档案信息资源的整合与利用策略分析

卓淑清 梨树县发展和改革局科技信息中心

信息时代背景下，传统的分散的档案信息资源管理方式已经不能适应社会需求，如何深入的发掘档案信息资源的潜在价值，完善档案信息资源的管理程式，是档案管理所迫切需要解决的问题。档案信息资源整合因其可以解决现在档案利用受限，实现档案信息资源面向公众的“整管整取”，而受到普遍采用。但是我国档案信息资源整合还不成熟，迫切需要完善。档案信息资源整合和利用的基础是能够为每一个用户构建一整套完善的虚拟信息体系，借助这一体系信息的需求方和提供方能够及时的进行沟通和交流。

一、概述

档案信息资源的整合和利用，是指用某些方法或技术使原始的异构，分散，无序和冗余的信息资源有计划，通过有序组织信息整合，以形成有效集合。并使用最新的信息技术为不同的群体、不同的行业提供更加多元化的个性化服务。

二、当前形势下存在的问题

（一）档案信息资源自身的问题

档案信息资源整合和利用的主要目的是为了满足用户的需求。为了达到这种效果，有必要将其尽可能地提供给客户提供充分的信息并减少信息中的干扰因素。实现档案信息集成的主要目的是实现平台有效地管理信息资源。但在现阶段，在存储文件信息时，存储结构相对单一，因此无法有效满足用户需要从多个角度进行选择的需求。另外，文件信息的主要特征是保密性。在合并和使用档案信息的过程中如何放置尽可能多的档案的同时防止档案信息泄漏。由于档案信息本身的两个性质导致的矛盾性问题对档案信息的整合和利用产生了极大的困难。

（二）共享体系未得到完善

在此阶段，构建档案共享系统需要最先进的软件技术和硬件技术。这就需要大量的人力、资金的投入。然后建立共享体系的收益很难在短时间内显现。这就阻碍了档案产业的发展。面对这种现象，要引导档案行业的发展并使完整的档案共享系统可以发挥特定的作用。必须是档案信息共享体系在发展中得到一定的收益，用这项收益维护和管理档案信息系统。

（三）档案管理机制的问题

档案信息的开发和使用当中涉及许多主体在此阶段，档案管理部门在档案管理方面存在一些延迟。档案文件在归档和移交过程中，有需要相关部门开出的凭证。这就限制了存档信息的存储和传递。现阶段我国档案管理体制实际上存在的主要矛盾为档案的管理工作与档案的查看权限并未进行有效的划分，从而致了档案信息资料并没有得到有效的应用。

（四）档案信息资料利用率低

目前大众对档案资料的认识严重不足，档案管理人员缺乏档案管理、存储的知识，无法充分的发挥档案信息的作用。因此，在档案信息资料开发利用的过程之中要逐步的引导企事业单位如何全面有效的认识档案信息资料的价值，通过利用已归档信息的来提高使用已归档信息的利用率。

三、现形势下如何整合利用档案信息

（一）有必要丰富收集和收集优质信息资源

档案工作应满足社会信息需求，并为经济建设做出贡献。档案室有必要保存完整的、内容丰富的、存档合理的和有价值的资料。因此改善档案馆内储藏不足且类别单一、存储质量不高的现状可以进一步作为改善档案室的信息资源的目标。

（二）加强硬件设施建设、做到与时俱进

档案室是于开发和利用档案信息资源的场所。加强档案信息基础设施建设，落实档案信息工作的现代化是对归档信息资源的开发利用的客观要求和必然趋势。伴随着社会各领域的快速发展，档案材料与日俱增。随着技术的不断进步，文件载体也已纸质文件演变为更多形势的档案发展。当前，手工归档文件工作进度缓慢且效率低下。已经远远无法满足当前档案信息资源的开发，整合和利用需求。因此，有必要实现档案数据的信息化管理。利用信息网络传输。通过使用科学方法和先进技术让档案室作为接收和存储档案的“基地”。另外，档案检索工具用于记录，搜索和报告档案。形成电子目录是用于管理和搜索档案的工具。如果搜索工具不完整，结构松散，不匹配且不科学，则档案信息也无法得到全方位的、合理的利用。

（三）逐步实施总体规划和标准化体系建设

档案信息建设逐步标准化，但是从质量上说，档案信息管理系统的标准化建设是一个漫长的过程，只有在认真周全的计划和详细的执行策略完成后，才能最终实现的构造和预期的使用效果。根据有关的单位在各种类型的信息系统的标准化配置方面积累的经验，可以将其分为四个步骤：第一步是将档案管理与Internet相结合，技术专家和学者制定了档案信息管理的总体标准。本标准涵盖了用于建立档案信息系统的技术术语。并在施工过程中采用整体框架结构；第二步是文件信息。信息网络系统中使用的基本技术标准（例如基本网络设计）实施系统内采用的既定标准，通信标准等；第三步是确定文件。信息系统管理准则完成部署后，第四步是创建相同的文件。信息系统采用的用于通信和共享的服务标准。施工完经过一系列标准系统后，归档的信息资源为档案信息资源的进一步利用奠定了坚实的基础。

（四）加强管理，促进各部门之间的合作

档案信息资源的整合实质上是构建社会信息系统的一部分。在建立档案信息系统的过程中信息系统作为一个整体，可以被各个部门共享。在某种程度上存档信息整合的关键是将这项工作添加到我国整个社会信息的建设中。具体的实现方法如下：实现文件信息配置并作为电子政务变革的一部分，建立记录管理部门。必须与其他政府管理部门的信息系统集成。允许将存档信息输入政府其他部门的标准线循环。其次，档案馆在建设过程中必须与其他公共服务部门合作。例如图书馆，人才服务中心和就业市场和其他部门进行了深入的合作，以形成本地信息交流。以文化交流为中心，以便来自特定区域的信息可以在这些区域中进行传播，以提高使用存档信息的效率。为档案信息资源的共享和进一步利用奠定了坚实的基础。