PDCA循环在医院科技档案管理中的应用

赵希彦，房 鑫，张雨桐

[中国科学院大学附属肿瘤医院(浙江省肿瘤医院)，杭州310022]

医院科技档案管理是医院科技管理和医院文化的重要组成部分，它其实是医院的一种无形资产，能够为医院的科技创新和发展提供参考资料，更加有助于医院科研水平的发展和稳步前进。目前，医院的等级在不断提升，医院管理也在逐渐科学化，加强科技档案管理不仅能够为医院的医疗技术水平和服务质量提供保障，还能够提高医院的经济效益和社会效益。对科技档案进行科学管理是当下医疗机构需要关注的重点问题。目前，我国在医院科技档案管理方面仍然存在很多问题，直接影响了医院科研工作的健康发展。因此，科技档案管理工作也应当被作为医院管理工作的重点，只有医院科技档案得到科学管理，才能推进医院的可持续性发展。

1 医院科技档案管理现状

医院的科技档案管理主要是指对医院自成立之初以来所从事的医教研活动以文字、图像、声像的形式所保存的具有参考机制的历史记录和载体。医院的科技档案管理在医院档案管理中的比重正不断增加，它是医院从事一切科研活动的基础，更是提高医院科研质量和促进医疗技术水平不断进步的重要保障。

1.1 制度不健全

目前，医院的档案管理工作仍以临床病案管理为主，对科技档案管理重视程度不够，管理人员一般为兼任，缺乏相关专业性的管理人员，科技档案管理规章制度建设存在短板。随着科研在医院发展建设中的地位越来越高，现有的科研档案管理机制已难以满足科研高速发展的需求，制约了科研工作向更加深入的方向发展。

1.2 档案管理人员综合素质不高

医院的档案管理人员基本都是兼职人员，都具有很强的流动性，而且大部分专职人员没有进行过专业化训练，他们的专业化水平和技术都不能满足新形势下科技档案管理的需要。尤其是网络技术和智能化技术正在不断发展，如果不能利用好网络技术和智能化管理，势必会阻碍医院科研工作的可持续发展。

1.3 科技档案管理较为分散

很多医院都没有专门的科技档案管理机构和专门的科技档案管理人员，基本上都是处于分散式的管理状态，对于科技档案的管理不够系统，科研成果产出等数据收集的工作量大、效率低下。同时，很多大型科研项目和科研成果归档不及时，不利于医院科技档案管理的长远发展。

1.4 科技档案管理的现代化程度不高

随着计算机网络技术的不断成熟，科技档案管理已经逐渐从纸质管理转向数字化管理，这样能够大幅提升科技档案管理的工作效率。但现在很多医院对于这方面的重视程度不高，投入力度不大，仍然停留在传统的手工检索阶段，严重制约了科技档案管理工作的发展。

2 PDCA循环和医院科技档案管理的关联

PDCA循环是管理学家戴明提出来的理论，将它应用在医院科技档案管理中，可以更好地提高管理质量和效益。PDCA循环是全面管理体系运转的基本方法，该理论能够提高企业的质量和效益。PDCA主要有四个阶段，分别是P：计划、D：执行、C：检查、A：处理。这四个阶段是一个有规律且循环连贯的管理模式，四者紧密结合，环环相扣，既相互制约又相互补充，一环扣一环，每一个循环都能解决一些实际问题，是提高医院科技档案管理工作水平的重要保障。

3 PDCA循环的各个阶段在医院科技档案管理中的应用

3.1 计划阶段

计划阶段就是PDCA循环中的P阶段，它属于基础阶段，同时也是最为重要的阶段之一。它主要负责对有价值的科研信息进行详细记录并保存，是根据实际管理的需要来制订详细的目标和计划，然后对制订的计划进行缜密分析，将详细的科研信息进行分类集中归档，便于综合利用。科技管理的主要内容包括合同书、学术研究资料、检测报告、科研成果产出，等等，这些内容都是事先按照计划保存好的内容。科技档案管理中涉及的很多计划不仅仅需要掌握原件，还要有复印件，以确保后期使用和管理的安全性。

3.2 执行阶段

执行计划是对制订好的计划进行分析并实施。医院科技档案管理工作对于执行阶段十分重视，管理者需要制定科学合理的制度，相关的管理人员要明确自己的工作职责，要知道该如何对档案进行合理分类。在执行阶段，要先制定科学合理的制度，按照管理制度的约束进行工作，为科技档案管理提供稳定、安全的平台。不同的责任部门要对档案进行清晰标注，避免出现分类不明确的现象。要最好对相关人员的培训工作，可定期组织档案管理人员参加相关知识竞赛活动，确保他们能够熟悉各种档案的分类及归档，并在遇到特殊问题时能够第一时间进行解决。只有这样，才能保证PDCA循环档案管理步骤的顺利实施。

3.3 检查阶段

检查阶段就是PDCA循环中的C阶段，就是对工作人员所执行的计划进行督促，对所执行的档案进行核实，保障科技档案信息在真实、可靠的基础上进行归档和存档。要想保障医院科技档案管理的完善性，就一定要进行有效地监督和检查，保障科研数据的真实性。

3.4 处理阶段

处理阶段就是PDCA循环中的A阶段，也是PDCA循环当中最为重要的一个环节，它主要是对检查阶段的结果和调查所产生的反馈进行及时、系统的总结和讨论，通过前三个阶段的努力来保障档案资料的真实可靠。档案管理人员会根据具体的检查结果来进行方案的整改和下一次计划的制订，有助于领导者充分掌握医院科技档案管理环节中出现的问题，是对PDCA循环档案管理形式的总结。

4 结语

在科技档案管理中使用PDCA循环管理模式能够更好地纠正不良问题，也能够提高档案管理人员发现问题和解决问题的能力，为医院的可持续性发展提供了最优的管理模式。