临床科室办公用品量化管理实践要点探讨

王思才 易 露 王 娇

（西南医科大学附属中医医院 四川泸州 646000）

对于临床科室办公用品而言，自身具有价值高、数量大的特点，在使用过程中很容易浪费，而且无法有效的控制其成本。那么针对这种情况，就应该积极开展临床科室办公用品量化管理，采取合理的方法，来为其建立量化管理体系，这样能够很好的提升这些办公用具的使用效率。

一、临床科室办公用品管理所存在的问题

（一）交叉管理

在医院中各个科室的办公用品，在管理上也是由各个科室来进行管理，比如信息科负责计算机这类办公用品，一般情况下这种办公用品具有很高的价值，其管理也较为严格，所以在研究过程中并不考虑这一内容[1]。而是从一些并不注意的办公用具上进行分析，比如，医院采购中心主要是购买相应用户，是管理单位，而病案室则是对医疗表格的发放进行管理，财务科则是对办公用户，比如信纸、信封等等进行管理，每一个管理部门的具体管理范围和责任并没有有效区分，存在着交叉管理的情况。

（二）库存成本高

通过对医院库存分析能够了解到，不同的仓库中存在着相同的物品，这样就导致所需要投入的成本增多[2]。此外，仓库中的物品种类也非常多，远远的超出科室办公的实际需求，比如手电筒、各型号电池等等，类型较多，很多临床科室在这其中都有领取记录，这些本属于生活用品，却是作为办公用品存在于科室中。

（三）管理不严谨

在需要使用办公用品过程中，需要由科室自己填写申请表，然后由管理人员审核签字后，在到仓库中领取相应办公用品。每一个仓库会在月初将自己上个月的库存流动情况上缴，然后由相关部门来分析成本，对于没有纳入到常规仓库中的特殊办公用品，会有科室提交申请表，然后审核通过后进行购买[3]。在这其中，不仅存在着常规和特殊用品所耗费的成本，对于其数量、使用详情都没有严格的管理方案，也没有规定是由哪一个部门来进行管理，使得无法获取理想的管理效果。

二、临床科室办公用品量化管理实践要点

（一）明确办公用品品种

为了能够更好的提升临床科室办公用品的管理水平，减少成本支出，那么就应该明确办公用品的具体数量和种类，以此来由物资供应中心进行管理。与此同时，还应该明确办公用品的具体情况，对于一些并不需要的生活用品应该取消供应和使用。对于一些特殊的办公用品，要在需要的时候，由物资供应中心来进行购买。此外，还应该在这其中取消审批，由科室的主任亲自负责，对于不在常规目录内的办公用品，应该有物资供应中心的管理人员负责[4]。医务部也应该定期对办公用品的具体使用情况来进行核查，对于其中使用较多的办公用品进行记录，对于存在违规使用的要及时的进行处罚，以此来约束办公用品的使用。

（二）了解具体影响因素

因为临床科室办公用品，主要是为患者所服务，那么具体使用情况应该有所规律。比如，会受到门诊量、住院费用等等因素所影响[5]。因此，在管理过程中，就应该根据这些因素来对办公用品使用情况进行分析，通过对其分析来更好的进行管理，有效的提升临床科室办公用品量化管理水平，减少医院的成本投入。

（三）制定量化标准

为了能够更好的明确临床科室办公用品管理的具体内容，那么就应该对各科室上一年度的办公用品消耗情况进行分析，对比今年的办公用品消耗情况。可以在这其中分为两类，第一就是实际超出预期用量的科室，要计算出后续使用的情况，然后以此为标准来制定量化管理方案[6]。第二，就是实际消耗小于预期用量的科室，就直接以消耗程度来作为量化管理标准，并且每一年都是采取这种方法，这样能够为临床科室办公用具使用提供一个预期量，这样在管理时也能够有具体的标准来积极落实。

（四）加强科室监督管理

根据每一年科室的办公用品消耗量，来明确需要进行监管的重点科室。比如，如果医院在今年有15个科室其实际办公用品消耗量超出预期，那么就应该将这15个科室纳入到重点监管中，并且分析这15个科室办公用量的使用记录，明确一些价格较高、贵重的办公用品去除。职能部门和科室应该共同了解在使用办公用品中所存在的问题，积极的提出相应整改建议[7]。与此同时，还应该根据具体的量化标准，来让物资供应中心能够明确每一个科室在一个季度中能够领取办公用品的具体数量，一旦在这其中超出规定数量，就应该及时通知，让科室能够积极的控制其成本，在日常工作中合理使用办公用品，发挥办公用品的作用。医院在这其中还可以建立奖惩制度，对于一些随意浪费、挪用的科室要给予惩罚。

三、临床科室办公用品量化管理效果

（一）采购更加合理

在以往采购办公用品时，都是由采购中心根据自身的经验来决定数量，这样就容易增加库存，或者是不满足实际需求。那么在量化管理后，医院对其仓库的责任落实到实处，就能够很好的避免仓库办公用品的堆积。采购中心在这其中会根据办公用品需求和使用标准来进行具体采购，减少盲目性，更好的提升采购的针对性，有效的控制其成本。

（二）使用更加合理

通过量化管理，临床科室能够很好的了解自身是否存在浪费行为，以此来让科室能够更更加科学合理的使用办公用品，形成节约的工作环境，办公用品浪费问题在这种情况下有明显的减少。这样不仅能够很好的满足临床科室对办公用品的实际使用需求，而且办公用品的消耗量还能够有所减少，科室会很好的控制办公用品的消耗速度，减少成本支出，更好的发挥临床科室办公用品的作用。各科室在这其中的节约效果较好，为医院的稳定发展提供帮助。

（三）管理更加规范

医院通过量化管理的方法，能够更好的提升临床科室对办公用品使用的科学合理性。在采购上能够更加认真，采购人员能够明确自身的责任，而且因为医院在采取量化管理后取消交叉管理的部门，优化供应采购工作，这样就能够更好的提升办公用品管理水平。医院还会定期对办公用品的数量、库存等等进行了解，一旦在这其中发现问题，就会及时的找到相应负责人，这样就能够避免出现代领、冒领等问题的发生。在使用上，因为科室的数量多，如果只依靠管理部门来对其进行管理，不能够取得理想的管理效果。因此，医院在这种情况下，就根据临床科室办公用品的具体使用情况，来采取量化管理的方法，横向对比科室，提高科室对成本的控制能力，也能够充分的体现出人性化管理的理念。

四、结束语

总而言之，随着当前医院规模的不断增大，对其成本控制也就成为当前的重点。从医院目前的管理工作上来看，对于耗材的使用更加重视，并且其管理工作方法已经逐渐成熟。但是，对于办公用品的管理依然还没有形成完整的管理体系，因此就应该积极开展量化管理，建立科学合理的管理体系，有效的实现办公用品的科学化管理，减少成本投入的同时，又能够有效的提升其工作效率。