电子档案与纸质档案的对比研究——评 《档案管理实务》

近几年来，我国的经济社会飞速发展，现代科学技术突飞猛进。信息技术与各行各业的融合更加紧密，电子档案应运而生。档案是重要的物质财富、文化财富，其历经岁月的沉淀，记录了重要信息与数据。在很长一段时间内，我国都应用了纸质档案，将纸质档案作为主要载体。电子档案出现之后，纸质档案与电子档案并行，汇总整合了档案信息。与纸质档案相比，电子档案有着无与伦比的优势，其推动了档案管理的现代化与信息化，提高了档案管理的效率。电子档案与纸质档案存在区别，但二者也不可避免地存在联系。只有把握电子档案与纸质档案的关联性，才能更好地应用电子档案、纸质档案开展工作，实现档案高效管理的目标。《档案管理实务》一书采用理论探讨和实证分析的方法，系统全面地阐述了档案整理的有效办法、档案保管的有效路径、档案利用的主要渠道、档案统计的重要方法等。

《档案管理实务》一书共分为七个章节。第一章节是档案与档案管理概述，介绍了档案的基本知识，以及档案管理办法的制定；第二章节是档案收集和鉴定，介绍了档案室档案收集归档制度的编制、档案馆接收档案工作报告的编写、档案交接文据的填写、档案保管期限表的修订、归档与不归档范围的区分和划分档案保管期限、期满档案销毁工作总结的编写；第三章节是档案整理，介绍了档案整理办法的制定、档案分类方案的编制、保管单位的组合、档号的编制、目录的编制、档案的装订、文件整理与归档、档案分类与归类；第四章是档案保管，介绍了档案库房管理制度的制定、档案装具排放与编号、编制档案存放位置索引、档案库房管理“八防”规定的制定、全宗卷的编制、档案柜架排放与编号、设备仪器操作；第五章节是档案利用，介绍了档案利用制度的制定、档案检索工具体系的建立、档案文件的标引、档案文件的著录、档案目录的编制、文件汇编的编写、组织机构沿革的编写、大事记的编写、档案借阅组织、档案证明开具、档案展览举办、全宗指南的编写。第六章节是档案统计，介绍了档案基本情况年报表的填写、档案统计资料的分析。第七章节是专门档案与资料的管理，介绍了会计档案的整理、人事档案的整理、照片档案的编号与编目、归档的电子文件的整理、资料的管理、实物档案的管理、会计档案整理、人事档案整理、电子文件整理。该书集档案管理基础知识、技能训练和案例思考于一体，以档案管理岗位需求为导向，项目引领、任务驱动的编写体例打破了以系统理论知识体系传授为主要特征的学科教材编写模式，加强了实训环节，更侧重于实际操作。通过任务设置、完成任务分析与提示，辅以相关表格和标准规范，指导学习者了解档案管理基础知识、熟悉和掌握实际操作方法与步骤、具备档案管理工作能力。

纸质档案与电子档案存在区别。从概念上来看，纸质档案以纸张为载体，而电子档案以计算机为载体。纸质档案容易被修改和篡改，电子档案中的数据信息需要经过系统识别。纸质档案和电子档案存储的信息虽然大同小异，却存在本质上的区别，具体体现在以下几个方面：第一，纸质档案与电子档案的载体不同，导致档案性质有所不同。纸张的耐久性不强，经过时间的推移，纸张颜色会发生变化，纸张耐折度也会相应下降。纸张耐久性的影响要素很多，包括纸浆种类、纸浆涂料等等，外部环境会对纸张寿命造成影响。如果不对纸张进行有效保护，会大大折损其生命力。电子档案与纸质档案不同，其依托互联网，受到现代科技的影响。现代技术高速发展，使电子档案的信息更加清晰可辨。电子档案载体很多，可以被记录在硬盘中，也可以被记录在磁带之中，其取缔了传统纸质档案的单一载体，囊括了更多的信息数据，大大节省了储存空间，有利于缓解纸质档案储存的压力。第二，纸质档案与电子档案的信息形式不同。电子档案依托信息网络，依靠计算机软件可以对电子档案信息进行自动分类和储存，节省了大量的操作时间。档案利用者可以通过数据检索的方式提取信息，接受档案服务。档案管理者可以对数据信息进行校对和更改，将数据转换为自己需要的形式。纸质档案受到时空限制，利用者和管理者都需要接触档案，保护原始档案不受到外部环境侵害。过分保护影响了纸质档案的利用，档案利用效率相对较低。电子档案被记录在计算机中，互联网为电子档案交互共享搭建了平台，可以远距离输送档案信息。处在不同时空的主体可以共同获取档案信息、应用档案信息。电子档案需要高度注意网络安全，如果受到网络攻击，电子档案将被严重破坏，甚至无法恢复。总而言之，纸质档案与电子档案存在不同，纸质档案更加稳定，具有静态特征，电子档案并不稳定，具有流动特征。

纸质档案与电子档案也存在联系。二者同为档案，只是表现形式不同。纸质档案与电子档案存在密切关联，电子档案虽然具有优势，却不能彻底淘汰纸质档案、取缔纸质档案。二者之间的关联体现在以下几个方面：第一，纸质档案与电子档案的管理原则具有一致性。我国制定了纸质档案管理办法，这一办法对电子档案管理同样适用。无论是管理纸质档案还是电子档案，都需要采用统一领导的方式，秉持分级管理的原则，确保档案的完整性和真实性，凸显档案的利用价值。档案管理者需要保障档案安全，为社会提供档案服务，使档案投入应用之中。第二，纸质档案与电子档案的归档范围具有一致性。我国对纸质档案归档范围提出要求，归档和不归档范围都得到了确认，这一要求对电子档案同样适用，档案管理者需要对电子文件进行分类，考察电子档案的利用价值，对电子档案进行归档处理。与电子档案相关的纸质文件包括两类内容，第一类是现代软件的操作说明、使用手册等，第二类是系统设计的说明书、鉴定材料等。第三，纸质档案与电子档案的管理目的具有一致性。纸质档案与电子档案管理的最终目的，都是为使用者提供便利，因此应该对纸质档案与电子档案进行保护，提高纸质档案与电子档案的利用率。电子档案被记录在互联网上，一旦系统出现故障，电子档案将被永久清除。为了保存电子档案的信息，需要对电子文件内容进行转换，将其记录在纸张上面，并对纸张信息进行复印。电子档案是现代科学技术的产物，在技术上存在不成熟之处，管理手段相对单一。我国开展纸质档案管理的时间较长，形成了完整的纸质档案管理体系，生成了现代化的纸质档案管理技术，因此在电子档案管理过程中可以适当借鉴纸质档案管理方法，吸收纸质档案管理经验。

电子档案的确具有纸质档案所不具备的优势，因此在各行各业兴起了电子档案管理狂潮。企事业单位争相建立电子档案，部分企业管理者甚至认为电子档案能够完全取代纸质档案。在这一背景下，必须把握纸质档案与电子档案的关系，对二者进行对比研究。我国电子档案管理处在发展初期，而纸质档案管理已经成熟。在今后很长一段时间内，仍然会采用电子档案、纸质档案并行管理的方式，电子档案是不能完全取代纸质档案的。在开展电子档案管理的同时，必须充分认识电子档案的局限性，意识到电子档案并非完美无缺：首先，电子档案并不稳定。电子档案被记录在互联网之中，而互联网本身具有不稳定性。网络信息非常庞杂，网络系统容易受到攻击，一旦病毒、黑客侵入，会对电子档案管理造成不利影响，损毁电子档案中的重要数据。将电子档案放入库房保管，也会出现诸多问题。以硬盘为例，硬盘会受到强磁力干扰，会受到外部环境的影响，导致档案数据信息发生变化，档案内容丢失损坏。电子档案的本质在于记录和还原，如果信息数据被不法之徒篡改和伪造，会影响电子档案的真实性，影响电子档案的正常应用。其次，电子档案具有不独立性。电子档案的确有着重要的信息存储价值，其与纸质档案相互补充，是文件存储的重要方式，但电子档案的生成有赖于计算机操作，管理者需要依靠计算机，对电子档案进行解码，将电子档案记录在册。纸质档案更容易接受，文字符号并不陌生，电子档案的解码过程比较繁琐，识别时间相对较长。我国纸质档案大多内容丰富，历经岁月的沉淀，记录了文化与历史，因此纸质档案的文化价值更高，是电子档案不可替代的。再次，电子档案具有不安全性。电子档案可以被共享，处在不同时空的主体可以共同获取电子档案的内容，对电子档案信息进行阅览。部分电子档案具有隐秘性，机密文件涉及国家社会利益。一旦这些档案信息被泄露，将给国家社会带来不可估量的损失。互联网系统容易受到黑客攻击，部分不法之徒对电子档案数据信息进行了修改，导致电子档案数据失真。最后，电子档案具有不完整性。电子档案是流动的，管理者需要捕捉电子档案的信息数据，避免信息数据缺损。但随着时间的不断延长，电子档案信息会越来越多，档案数据会不断累积，电子档案的管理难度会不断加大，其完整性也会受到不利影响。鉴于电子档案存在弊端，电子档案与纸质档案存在关联性，应该正确对待电子档案、纸质档案，不断提高档案管理的质量，保证档案管理的精度。电子档案是信息时代的产物，其有着巨大优势，与纸质档案一起为社会提供了服务，当前社会各行各业都形成了纸质档案与电子档案，开展了档案管理工作。在档案室内，档案管理者需要对纸质档案、电子档案进行区分，实现电子档案与纸质档案的双向转换，并对重要档案信息进行备份。纸质档案与电子档案有着不同特点，二者相辅相成，推动了档案管理工作的顺利开展。在实际工作中，应该秉持档案管理的基本原则，遵循国家规定的档案管理方法，立足档案管理基础理论，实现人力资源和物力资源的统一调配。

因此在新的时代背景下，现代技术突飞猛进，催生了电子档案。电子档案是对纸质档案的补充，具有纸质档案所不具备的优势，在一定程度上缓解了档案管理者的工作压力，推动了档案管理工作的现代化的信息化。值得注意的是，电子档案也存在不足之处，其不能取代纸质档案，需要和纸质档案相互配合。档案管理者应该并重纸质档案与电子档案，把握二者之间的关系，提高档案利用效率。《档案管理实务》从不同角度为我们介绍了档案管理工作机构设置、规章制度建立、基础业务建设、信息资料开发利用等，为我国档案管理工作提供了很好的意见和建议。