刍议互联网经济下档案的数字化管理

计艳菊 中国石油天然气股份有限公司吉化（揭阳）分公司

企业的档案就是收集员工个人资料以及企业数据资料的各种文件，具有重要查阅意义和价值。档案的数字化管理就是将传统的纸质、胶片等档案，通过计算机特别处理，进行有效采集，整理并转换成为数字形式文件，这样一来，档案在参考起来更加方便快捷，相对于传统档案收集，更具精确性，提高企业的管理质量。同时，企业的档案数字化管理能够将成千上万的档案资料压缩在一起，还能够转换成可读材料，大大提升了企业的工作效率。

一、互联网经济下档案数字化管理的价值

档案管理是一个企业生存和发展必不可少的环节。在信息技术不断发展的全新社会，档案的数字化管理就是借助信息网络化计算机技术，把所要整理的档案内容进行数字化记录处理，将传统的档案资源进行信息化虚拟存储，然后运用互联网信息资源，实现档案资源的共享，进行信息的高速传递，在这个过程中需要注意，做好的安全保障工作，保障档案信息数字化管理的安全性和真实性。档案数字化管理在实施过程中，并不会受到时间与空间的影响，随时随地都能进行管理，而且不易损坏，使档案管理工作更具时效性和精准性。除了这些，档案数字化管理的有效实施，可以利用互联网的传播手段，扩大信息在互联网中的影响力，实现资源的优化[1]。

在信息化管理的时代，实现数字化管理可以利用自动检索功能，对档案资料进行快速、有效的检索，还能够使文件资料自动归档，非常方便。在档案的数字化管理过程中，运用了海量的信息网络技术，在这种全新的技术扶持下，档案数字化管理能够分批次的快速解决，不断降低数字化加工的成本，管理的时间能够在最短时间内，做最高效的事情。这样一来，不仅仅使数据存储达到做优化效果，还能够提高档案管理的工作效率[2]。

二、互联网经济下档案数字化管理现存的问题

现在企业在发展过程中，其中人才竞争是企业竞争问题的核心之一，那么，做好企业工作人员的信息、档案管理，是挖掘潜在人才的重要途径之一。在档案的数字化管理过程中，有很多研究人员总结出一些经验，档案数字化管理不仅要引进数字化技术，还需要对工作人员进行有效培养，增加管理的复合型人才，使档案更具真实性和有效性。档案有效性以及完整性一直都是研究的难题，档案数字化实现的安全性也有待考究。数字化档案在方便快捷的同时，也存在一些问题，就是很容易被修改，使档案管理存在安全隐患，同时，有一些企业的管理人员，思想比较陈旧，不利于数字化档案管理的进行。

三、互联网经济下档案数字化管理的实践措施

（一）对档案管理体系进行完善

对档案管理体系进行完善，首先需要建立健全数字化档案馆。企业需要结合自身的发展情况进行，在自身发展的基础上，不断引进全新的技术，促使技术的革新，在进行实践过程中，使数字化档案的管理系统得以更新，构建健全的数据库系统，在实际操作的时候，逐渐减少数据与数据之间不相容的问题。企业还需要稳定的资金作为支撑，在资金充足的前提下，建立健全数字化档案馆，将现今企业存在的所有档案，整体实现数字化处理。然后运用计算机网络庞大的储存功能，对档案信息资源进行储备，有效提升档案信息资源的安全性。其次，需要对数字化档案管理的系统进行完善，档案数字化管理不是一个简单的工作，内容非常繁琐，任务量也比较大。所以，工作人员要有针对性地进行管理，服务器运行做好多方面的准备工作，应用多台服务器展开处理，防止一台服务器出现故障，导致数据的丢失。在扫描的过程中，要使用先进的设备，让扫描更加高效集中，统一保存。档案数据在备份时，做好多重备份措施，定期对档案进行整理，定期备份[3]。

（二）构建档案数字化管理的防火墙

经过调查发展，企业在档案管理过程中，目前都是运用浏览器和服务器的模式进行系统管理，这两种形式都能对档案管理实施数字化形式，但是也同样存在着非常大的安全隐患。所以，在档案数字化管理和存储的过程中，一定要符合国家安全的保密协定标准，在这基础上，对档案数字化进行加密处理，持续不间断的对数字化管理系统进行创新，对管理系统中的内部分区与功能展开高效优化升级工作。在实际操作中寻找问题，针对问题展开分析，并且快速研究提出改进措施，制定安全防范防火墙，为档案的数字化管理提供安全保障。对数字化管理的软件设施和硬件设备都要做出管理，使硬件数据的存储质量不断提高，加长存储的时间，预防文件在操作中发生丢失的问题；也要做好软件的安全管理工作，在系统中加强权限的设置，进行多层密码的加密工作，设计结构关卡，研究出高效的防火墙措施，不断提升互联网经济下档案数字化管理的安全性[4]。

（三）强化档案数字化管理的人才建设

企业在进行档案数字化管理的过程中，需要提升档案管理相关人员的专业化技能与素养。人才的培养是企业实现更好竞争的重要手段，如果没有优质的人才队伍作为基础，即使拥有先进的设备技术，也不能充分发挥出其优质的作用。档案管理的数字化建设，要求管理的相关人员一定要具备良好的管理专业技能，对知识点进行充分掌握。企业需要加强对工作人员的培训，强化其在实践过程中的操作能力，培养复合型档案数字化管理人才，不断提高管理人才的专业素养，使工作人员能够在企业管理中，发挥出更大的作用。

（四）建立数字化档案接口管理

在进行数字化档案管理过程中，数字化档案可以增加档案系统与各类系统平台的数据接口管理，这样一来，能够有效减少人为操作，提高工作效率。现在系统过多，操作复杂，数字化档案需要整合数据，智能化管理。与多个平台进行接口，不断完善。

四、结语

总而言之，当今的时代就是互联网经济时代，企业实现档案的数字化管理工作迫在眉睫。在实际管理操作过程中，企业需要树立正确的管理理念，强化档案数字化管理人才的建设，不断推动企业现代化发展的进程。