成部分，在此过程中需要高校资源的统一协调。同时，高校的自动化公办系统也应当与档案信息化管理工作相融合，但目前很多高校的档案信息化建设工作还处于不断摸索阶段，并未建立完善科学的工作体系，很多业务的开展仍旧存在问题，还需不断加强体系建设与改革。

2.2.3 档案信息化建设的专业人才不足

档案的信息化建设，并不是只靠先进的技术就可以实现的，还需要大量的专业人才，在两者共同作用下才能实现档案管理信息化。专业的档案管理系统，虽然减少了人员成本，但还是需要有一定数量的专业人员对相关的硬件与软件进行操作，假如系统工作人员业务能力不足，就无法有效完成系统的操作，进而导致档案管理信息化的实现受到碍。不管是电子档案的制作、储存，还是数字化管理等环节的工作，都需要专业的人才的来完成，他们不但要懂得管理方面的知识，还要对技术、法律等方面知识有所掌握。同时，在对原始档案信息资源进行深度加工时，也需要由专业的人员来完成，此项工作可以让档案价值得到最大化的发挥，而这对工作人员的要求都是很高的。由此可见，在高校档案信息化建设中，信息化专业人才是不可或缺的一部分。

3 怎样提高档案信息化建设的水平

在分析档案信息化建设的影响因素过程中，我们也可以从中得到一点启发，那就是着力问题，找方法。因此，我们可以通过以下几种方式来提高档案信息化的建设水平：

3.1 加强档案信息化管理班子建设

档案信息化建设是只有在技术与人才相互作用下，才能实现的一项复杂的系统工程。因此，作为一名高校档案管理的工作人员，需要改变以往的工作思想与方式，积极学习与运用现代化信息技术，进行主动服务，创建新的档案管理模式，为档案信息化的实现打好基础；其次，高校档案管理部门应该通过邀请专业人员到校进行专题讲座、组织业务研讨会以及开展相关业务培训班等方式，给档案管理工作者提供学习氛围和机会，让他们可以不仅能掌握档案学的专业知识还可以熟练掌握网络技术，了解法律、管理等有关知识。此外还需要具有较强的信息获取、信息评估，信息加工等能力，进而在档案信息化建设中发挥重要的作用[1]；最后，档案管理部门要积极建设档案干部队伍体系，并推行目标管理、质量监督等制度，激发档案工作者的积极性。

3.2 加强档案资源的数字化建设

（1）定期对高校各职能部门以及科室的信息资源进行交接回收，尤其是对于校内的二级机构，需要把信息收集及整理当成日常工作的重要内容，保证学校有价值的档案信息资源可以整合到学校统一管理。

（2）通过相应的技术手段将纸质档案制作成电子档案，输入文件目录，然后将其保存在计算机系统中。在此需要提到的是，档案信息化建设的前期工作主要就是档案形式的做好档案形式的转换工作，因此在这个阶段，高校必须要投入大量的人力以及物力的支持。

（3）做好电子档案资源的整理归档，确保电子档案可以进行安全地传输、保存与运用。

3.3 加强档案资源的数据库建设

从事档案管理的工作人员需要对收集与整理好的电子版档案，做好规范整理。为了便于用户的查询，需要整合档案部门的档案数据信息，进而建立相应档案资源数据库。高校还可以根据自身教育点，建立个性化的档案信息数据库，进一步优化档案信息资源服务。

3.4 加强档案信息化的网络建设

为了便于档案信息的发布和传送，高校可以建立覆盖全校的档案信息网络服务系统。简单来说，就是可以利用校园办公自动化系统，将校内的教学活动、校园风采以及历史沿革等档案信息予以收集和处理，最后把符合公开展示的档案资源展现给校内师生和社会大众，这样不仅增强广大师生对学校的认可度与依附性，还能一定程度提高学校的社会影响力与竞争力。

3.5 加强档案管理的平台建设

经济基础决定上层建筑，先进的信息化管理体系必须要依附于先进的科技设备，才得以发挥自身的最大价值。因此，高校需要加大先进的设备投入，更新老旧设备，运用先进的科技产品，提高对相关档案资源处理的质量和效率；同时，引进先进的案管理系统，完成对档案资源的整合与利用，对不同形式的电子档案进行加工，以便统一管理。最后，做好信息维护工作，保证数字化档案的完整度。

3.6 加强档案资源之间的共享建设

（1）高校与历史研究单位或其他社会研究机构进行合作，通过构建完整的服务体系弥补相互之间信息不足的问题，以此达成资源的整合与共享；

（2）各高校档的案管理部门，要在丰富自身档案数据库与完善自动化档案管理系统的前提下，相互交流，多方合作，促进档案信息的相互融合。

3.7 加强档案管理的安全建设

高校应当结合自身的实际情况，参考国家和地方出台的档案管理法律法规，建立符合自身档案信息化建设管理工作中需要的相关制度，并在使用过程中不断地补充和完善。另外，在档案保存中以纸质与电子两种形成进行，以免出现档案丢失、损坏等。高校为确保网络服务系统的安全，应当安装有效的杀毒软件以及防火墙，并要定期对其进行升级和维护。最后，高校档案管理部门需要建立科学地应急安全响应机制，在数据库或网络出现问题时，可以及时地做出应对。

4 结束语

综上所述，高校档案信息化建设的工作除了可以进一步优化和改进档案资源服务的品质，也关系着高校的现代化建设与发展。为此，高校必须做好充分的工作，并根据现实需求，采取行之有效的措施推进档案的信息化建设与发展，从而使档案信息资源可以得到有效的利用。