浅析新经济时代加强高校档案信息化建设的路径

曹璐 蒋飞

摘要：在新经济时代背景下，随着互联网技术的发展，高校档案信息化建设成为了档案管理发展的重要趋势。针对目前高校档案管理过程中出现的制度混乱、人员素质不高和管理理念滞后等问题，通过加强档案管理信息化建设的制度、信息技术引进和信息人才培养等多种路径加强高校档案信息化建设，不断创新档案管理工作模式。

关键词：新经济时代;高校档案;信息化建设

近几年，随着经济全球化和一体化的加快，高新技术和信息技术的更新，整个社会逐渐进入了新经济时代。新经济时代的到来，影响了各行各业的发展和管理模式，这其中就包括高校的档案管理工作。如果继续沿用传统的档案管理模式，将直接影响档案管理的工作效率和质量。因此，将信息技术和档案管理工作结合到一起，对档案管理的模式进行创新，同时将档案管理的规章制度进行完善，重视档案管理工作人员的专业技能和综合素质的培养，让高校的档案管理工作更加顺利高效地开展，更好地为高校和师生服务，最终促进高等教育的整体发展。

一、当前进行高校档案信息化建设的意义

目前，整个社会进入了新经济时代，经济全球化和信息化成为了其最显著的特征。随着信息化建设的加快和5G的实现，人们可以随时随地、随心所欲地沟通和查阅资料，而且网络速度越来越快。高校在档案管理的过程中，将纸质档案材料通过现代化技术手段转换成数字化信息资源，实现通过计算机目录查询系统和手机APP查询系统，方便、快捷、高效地管理和查阅各类档案信息，使高校档案管理更加快捷、高效。

第一，提高了档案的保存质量。在高校档案管理工作中，经常会使用到一些档案资料。目前纸质档案仍是主流，由于长期重复使用纸质档案，往往会出现损坏、丢失、不清的情况，给档案管理带来了很多的不便。如果以电子载体的形式存储现有的纸质档案，就不易受物理环境的影响，且具有存储方便、获取方便、安全性强等特点。加强高校档案的信息化建设，可以大大降低纸质档案的使用频率，有效保护档案的原始性，并为人事档案的可持续发展提供有效保障。

第二，实现了信息资源的共享。高校基本都有自己的行政管理信息系统和教学科研管理信息系统，而档案管理主要是人工操作，这往往导致信息滞后和信息不对称，影响了日常教学和行政管理的效率。如果加强高校档案的信息化建设，将档案管理系统、行政管理信息系统和教学科研管理信息系统共享，加强高校各部门和各系统之间的联系，促进资源共享。

第三，提高了人力资源管理工作的效率。高校的办学规模目前趋于稳定，高校队伍建设从量变转为质变的阶段。建设一支素质高、业务强的教师和行政队伍显得尤为重要。实现档案电子化管理，完善人才数据库，加强人才信息的收集和资源共享，让高校在进人、内部流动方面更加便捷、科学和有效，提高人力资源管理工作的效率，保证人才的持续供应，提高高校的竞争力。

二、当前高校档案信息化建设存在的主要问题

高校档案管理工作是一项基础且繁琐的工作，是高校管理工作中一项必不可少的环节，随着时代的发展和高校的改革，传统的档案管理工作已经不适应新的需要，出现了以下几个方面的问题和不足。

（一）档案管理观念落后

高校的档案管理工作一般不会成为高校工作的重点，基本没有研究和规划。因此存在领导不重视的普遍现象，更谈不上对信息化建设的思考和实践。一般工作人员在这种工作氛围下，对自己的工作敷衍了事，只求完成任务。领导不重视、工作人员不积极，极大影响了高校档案信息化建設的推进。

（二）档案管理制度混乱

高校档案管普遍存在管理制度混乱的现象，管路部门也是各有差异，有的是人力资源管理部门，有的是党政办公室，还有的是分层级进行管理，把中层以上管理干部和普通教职工分开管理。档案管理员专职的较少，兼职的较多，且往往附带其他行政工作，档案管理员的工作时间和工作精力得不到保障，管理水平低，管理条件差。

（三）档案信息不全且数据混乱

高校档案信息普遍存在内容不健全，数据不准确的现象。一方面，档案的信息简单，缺乏个性化，不够全面，参考价值有限;另一方面，档案记录的各项评价诸如思想状态、专业特长、工作经历、获得成果等方面千篇一律，重复性较高，不能够全面的反映本人的综合素质，使得数据不够准确和全面。

（四）档案的安全性不强

不管是学校还是教职工，档案都是私密的，档案管理的安全性尤为重要。由于档案管理的制度落后、工作人员的责任心不强，往往会出现档案遗失或者资料缺失的情况。在档案管理过程中，有些学校还出现了个人信息被泄露和散播，给教职工本人造成一定的伤害，也给学校的档案管理工作带来很大的困难。

（五）管理人员的专业素质不高

高校档案管理的信息化建设，需要管理人员具备较高的职业素养和扎实的专业技能，对信息化技术要求较高。但是档案管理者有很多都不具备信息化建设的专业知识，部分管理者年龄偏大，学习能力不强，这些都制约高校档案信息化建设的进程。

三、高校档案信息化建设的主要路径

在新经济时代的大背景下，随着信息化技术的发展和普及，高校档案管理的信息化建设是重要趋势，也逐渐被更多高校重视，纳入未来档案管理的规划之中。鉴于目前高校档案管理过程中出现的一些问题，就如何加强档案管理的信息化建设有以下几点对策。

（一）提高认识，加强宣传

高校要进一步强化档案管理的政治意识，明确档案管理的职责定位、优势特色和短板弱项，加强信息化建设方面的宣传和引导，让档案管理部门树立信息化建设的意识，把档案管理信息化建设纳入其考核范围，建立长效机制。增强档案管理人员的主人翁意识，积极学习信息化建设相关知识，结合学校实际情况探索符合本校档案信息化建设的具体措施。通过宣传和引导让广大教职工了解档案信息化建设的重要性，积极参与其中。

（二）统筹规划，形成机制

高校要加强档案信息化建设的调研与研究，建立符合本校实际情况的专门机构，统一管理，专门服务，厘清档案管理过程中的混乱情况。持续加大资金投入，引进最新的信息化设备和专门人才，在人力、物力和财力方面给予倾斜和支持，改善档案管理工作的办公条件。积极出台和完善档案管理制度和实施办法，加强管理人员的培训，严格执行新的档案信息化管理标准，提高档案信息化建设的效率。

（三）建立档案管理数据库，完善信息数据

构建符合高校实际情况的数据库，开发科学、便捷的档案信息管理系统，实现档案管理的信息化、系统化。加强档案信息管理系统的建设，一是把原来纸质的档案资料通过扫描、拍照等技术保存起来;二是档案信息整合，按照时间、部门、业务内容等方式整合电子资源，实现电子档案的分类和整合;三是优化档案信息管理系统的使用，使资料的录入和查询更加便捷和准确。

（四）加强档案管理人才的培养

高校档案信息化建设离不开专业的档案信息化管理人才，档案信息化管理人才是高校档案信息化建设可持续的重要保障。一方面，要加强对现有档案管理人员的信息化技术培训，包括计算机技术、通信技术和网络技术，定期考核现有人员的信息技术掌握情况和使用情况，对不符合岗位的人员进行分流;另一方面，要加强档案信息化管理人才的引进，优化档案管理队伍的结构，建立一支结构合理、专业素养过硬的档案管理队伍。

（五）加强安全意识和安全措施

通过档案信息化建设，方便了档案的储存和使用，但是也会出现容易泄露档案信息的问题。一方面，要加强对高校档案管理人员的培训，提高他们在管理和使用档案过程中的安全意识和保密意识。另一方面，要加强档案信息管理系统抵抗风险的能力。对档案资料通过信息技术手段及时备份，减少资料丢失的风险。加强后台技术的保障，提升档案信息管理系统抵御外部攻击的能力。系统管理员要加强风险防范意识，严格设置管理和访问权限，定期更换密码，防止系统信息被窃取和破坏。

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作者简介：曹璐（1987—），女，汉族，陕西西安人，硕士，研究实习员，研究方向：人力資源管理和档案管理;蒋飞（1987—），男，汉族，陕西西安人，硕士，讲师，研究方向：大学生思想政治教育。