大数据背景下机关单位档案管理工作创新分析

山东省青岛市城阳区机关事务服务中心

近些年市场经济逐渐放开，机关单位的生存压力逐渐增大。为确保单位稳步发展，需要提高管理水平。档案管理是一项极其重要的工作，受限于思想老旧与方法缺失，导致管理模式无法满足时代发展要求。如此一来，机关单位就无法获得充足的信息资料支持，以至于发展偏离正确轨道。久而久之，机关单位的竞争力势必会下降，无法应对复杂环境变化为扭转这一局面，需要找准档案工作的薄弱点，以便找到应对之法，推动机关单位向更高水平迈进。

一、机关单位档案管理工作现状

（一）管理精度较低

机关单位档案管理涉及多个方面，包括人员、财务等，这无疑增加了管理难度。虽然大多数机关单位都搭建了档案管理体系，但管理工作仍由人员完成，难免不会出现纰漏，从而导致管理精度不足。在日常管理中，也会用到计算机设备，但仅限于档案的存储。当有需要时，只能由人工来完成信息检索，不仅效率低，出错率还高。

（二）管理效率较低

在机关单位运行过程中会产生大量档案，需要档案人员在短时间内将其分门别类。但由于缺少规范的管理流程，导致管理工作过于随意，工作效率自然无法保证。在档案应用环节，由于手续复杂，导致档案的价值无法充分体现。当前，市场环境变化速度较快，机关单位为了满足实际需要，会时常调整发展方针。但由于档案分析不彻底，导致发展目标存在一定偏差。

（三）管理方法落后

现阶段，很多机关单位缺乏科学认知，并未意识到档案管理工作的价值，导致管理方法更新迟缓，甚至有些单位并未建设档案管理系统。如此一来，档案工作只能依靠人工，不仅费时费力，还极易出现错误。很显然，这种管理方法无法满足实际需要。为满足大数据时代要求，需要对管理方法进行创新。

二、机关单位档案管理工作的创新策略

（一）加强系统建设

档案管理系统的优势较为明显，可显著提升档案管理质效[1]。一套完整的管理系统包括两个方面：一方面，硬件系统。现阶段，不少机关单位搭建了信息系统，在服务器的作用下，系统可正常运转。但这种方式不能很好的完成管理目标，为此需要进行升级改造。机关单位要为系统增加工作站、虚拟服务器等设备，以提高系统的运转率。与此同时，提高线缆规格，确保信息及时传输。为避免档案资料遗失、损坏，要强化系统的存储功能。通过一系列操作，夯实硬件基础。另一方面，软件系统。机关单位的部门众多，如何有效传递信息成为需要思考的课题。已具备软件系统的机关单位，要结合实际工作拓展系统功能。不具备软件系统的机关单位，要充分调研市场，从中选出最优载体。在软件系统中要具备自动复制、自动标号等功能，这样才能显著提升管理精度。当然，档案管理系统要连接其他业务系统，以确保数据收集全面。另外，软件系统要具备较强的检索功能，这对提高档案利用率很有帮助。此外，在软件系统的帮助下，档案整合、调用变得简便，管理效率自然会提高。

（二）加强技术创新

常言道：“技术是第一生产力。”机关单位要重视技术创新，以提升档案管理水平。云计算是一种高效的技术，可将其融入档案管理中。在该技术的帮助下，数据分析时间被缩短，分析准确率显著提升。不得不说的一点是，云计算技术具有较好的控制力，可将零散档案归入正确位置。当需要某一档案时，可立刻显示。去中心化技术也是档案管理工作的得力帮手，机关单位要积极引进及应用。这项技术可实现两个功能[2]：一是完成档案转移。以往档案资料大多存放在硬件设备中，会占用大量的空间。空间越小，运行效率越低。一旦存储空间不足，就无法保存数据信息。而利用去中心化技术就可解决这个烦恼，其会将档案信息转移至云盘中，以腾出设备空间。二是完成分散配置。在不使用档案信息的时候，系统会将信息分别放至在设备节点，当需要使用时，又可快速归整。除此之外，云存储技术对提升档案管理水平有一定帮助。这项技术已发展多年，技术相对成熟。无论是档案存储，还是档案调取，都极为方便。同时，还能有效避免档案损坏及丢失，最大程度保证档案的完整性。

（三）加强安全管理

只有档案管理系统稳定运行，才能最大程度发挥功效，这就需要不断提升安全防护等级。机关单位可从两方面展开工作：一方面，为系统安装正版杀毒软件，并定期更新病毒库。机关单位要安排人员负责此项事宜，定期开展病毒查杀，以保证系统的运行安全。如果发现病毒，要及时处理，并查找病毒源，避免问题再次发生。另一方面，设计系统使用规则，并严格执行。机关单位要根据岗位重要性划分优先级，对于重要岗位，给予最高权限，对于一般岗位，给予浏览权限[3]。在使用系统时，不得连接外网，也不得连接个人存储设备。一经发现违规行为，要严肃处理，并在单位内宣传，以儆效尤。对屡教不改者，撤销其权限。

三、总结

在大数据时代下，传统档案管理工作弊端日渐凸显，无法满足实际要求，因此需要改革创新。机关单位要培养全员科学认识，加快信息化建设步伐。在建设系统前，单位要做好统筹规划。除了投入必要的人力财力外，还要对市场环境有一个准确的把握。在档案系统中融入多项技术，以增强系统功能。在应用系统时，要努力营造安全环境。在多措并举下，打造行之有效的档案管理模式，助推机关单位向更高水平发展。