高校知识管理、学校文化与档案管理应用研究

黄惠欣

(百色学院工商管理学院 广西百色 533000)

一、知识管理与档案管理

档案是保存历史真实纪录的第一手资料，不仅是社会共同拥有的资产，也是学术研究的主要资料来源。当今已经迈入知识管理时代，政府运作思维应当具有建档、扩散与创新的理念，即由现代化档案管理与运用，到发挥文件扩散的功能。这样可使政府与民众间互动更密切，增进彼此之间的互相信任和依赖，进而发展成为能够了解民瘼、体恤民意之施政服务。[1]

从知识管理核心和组织的核心竞争力来看，笔者认为，知识管理的核心是知识累积、知识扩散与知识创造。知识管理正是为了有效地挖掘和体现知识的价值而发展起来的一种新型管理模式。它是通过对组织知识资源进行开发和有效利用，以提高组织创新能力，进而提高组织的核心竞争能力的一种管理活动。

高校大学档案之知识管理是以知识管理为导向的档案管理。它是通过档案知识的积累、组织、评价、服务，满足用户对档案知识的需求，从而发挥知识作为核心资源的作用，推动高校发展战略的落实。因此，在实施档案知识管理的过程中，高校档案管理者需要以知识管理为导向，对档案业务流程进行再创造，实现从档案收集到知识累积，从档案整理到知识组织，从档案鉴定到知识评价，从档案服务到知识服务的转变。[2]

二、学校文化与档案管理

就教育观点而论，大学博物馆的角色，除了辅助教学和研究与服务之外，最积极的一项功能，就是在于它能成为创造性校园文化情调的一个重要的成份，是一个能提供“博雅教育”和“通识教育”的场所。它有助于培养通达而有修养的文化人。而档案馆所扮演的角色与博物馆类似，大学档案馆的成立，亦有助于学校文化的形成。

校园文化和高校档案，彼此在教育目标和对象上，方向是一致的，都是以学校为依托，目的在于传授学生文化知识、科学知识、社会知识、开发智慧，提高大学生全方位的素质。大学高校档案管理不仅是校园文化建设的重要组成部分，也是强化校园文化建设的有利管道。高校档案信息管理是校园文化建设的有利举措，校园文化与高校档案密不可分。

高校档案工作是为教学、科研、管理工作服务的，需要学校领导在人力、物力和政策方面的大力支持。首先，高校要强调档案工作的重要作用，学校领导应当将档案工作作为学校工作的重点纳入到学校发展规划当中，使之成为领导考核的一个内容；其次，高校要切实提高档案工作的科学性，使档案在学校各项工作中真正发挥重要作用，使高校各级领导及个别职能部门意识到档案管理工作的特殊性。

学校文化影响档案管理，档案管理亦影响学校文化。档案管理，包括了档案的搜集、档案储存、档案应用等。档案管理除了无形地塑造学校文化以外，还影响到有形校园文化的建设和营造。因而，学校文化与档案管理间的关系，日显重要。档案部门拥有组织中最大部分的显性知识，而个人知识与经验的分享是组织中的内隐知识部分，其背后隐喻着强调组织文化的重要性，唯有开放与沟通的环境，显性与内隐知识才能得以交流、转化与分享。因此，组织文化是知识管理成功的关键因素，同样地，档案文化也是影响档案知识管理成功的关键因素之一。

三、知识管理、学校文化与档案管理

知识管理原本只是专注于提升企业内部业务的效率与创造性的。然而，随着科技进步，知识管理的范围也扩大到顾客与投资者等与非企业者的方向。也就是说，知识管理已不仅是单纯的公司内部的信息共享及活用而已，还要向社会扩展。因此，大学院校的知识管理，除了要提升教学与行政效率以外，更要扩展到社会教育部分，进行信息共享。[3]

另外，大学院校是创新知识的主要发源地，蕴藏着大量的无形资产。因此，学校若能推广知识管理之理念，塑造出愿意分享、创新、储存及利用知识的学习环境，则对教师的教学活动与学生的学习成效，将会产生极佳的效果。我们以档案管理作为知识管理的基础，并以学校文化为核心，把知识管理、学校文化与档案管理进行结合，将会使大学院校发挥出知识传递的角色。

四、研究总结

知识管理使档案管理不再只是对外显的知识进行保存与管理，而是要将无形的内隐知识进行传承与应用，扩充档案管理功能，增加分享与应用，发挥教育功能。透过知识管理后的档案，不再只是被动地被翻阅的档案，而是被活化了其功用，并能为需求者提供服务。档案管理单位实在有必要转型为知识管理单位，文件管人员亦应以知识管理者角色自居，而不再只是档案保管者的角色。这也是知识管理为基础的档案管理的价值所在。