浅析大数据时代电子档案管理现状与发展对策

陈福光 徐化振

(山东省微山县档案馆 山东微山 277600)

1 电子档案管理的优势

1.1 安全集中

作为信息、数据的存档，档案需要长久地保存，对保存实现具有较高的要求，以往的纸质档案在存档过程中会因频繁的借用而遭到损坏，甚至可能产生丢失。在大数据时代，档案的电子化能够变革查阅方式，减少了以往纸质档案的翻阅次数，从而提高档案的使用寿命，通过对电子档案的备份和共享，从而确保档案的安全，提高档案的利用效率。与以往传统的纸质档案相比，不再需要有形的档案库房，存储介质实现了从纸张向光盘、硬盘的转变，具有体积小、存储容量大的趋势，大大地节省了存储空间。

1.2 高效节约

依托于数字化的电子档案，以往传统的文件信息被转化为数字信息，节约了存储成本，减少了存储空间，更为重要的是实现了一键检索、快速访问，推动无纸化办公的同时，也有效地提升了档案的查阅、提取以及增添效率。以往对档案的操作，需要在档案库中寻找到相应的档案资料夹，再翻阅查找所需的内容，或者人工手动添加档案内容，这些操作都需要手动来完成，流程繁琐且耗时，依托于数字化的档案管理，能够将人工检索转变为电脑一键检索，档案查找效率实现了质的飞跃，档案管理人员只需要根据系统操作提示来进行操作即可寻找到所需的内容，不仅高效且准确，有效地提升了办公效率、节省了人力、物力资源。

1.3 实时更新

在传统的纸质档案管理工作中，信息的收集、整理再到档案资料的添加入库，工作量较大，往往需要多人协作共同完成，操作流程节点也相对较多，有时会导致信息过程，或者因沟通衔接不畅导致资料的丢失或存档位置的错误，这些都严重影响了档案材料使用的时效性。大数据时代，档案的数字化就有效地解决了这个问题，利用系统操作大大地提升了存档效率，能够确保信息能够得到实时更新，确保档案材料使用的准确性。

1.4 管理规范

依托于数字化的档案文件管理，将纸质档案转化为计算机可读的文件进行存储，这一操作就会有效地规避以往纸质档案可能存在的涂改、替换等行为，能够有效地规范档案的管理，保障档案的真实性和有效性。依托于数字化电子档案，实现档案管理的系统化管理，能够将以往静态的档案管理转化为动态的档案管理，提升了管理的规范化。

2 大数据时代电子档案管理现状

2.1 电子档案相关法律法规缺失

我国法律的建设当前还滞后于经济社会发展的步伐，档案管理工作也是如此。伴随信息技术的快速发展，我国步入大数据时代，大数据时代下电子档案兴起，但当前有关电子档案的立法工作还没有完全开展起来，仍然缺乏一个针对电子档案管理的有效的法律支持。现行的《档案法》其中更多的内容是针对纸质档案管理的具体政策和要求，对于电子档案提及甚少，对于电子档案的法律效力还没有明确的规定，对于电子档案存档的标准、档案的开放利用工作都没有明确的规定。而伴随时代的发展，当前对于档案开放的需求越来越高，越来越多的工作中涉及到档案的查阅工作，电子档案何去何从没有明确的法律支持。在档案开放过程中，电子档案的安全问题成为制约电子档案管理工作开展的重要问题，信息的开放必然面临着更多的风险，档案管理以后也将承担更多的责任。“利用危险、保密保险”的思想是当前档案管理人员普遍存在的思想，在这种思想指导下，各类档案的开放程度普遍不高，难以满足社会对档案开放的需求程度。

2.2 电子档案对大数据技术的应用不足

大数据时代下，档案的电子化过程中对大数据技术的应用还不够充分，严重制约了电子档案智慧化服务。时代发展要求电子档案发展要依托于科技的驱动，电子档案需要依托于数据挖掘、软件分析等手段，来将档案与社会资源进行深入挖掘和开发，从而更好地帮助时代发展解决相应的问题。新时期，云计算、物联网、可视化等都相继出现并取得一定的发展，但就当前电子档案发展的实际情况来看，电子档案并未将这些新型技术应用到档案的管理工作中来，仍然停留在基础的存档工作中，用户所能获得的信息仍然是档案的原始信息，电子数据未能实现对信息的深入挖掘和应用，电子档案提供给用户的仍然是静态的枯燥文字。在档案的咨询工作中，当前仍然停留在电话、邮件获取相应的档案资讯信息阶段，智能化的在线答疑等都还未能应用。

2.3 档案管理人员缺乏相应的信息化素养

以往传统档案管理所需的专业技能不多，档案管理人员的素质有限，这些人员在面临大数据时代下电子档案管理工作则凸显出一定的不足。大数据时代下，人们开始关注于效率，如何从海量的数据中提取有价值、人们所需的数据成为时代的需求。当前档案从业人员普遍缺乏信息化素养，对于电子档案的操作还不够娴熟，在电子档案管理工作中也缺乏前瞻性和主动性，缺乏捕捉信息得能力，这些都严重制约了电子档案的发展。

3 大数据时代电子档案的发展对策

3.1 建立健全电子档案的法律法规

要积极建立健全电子档案的法律法规，通过立法规范电子档案的管理工作，积极推动电子档案的开放和利用。首先，国家层面应当出台相应的法律来对电子档案的法律效力予以承认，推动电子档案普及，要对档案馆免责条款进行明确，避免因档案馆开放电子档案所面对的种种责任。面对电子档案当前存在的一系列问题，需要明确的法律来解决，让法律成为电子档案管理工作有效开展的重要指导，也要让法律成为保护工作人员合理开展档案开放工作的重要依据，成为正常开展档案管理工作的保护伞。其次，要依托法律完善电子档案开放过程中面临信息安全的解决办法。尽管电子档案的安全管理是当前我们面临的重要难题，但我们需要做的是如何来化解这个风险，而不是成为限制电子档案开放的一个理由。只有建立健全电子档案管理的相关法律法规，才能推动电子档案管理更加规范化、科学化。最后，要完善奖惩追责机制，对于电子档案管理工作中做出突出贡献的单位和个人要进行奖励，对于因不履行职责、不配合电子档案管理工作的行为进行追责，积极推动电子档案的开放利用，真正发挥电子档案的价值。

3.2 以用户为导向加强电子档案的开发和利用

新时期对于电子档案的管理和开发，亟待加强新技术的应用，更好地加强对档案数据的应用，为用户提供更有针对性的服务，这也是大数据时代档案管理工作的重要方向。一方面，要加强电子档案的数据挖掘和开发，通过对电子档案数据的挖掘来发现用户关注的重点和访问的规律，形成对用户的分析和预判，从而实现个性化的档案信息推动，提升个性化服务水平，提升档案检索的智能化。另一方面，要建立起交互式电子档案智能服务，从而更好地解决用户在实际档案应用中的问题，依托于“人机对话”、“人人对话”等形式，实现智能服务，从而提升用户体验度。以用户为导向的电子档案服务工作，要借助于大数据实现电子档案的智能化应用，提升档案服务水平。

3.3 打造高素质电子档案管理队伍

提高档案管理人员的现代化、信息化素养，提升档案管理人员的综合素质成为大数据时代电子档案应用的重要需求。要将以往单纯的“档案库”变成一个“思想库”和“智慧库”，加强档案管理人员操作技能的培训，将电子档案的管理者变为智慧信息的提供者。高素质的电子档案管理队伍要求档案人员要具备敏锐的信息意识，要具有现代化电子信息管理的能力，因此要依托于培训和实践来不断提升档案管理人员的水平。