试析如何正确进行科技档案信息资源的开发和利用

陈银娥

[摘 要] 档案管理是现代社会发展的重要环节，能够对于单位的过往经验、总结、运营等相关价值文件及资料进行有效保管和利用，对于单位的未来发展具有重要意义。文章针对现代单位发展的特点进行分析，探索其科技档案管理工作信息化建设的优化路径，寻求档案信息资源的开发与利用策略。

[关键词] 科技；档案；信息资源；开发利用

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着电子化、信息化产业的不断完善与提升，当前的科技档案管理工作有着更加广泛的管理、利用、保存途径，同时也更大程度上发挥了档案管理工作的服务效能。信息化的科技档案管理改变了传统纸质档案的管理形式，使得存储范围更加便捷，减少了空间占用对于保管更加有利，一次性的信息化数据录入就可以一劳永逸，为以后的查询、修改、整理、收集、调取等工作奠定了数据基础，有效地提高了工作效率，避免了传统档案管理出错率高的问题[1]。现代数据统计显示，信息化档案管理效能相比传统模式，效能提升至少在50%以上，同时错误率也大幅降低，达到80%以上。

一、现代单位科技档案管理工作的问题分析

（一）信息化建设意识不强

我国经济领域的发展非常迅速，自从改革开放以来各大单位在各行各业中都展现了不同的风采，但是现代化单位的发展速度过快的弊端是单位发展环节无法完全照顾到，科技档案管理的现代化建设往往不被重视。从单位的高层到具体的管理操作人员，仅仅是将单位信息和数据进行简单的电脑输入，并不具备信息化档案管理的体系，同时档案信息化管理建设的资金投入量较少，因此其效能应用也无法完全施展，无法发挥自身的价值，直接影响了档案管理对单位提供相应服务的功能。很多单位在信息化建设的投入上不足4成，制约了效能的提升。

（二）缺少完善的管理体系

由于之前的科技档案管理过程较为繁琐，大部分是以纸质资料进行收纳、管理以及编辑，因此其服务效能较为低下，并在其内部形成了一种惯性思维，认为档案管理的用处并不大，但是信息化建设需要在人力和物力等多个方面加大力气投入，所以当前信息化建设的阻力重重。在档案管理的实际运行过程中，缺乏較为规范的标准化制度，与目前信息化管理运行需求并不匹配，从监管制度、资金以及设计多个方面都没能全面性的提供保障，所以开发、利用较慢，且目标不够明确[2]。

（三）信息化档案存储不利

由于单位对于科技档案管理的重视程度不够，因此相关的软硬件设施也没能跟得上。科技档案管理建设需要有足够的计算机及网络配置，需要的软硬件建设上做到与时俱进，而且随着时代的发展当前的档案管理方式也在日新月异的变化，并需要有专门的维护人员和管理人员才能保证档案存储的安全性以及平稳性，而软硬件设施建设是制约现代单位信息化发展的重要瓶颈。另外单位管理团队中缺乏专业性人才也是制约档案发展的主要问题，很多档案管理人员信息化水平不高，对于档案软件及网络运用不熟练，无法充分发挥信息化的关键能效。

二、科技档案开发与利用应当遵循的原则

在开展科技档案开发、利用工作中，必须提升档案工作的高效性，进而适应现代经济社会的快节奏发展趋势。在传统的档案工作中，由于任务相对较为轻松，面对的工作情况也相对较为简单，所以普遍存在档案管理与档案开发利用效率不够高的情况。探索高效科学的档案管理模式，对于构建现代档案管理体系具有至关重要的作用。部分工作人员忽视了档案管理效能的提升，制约了现代档案工作的发展。融入高效性原则，合理、科学开展档案保护工作，是现代档案工作的发展趋势。在开展科技档案开发、利用工作中，要着力提升信息化管理水平。随着现代信息技术的发展，档案工作也进入了新的工作层次，作为相关管理者和工作人员，要认识到现代档案保护工作的发展趋势，提升档案开发、利用工作的信息化水平。通过利用现代信息技术，特别是大数据技术等，能够有效提升档案工作的综合效能。

在开展现代科技档案开发、利用工作中，要着力提升档案工作的科学性水平。档案管理工作作为一项传统性的工作，很多人认为没有明显的提升与创新空间，其实这是对科技档案工作的这一种错误理解。随着现代工作的不断发展，很多先进的工作理念和工作模式，都开始与传统工作相融合，进一步提升档案工作的科学性，对于提高档案管理综合效能具有重要意义。作为工作者，要认识到现代档案工作的发展趋势，结合工作中暴露出的问题，着力寻找新的档案保护工作模式，特别是借鉴先进经验，提升档案开发、利用与管理的综合效能[3]。

三、现代科技档案管理工作的优化路径探析

（一）树立正确的科技档案管理建设观念

信息化的科技档案管理建设对于单位收集以往的数据、制定未来发展规划、提升市场竞争力等方面，具有着重要的现实意义。同时也需要单位内部树立正确的档案信息化观念，建议从单位高层开始转变思想，并加强科技档案管理建设的重视程度，并以“从上到下”的思想宣传，对科技档案管理以及建设观念，进行教育和逐层传递，以此营造现代化单位信息档案管理建设的良好氛围，为下一步的计划建设奠定扎实基础。现代化科技档案管理的规划设计，应根据社会发展意识形态不断调整优化，结合相关国家部门颁布的管理条例作为基础，同时注重单位自身的发展情况及特点，建立相应的指导体系，既要充分地发挥现代科技所带来的便捷性和先进性，同时也要结合单位档案信息管理的特点制定科学的规划，以更加宏观的角度审视档案所能发挥的服务效能，然后从信息化建设的细节入手不断完善和优化。

（二）建立规范化的科技档案开发利用体系

科技档案管理不仅要充分利用现代的科学技术，同时也要建立完善、健全的管理标准，正所谓“无规矩不成方圆”，一个单位的健康平稳发展，需要利用先进的管理标准进行规范，同样档案管理要注重其安全性、完整性以及服务性标准的制定，既要遵循档案的特点同时要建立科学的监管制度，对于档案管理要有明确的责任划分，一旦发现问题可以做到有责可查、有制可依。在科技档案管理的标准制定中需要针对档案保密机制、档案输入输出规章、档案利用标准以及查阅登记等多个环节制定明确的制度，同时还要对电子档案的收集以及拷贝有明确的限制，最大程度上保证信息档案的安全性，同时相关的档案管理方式也应在公司内部的其他信息管理模式中进行推广，确保资料的私密性和公务性[4]。

（三）推动大数据技术与科技档案的整合利用

互联网是近些年快速崛起的行业，正是由于互联联网技术的快速发展为大数据的崛起提供发展平台，它将各类信息数据资料进行资源整合，形成一个完整的数据库及数据链条，可以方便人们进行查阅和信息传递。大数据的迅速普及与其自身的优势有着很大关系，从大数据的信息库中人们可以快速找到自身想要的资料，并且能通过关键词语的查找，对所关心的问题进行有效延展。大数据技术不仅具有海一样的存储容量和快速的检索功能，而且能够对大量的数据进行智能化分析，对于快速解决问题具有重要的作用。大数据技术的最大优势就是可以对数字化资源进行深入的挖掘分析，并为单位的各种决策提供相应的数据支持。探索大数据与科技档案的整合利用，有助于提升综合管理效能。应用大数据进行管理，可以进一步提升档案管理效能，实现亿万级的数据资源，通过档案资源分析与利用，将数据分析效能提升至90%以上。

（四）注重專业档案管理人才的培养与选拔

当前我国大部分单位的科技档案管理还处于初级阶段，在摸索的过程中人为因素是运行影响最大的环节，缺乏人才也是档案信息化建设的重要难题。针对这样的现象相关单位应该加大专业化人才的吸引，积极与各大高校的相关专业建立人才培养战略计划。结合单位的实际情况，在学生刚入学的阶段就开始战略性培养，然后签订人才引进计划，为单位今后的信息化发展提供必要的人才储备。另外，现阶段的人才需要借助各大招聘平台发布信息，注重人才自身的潜力以及创新能力，也可定期为相关人员提供必要的知识培训，发挥继续教育的最大效能，并加大相关的资金投入，提升单位的软硬件设施，以更加先进化的设备提升人员的工作效率。

四、结语

综上所述，在开展科技档案管理工作中，档案资源开发、利用工作占据着重要的地位，探寻科学的档案工作模式与优化路径，就要提升对档案工作的重视程度，适应当前档案管理发展趋势。在档案保护工作实践中，要遵循一定的工作原则，在正确思想的引领下，不断提升科技档案开发、利用工作的综合效能。

参考文献：

[1]耿美.开发档案信息资源服务科技创新发展——安徽省科技档案资源开发利用初探[J].安徽科技，2019（12）：39-40.

[2]章细英.浅析开发利用数字科技档案信息资源为科研服务[J].兰台内外，2020（8）：83-84.

[3]牟虹.论如何开发利用水利科技档案信息资源[J].大科技，2019（24）：15-16.

[4]徐春红.浅谈科技档案信息资源的开发与利用[J].卷宗，2019，9（13）：77.