探析在企业档案管理实践中如何实施改革创新

乔素芹 鹤壁煤电股份有限公司第九煤矿

企业生产与经营过程中受到内部因素与外部因素双重影响，经营风险比较高。尤其随着2020年国际贸易收紧情况下，国内市场竞争更加激烈，企业在外部因素不稳定情况时，更应该加强企业内部管理，提高企业档案管理工作水平，充分掌握内部资源分布情况，并作出科学管理决策。目前，我国企业档案管理问题主要体现管理方式滞后、资源开发有限、人员素质不足等多个方面，不利于企业优化内部档案资源管理工作。企业内部在新形势下，应该应用信息技术开展档案管理工作，推动企业内部档案管理工作改革，为企业发展提供必要的数据信息基础。由此可见，探究如何在企业档案管理工作中应用信息技术是十分必要的。

一、国有企业档案管理的重要意义

①企业档案是国企生存和发展的重要资源。在当今时代，信息成为企业生存发展的重要资源，档案资料也是企业发展的重要资源之一。企业档案是保存记录企业经营管理过程中各项活动的原始记录，是企业发展过程中积累管理经验、创新历程、科技研发、工程项目等内容的重要体现，是企业核心竞争力的重要组成部分。一方面，有助于为企业决策、提高竞争力提供一定的依据，并为国企深化改革、推进结构调整升级的可行性分析与预测提供重要的基础依据；另一方面，企业财务档案所提供的资料、凭证是维护企业合法权益，避免企业遭受经济损失，确保国有资产保值增值和企业生存发展的重要资源。②企业档案是国企深化改革不可或缺的重要证明。供给侧结构性改革中，不论企业“三供一业”移交、还是“处僵治困”等工作都或多或少涉及企业档案，档案处置问题不仅关系到国有资产和职工权益的维护。同时，国企档案中包括了企业生产经营活动的文书材料、财务会计档案、人事档案、基建档案等，都是对企业发展真实、完整的记录，对于解决后续工作中出现的问题、做好档案工作交接提供了重要的凭证。

二、企业档案管理实践中实施改革创新的对策

（一）完善企业档案综合管理制度

完善的档案管理制度不仅能让档案管理人员的工作行为逐渐规范化，还可以让工作流程更加清晰，细节更加明确。建立完善的企业档案综合管理制度首先要考虑的是要完善档案管理工作的具体流程。对档案的收集、整理、保存、查阅等基本流程作出详细而具体的规定，让档案管理人员有据可依。在制定档案管理工作流程的同时，还应明确各个工作模块需要完成的工作内容和达到的工作效果，让档案管理人员严格按照制定好的制度开展工作，这样才能让档案管理工作有序进行。此外，企业所指定的档案综合管理工作制度还需要明确工作人员的责任，这样可以有效避免企业员工之间出现推卸责任的情况。企业可以在明确责任的同时建立问责机制，当档案管理工作中出现纰漏时能够找到责任人，让其承担管理过失和尽快弥补失误。良好的问责机制可以有效激励员工做好档案管理工作，避免因为粗心大意出现的失误。

（二）健全“两个支撑”机制

完善国有企业档案工作，推动档案工作与企业发展的协调和适应，离不开加强档案工作领导和档案机构建设这两个支撑。①加强档案工作领导。把档案工作纳入国有企业发展规划和年度计划，档案工作的分管领导要定期听取档案工作汇报、研究并协调解决档案工作中的问题，为企业档案工作提供人、财、物等方面的保障。②强化档案机构建设。国有企业尤其是中央企业总部应设置档案机构，档案经费列入企业年度预算，并在归口的职能部门设置档案机构的岗位、配备相应的人员。同时，所配备的人员应具备档案管理相应的知识和技能。

（三）强化档案信息化建设

在企业档案管理中，应加快信息化建设速度，使管理人员劳动强度降低，工作效率提高。在信息时化背景下，档案管理的数字化、信息化是档案工作的必然发展趋势。随着企业的不断发展，资料增加速度越来越快，需要对档案管理模式和方式进行创新。可通过纸质文件扫描等方式，进一步形成电子文件，首先，需要确保档案管理的办公自动化的实现。其次，在档案管理与网络信息技术有效融合，进一步促进信息资源共享的实现。通过信息网络平台的建设，相关使用者能够随时随地实现对所需资料的查询、浏览、访问以及下载，使档案检索利用率有效提高，档案管理服务水平和质量提升。最后，各部门应积极配合，企业加大资金投入力度，对先进的软硬件设备和管理软件进行配置，加强企业内部办公自动化系统的设计与建设，进一步加强档案管理信息化建设，使资料信息的利用价值得以充分发挥。

三、结语

企业开展档案管理工作必须从企业长远发展角度出发，综合企业发展需求、管理需求、使用需求，优化档案管理工作。企业在开展档案管理时，要正视我国企业在开展档案管理时存在的问题，并提出具体创新实践管理举措，从制度、人员、平台、服务等多个角度着手，构建现代化档案管理体系，并借助信息技术提升企业档案管理效果。文章中从企业角度分析了如何开展档案管理工作，各企业在借鉴档案管理工作方法时，仍要结合实际情况优化管理方案，让档案管理工作更加有序、科学，发挥档案管理价值，促进企业可持续发展。