浅谈新形势下国企办公室行政管理工作角色定位及绩效提高办法

李宛莹 陕西省土地工程建设集团有限责任公司

一、前言

国企办公室行政管理部门是连接单位其他职能业务部门的枢纽，是一个单位的关键中心，它不仅服务于上级领导决策，又服务于各职能业务部门日常工作的有效开展，不但是国企正常运行的根本所在，也是国企高效发展、进步创新的重要保障。可以说，在程序更为明确、制度更加清晰、管理更为严格的国企中，办公室所承担行政管理职责的价值和作用更为突出，办公室行政管理工作的开展效率，办公室职员的工作能力，直接影响着国企的顺畅运行，进而影响着国企整体的实力和水平。本文主要通过分析办公室行政管理工作在国企中的“角色”，结合个人工作经验和理解，提出国企办公室行政管理部门高效运营的方式方法，以促进国企整体工作高效有序开展，服务和帮助国企更好的创新和发展。

二、办公室行政管理工作角色定位

（一）“上级助手”角色

国企办公室行政管理部门是国企领导的有力助手，他承担着上传下达的重要职责，工作体现在落实领导决策、部署工作方案、分派下达任务、及时督办促办、汇报进展情况、反馈工作成果、总结方法经验的各个环节，是国企领导的“左右手”。国企办公室行政管理部门的工作虽然制度化、规范化、程序化，但也无时无刻不体现着工作人员的业务素养和工作水平，一个优秀的办公室行政秘书可以实现各个环节的无缝对接，是国企高效运转的润滑剂，他能帮助领导更好的发现工作中存在的问题，并提供更有针对性、可操作性的工作思路和方案，也能帮助领导及时了解其他各部门工作人员的民意和心声，以促进工作更为舒畅、平稳的开展。

（二）“方案参谋”角色

国企中任何一项工作的顺利开展都离不开上层决策和基层落实，办公室行政管理部门在整个工作开展中都扮演着“方案参谋”的角色。因办公室行政管理岗位要求每个工作人员不仅对国企各部门职责分工有明确了解，还要对国企在社会面上的定位有清晰认识，他不仅能够积极献策，为领导决策提供实质性建议，也能够及时反馈，将基层工作中遇到的困难和问题快速汇报上级，以方便决策能够更好落实。因此，办公室行政管理工作还应该不断调研学习，总结经验，更加清晰明确的了解各职能部门工作开展情况，适时总结、及时上报，从而进一步体现“方案参谋”的价值。

（三）“服务大局”角色

因办公室行政管理部门不承担国企实际生产业务，工作本身较为单纯，尽管工作繁重辛苦，但很难体现工作量，平凡、幕后的工作很容易让人失去主动性和积极性，错觉无法实现个人人生价值，从而怅然若失、自暴自弃。笔者认为这是一种不成熟的思想，办公室行政管理部门尽管没有“核心产品”“龙头业务”和“实际产值”，但是他却是国企中最重要的部门之一，办公室行政管理人员一定要有“服务大局”的意识。尤其在新形势下，我们更要树立“核心意识”和“大局意识”，坚守本职工作，不忘初心使命，在办公室行政管理工作中发掘自己的工作潜力，保护自己的工作动力，锻炼自己的综合实力，国企整体工作的平稳顺畅，国企各部门的进步发展就是办公室行政管理工作的出色成绩。

（四）“协调整体”角色

稳定的上下级管理，和谐的各部门关系对于国企至关重要，国企办公室行政管理工作要求统筹全局、兼顾内外，遇事不仅要服务领导，更要照顾他人，服务全局。国企办公室行政管理部门通常承担着上传下达、沟通内外的任务，是一个单位的“敏感节点”“关键中枢”，不但要保证本单位的步调一致、和谐发展，还需要联系省国资委、相关厅局、企事业合作单位和社会有关方面，在重大会议承办、重要工作履职中都起到了计划协调、政策协调、事务协调的重要作用。

（五）“后勤保障”角色

国企办公室行政管理部门工作细碎，内容繁琐，上到筹备会议、信息化建设、起草报告，下到会议服务、报废车辆，包含着国企工作的方方面面，在国企中扮演着“后勤保障”角色。做好办公室工作，就是要未雨绸缪，想他人所想，先行谋划，为领导和同事提供一个美丽顺心、和谐温馨的工作环境，还应及时听取其他部门和同事的意见建议，以期不断改进完善。

三、新形势下行政管理工作效率提高办法

（一）个人层面

1.加强理论学习。国企办公室行政管理部门一般负责国企党委会会议纪要、工作文件、规章制度的起草撰写，还负责着国企对外交流、公文传输办理、往来人员接待等工作。办公室行政管理干部有必要加强政治理论知识、法律法规知识、公文写作技巧和国企业务知识的学习，以更高的理论素养、更科学的工作方法提高工作能力和业务水平，从而更好的服务于国企办公室工作顺利开展。

2.科学制定计划。工作计划的制定是国企办公室行政管理工作的重中之重，一是要体现科学合理的原则，要讲究方式方法，未雨绸缪，追求细致，提前考虑分析可能出现的诸多问题，并找到合理的应对策略，做到一切都在掌握之中；二是工作计划的制定要充分结合部门和职员工作实际，体现精细化管理的理念，更好的服务于职能部门协调配合，抓好工作落实，此外，工作安排尽量要公平公正，避免消极怠工或推诿扯皮。

3.抓好工作落实。在其位谋其职、在其职谋其责。作为办公室行政管理部门工作人员，应该以“文经我手无差错、事交我办请放心”的标准从严要求自己，不断抓好工作落实。一是要坚持事日必清、日清月结的工作习惯，分清轻重缓急，逐项进行工作销号；二是要精益求精、力求完美，工作中对标先锋模范，敬业、精益、创新，学习“工匠精神”，力求尽善尽美。

4.总结经验方法。办公室行政管理部门工作人员要及时梳理总结经验方法，将领导的指示批示精神，同事的意见建议等及时收集整理，善于自我批评，发现工作有待改进之处，做到有的放矢，在日后工作细节上稍加注意，从而更好的团结和服务集体。

（二）部门层面

1.提高站位、拓宽思路。办公室行政管理部门应端正工作态度，提高站位，不安于现状，不局限于当下，不断提高工作积极性和主动性，积极拓宽工作思路，跳出舒适圈，用创新发展的理念更好的完成各项工作任务。

2.优化机制、协调配合。办公室行政管理工作要规范制度、明确流程、完善细节，根据笔者从业经验，规章制度在工作中异常重要，不仅能保障上传下达中的流畅管理，而且能帮助在平级单位和部门对接中协调一致，更好的避免出现推诿扯皮等问题。

3.有事速办、特事特办。办公室工作要善于在制度框架内灵活求变，遵守“及时处理、急事急办、特事特办”的工作原则，紧急敏感情况下应简化程序，工作落实第一，工作效率优先，做到及时请示汇报、及时通知传达、及时反馈总结，确保相关职能部门和工作人员能够高效履职。

4.加强督办、及时反馈。对于领导重视的专项工作和其他重要敏感工作，办公室应建立督办台账，及时联系职能部门询问工作进展情况，催办工作进度安排，总结取得的效果和成绩，梳理出现的困难和问题，及时反馈，以实现对上负责，对下督办的工作使命。

5.赏罚分明、提高效率。因办公室工作单一、制式、传统，经常性的出现消极怠工情况，要摆脱工作困境，就必须建立赏罚制度，从而解决工作积极性不高，主动性不强的办公室工作通病。办公室行政管理部门应适当奖励工作效率高，对工作各流程环节有突出贡献的创新型人才，反观对于拖延工作、耽误整体进度的，要予以通报批评。

6.文档记录、工作留痕。办公室工作要及时记录工作内容，尤其是要对领导安排的各项任务、会议纪要、工作档案等形成书面材料，确保不造成遗漏。此外，要根据工作类型，整理台账档案，以方便日后查阅。

7.加强宣传、创新思路。办公室工作必要时应拓宽工作思路，充分利用互联网和新闻媒体，适时宣传，良性引导舆论。笔者在工作中通过对接官媒开展宣传工作，让大家更好的理解了国企生产经营管理模式，取得了良好的效果；笔者还通过在相关报刊设立每期特别策划栏目和“微访谈”专题，让广大国企干部职工谈想法、说思路、话感受，增强主人翁意识和参与度，确保建言献策的渠道畅通无阻。

8.应用科技、化解难题。科学技术是第一生产力。办公室工作不能简单依赖于人工操作，更应该积极学习使用最先进的技术成果，与时俱进，以实现更好的效益。接入或建立信息化公文传输办理平台，理顺公文、事项流转渠道，以便及时、高效开展各项工作。

四、结语

综上所述，国企办公室行政管理工作人员在工作中要提高站位，积极适应国企在新形势下的发展要求，牢固树立起与时俱进的发展理念，探索创新、锐意进取，不断完善国企规章制度，将现代化、科学化、信息化的理念应用于日常管理工作中来，充分体现办公室“关键节点”和“核心中枢”作用，为国企整体的创新发展提供全面、优质的服务，为我国新时代社会主义现代化事业作出新的贡献。