浅谈SAP财务模块上线的前期准备工作

颜学莉

摘 要：SAP作为当前先进的ERP软件，在众多单位得到广泛运用，有效提高了财务管理水平，本文结合笔者参与单位SAP财务模块上线的工作实践，阐述了SAP财务模块（FI）上线的注意点及相关操作，给其他单位相关工作开展提供参考。

关键词：SAP;财务模块;前期准备

SAP 起源于德国，是目前全世界排名第一的ERP软件，它代表最先进的管理思想、最优秀的软件设计。超过80%的世界五百强公司使用SAP，其涵盖企业管理、财务会计、销售、采购、业务伙伴、银行业务、物料和库存管理、生产管理、成本会计、报表等。对企业的人力资源、物流运输、销售服务、交易支付、产品规格及质量、生产活动、原材料采购、货物仓储及库存管理等全部经营活动与环节，实施监督、分析及管理，形成数据化的资源管理系统，为企业生产、决策、组织运营提供指导及依据，有利于企业财务管理质量的提升，有利于企业资金的合理分配。目前国内很多企业都已成功上线使用SAP系统，现结合笔者参与SAP财务模块上线的工作实践，浅谈SAP财务模块（FI）上线的注意点及相关操作。

一、SAP财务模块上线前的前提

（1）建立项目组。SAP财务模块上线前需要建立一个项目组，成员必须是公司主管级别以上的，这样即熟悉业务又知晓管理，有利于上线过程中的执行和决策。项目组需要对公司的业务流程进行梳理，涉及多部門的业务线需要大家沟通交流，准备大量文件帮忙梳理流程、整理和检查需要的各种数据，如有争议的还需要通过上级决策。

（2）设立时间表。系统上线需要在规定的时间内进行系统切换，保证公司的业务和系统能够顺利进行。时间表的制定需要考量公司实际情况，不能为了尽快上线缩短时间，需综合各方面的因素同时也要预留意外情况发生的解决时间等，这样才能在规定时间内达成目标。

二、SAP财务模块上线需做好的基础工作

（1）成本中心（Cost center）建立。成本中心（Cost Center）是管理会计的基本责任单元，可作为企业内部“部门”。在管理会计中它主要用于成本控制，是每一笔费用的接收者。将公司按照成本中心分割，可以实现对于责任区域的成本计划、认定、控制和分摊。成本中心一般根据企业内设部门进行设置，也可以按人员设置成本中心，如要单独分析总经理费用，可将其单独设置成本中心。和其他成本对象相比，成本中心具有比较稳定，变化较少的特点。在SAP中一般不通过科目编号来区分管理费用、销售费用、制造费用，而是通过“功能范围”来区分费用性质。SAP系统是利用成本中心来归集费用和进行成本核算的，建立成本中心是非常重要的基础工作，所以在上线初期要设定好各部门的成本中心，成本中心的建立要和组织架构紧密结合起来。建议不要在SAP中建立其他人不成熟的编码来归集费用和成本以免出现后期无法修改的局面，利用好SAP自身通过成本中心控制费用的特点即可。

（2）会计科目完善。对于任何的财务数据，会计核算是基础，它的分类和定义尤为重要。由于经济业务活动的具体内容、规模大小与业务繁简程度等情况不尽相同，在具体设置会计科目时，应考虑其自身特点和具体情况，将每一个会计科目进行定义和明确归集的是哪些费用，后期进行不断维护并作为公司会计制度对相关人员进行培训。会计科目作为向投资者、债权人、企业经营管理者等提供会计信息的重要载体，在设置过程中应努力做到科学、合理、适用。在SAP上线初期整理和维护好会计科目能为后期系统运用打下坚实的基础，在新旧成员交接过程中也是事半功倍。会计科目在SAP中应有追溯性，不能每年在系统里科目都变化，这样也不利于查账同时造成账目混乱。另外完善的会计科目和清晰的成本中心结合对于预算编制和预算实际对比分析是非常重要的。

（3）审批流设定。在任何系统上线前，都要设定好公司内部审批流，金额大小、具体费用类别等都是制定公司内部审批流程应考虑的因素。如购买原材料，要由需求部门提交采购申请（PR），采购申请需要进行审批后才能流转到采购部门，采购部门确定好供应商后通过采购申请（PR）生成采购订单（PO），后期仓库才能收货、财务部门才能校验发票。

（4）主数据维护。SAP主数据是支持系统有效运行的备件静态数据，主要包括：物料主数据、供应商主数据、货源清单、采购信息记录。此文狭义指供应商主数据。供应商主数据是SAP运行应付数据的基础，供应商主数据需要唯一性，相同的主数据在系统中要求有唯一编码，唯一的描述，避免存在数据冗余，方便后期供应商对账，否则会出现对账金额不全，应付数据有差异。另外不建议在SAP里建立一次性或者临时供应商账号，只要和公司发生业务，不管是公司还是个人都应建立唯一主数据，如果直接进费用及使用过渡科目在后期对账过程中会产生不必要的时间浪费甚至无法追溯;供应商主数据还需要完整性，主数据信息保持完整，要能够满足相关部门的业务运作需求，如果公司不断扩大、有机会存在SAP和银行系统链接，在SAP执行自动付款后，经过领导层级授权银行系统可划转款项至系统维护的供应商银行账户里，一旦信息不完整或者发生错误就引起款项不能及时支付;主数据维护还应保证准确性，要符合相应的编码规则和技术规范，能够清楚准确地表达主数据的含义。另本公司员工也应和供应商一样进行数据维护。

三、主数据维护的注意事项

SAP主数据维护需要注意：（1）主数据维护是SAP工作中最基础的部分，在录入过程中有关于统御科目设定。统御科目的存在是因为SAP中供应商和客户是不能单独在财务报表里体现的，必须通过统御科目的归集才能在财务报表里体现。如在创建主数据时，无锡移动这个供应商数据是在创建主数据的时候，选择应付账款或者其他应付款的科目才能在后期归集到应付账款或者其他应付款里。所以要分类好统御科目，否则后期修改就比较麻烦。（2）特别总帐标识的科目的设置，例如无锡移动这个供应商在出现预付款时总帐就要输入特别总帐标识，例如A后，供应商在报表里归集就会到预付账款里。

综上所述，在系统上线前应提前做好上面各项准备，这对于系统上线起到润滑剂的作用，避免上线期间停滞来准备此类资料，延误系统正常运行。在整个上线过程中团队应积极配合顾问清理数据、梳理流程、测试系统，自上至下齐心协力，内部外部众志成城，SAP就能顺利上线，实现预期目标。