互联网时代档案管理工作面临的机遇与挑战

◎文 艳

（汾阳市道路运输管理所 山西 汾阳 032200）

随着移动互联网、物联网、云计算、大数据等信息技术的发展，互联网已经深入了生活、工作的各个层面，对档案管理工作来讲，既是机遇也是挑战，如何科学、有效、系统的应用互联网，是当前档案管理工作面临的难点和重点。

一、互联网时代档案管理工作面临的机遇

（一）推动档案管理工作实现技术的突破

档案管理是一项系统工作，包括档案信息的人工记录、收集、录入、整理、保存、提取等多项内容，信息技术的发展为每一个环节都带来了巨大的变化。

在档案的收集阶段，传统档案信息需要人工查阅、分类、分析信息真伪等，进而确认有效信息并以纸质的形式保存。在互联网时代，大数据、物联网、云计算的发展，信息的收集已经不完全依赖于人工，物物相连，直接获取信息，经过大数据分析，进行整合共享，成为档案信息发展的基本方向。在保存方式上，互联网技术的应用，也使得传统的纸质文字、留存实物等相对单一的保管形式发展为纸质、移动硬盘、光盘和网络存储工具并存，存储方式也由单一的文字等转换为音频、视频等，保证了信息档案资料的安全性、正确性、可靠性和长期性。在档案的使用上，信息技术的发展与应用，使得档案信息的查找和使用更加便利，用户通过检索就可以快速查找到需要的信息，提高了档案信息的使用效率。

（二）可以提供更多的档案服务

信息技术的介入，使档案信息在各个环节都发生了变化，因此档案的使用更加便捷、高效，使档案服务的频率、方式、种类都发生了巨大变化。最根本的是，档案信息服务由单一的线下模式转换为线上线下并存的方式，档案使用者可以通过互联网，足不出户地登录、下载、使用部分档案信息。

二、互联网时代档案管理工作面临的挑战

（一）信息技术为档案管理人员带来新挑战

从目前的现状看，各个行业的档案管理人员综合素质都不高。档案管理工作人员的年龄偏大、学历参差不齐、文化水平不高、知识结构不合理；一部分管理人员具备档案管理专业知识，但不具备互联网时代所要求具备的信息技术知识。也有一部分档案管理人员是其他部门的兼职人员。

（二）信息技术对档案管理科学性提出新挑战

随着信息技术的介入，档案管理突破了传统的资料收集、存放的范畴，档案工作的管理与信息服务并重。而目前大部分档案管理工作落后，没有采取科学的档案管理方式，档案信息不能及时保管、录入，缺乏科学性。同时，传统的档案管理工作仅仅涉及到档案管理一个部门，而建立在信息化基础上的档案管理工作需要各个部门之间的合作，才能有效发挥档案的管理与服务职能。

三、互联网时代提升档案管理工作的具体举措

（一）加强顶层设计，创新档案管理模式

互联网时代对档案管理工作提出了新要求，主要是分散的工作资料信息要进行系统整合，建立安全高效的网络数字平台，要加强档案管理工作的顶层设计，统一布局、统一规划。

要利用电子技术，建立电子档案，优化工作模式。互联网时代，传统的单一的纸质档案管理模式已经不能满足用户需求，各部门要逐渐向电子档案管理模式过渡，确保电子档案与纸质档案相匹配，要集中管理，实现档案资料的有效资源整合。各行业要建立安全的网络平台，将档案资料录入并进行合理分类。通过运用信息技术，建立科学的档案管理工作新模式，以提升档案管理和利用的效率。

（二）提升管理人员职业素养

互联网时代，档案管理工作人员应具备信息化、技术性、共享性的思维。在新的思维模式指引下，传统的纸质档案管理工作将转化为建设档案资源数字化系统，要加大新技术应用的力度，特别是大数据技术，推动档案管理工作的技术化转变；建立大范围的档案信息资源数据库，实现档案信息资源的全面共享，最大限度地发挥档案信息的现实价值。

随着互联网时代档案信息化的发展，档案管理工作越来越需要全方位的人才，特别是要对档案工作人员的专业水平进行提高。要通过不断培训、学习、考察等多种方式，提升现有人员的职业素养，在保证各司其事、各尽其责的基础上，做好与相关部门的相互配合工作，形成职能明确、流程清晰、管理规范的工作局面。在提升现有人员素养的基础上要加强人才引进力度，特别是引入一些既熟谙档案管理专业又具备现代信息技术的专门人才，逐步提升档案管理与档案服务的信息化水平。

（三）提升档案管理工作服务能力

在互联网时代，创新思维是灵魂，是全面发挥档案信息作用、提升档案管理工作服务能力的抓手，因此要不断培养档案管理工作人员的创新思维。档案管理工作人员要不断创新管理理念，以大数据和信息化思维适应新要求；要培养更好、更超前的服务意识，提供更加完善和优质的服务，凸显信息服务的功能。应设置一个独立的档案服务部门，将管理与服务的功能不断延伸，对服务过程进行监督。要鼓励档案管理工作人员走出去，通过横向与纵向的沟通交流，实现经验和资源的共享，提升档案管理的服务功能。随着电子档案数据的信息量的逐渐增大，要充分利用信息技术，特别是大数据技术的功能，充分应用大数据技术，深度挖掘海量档案资源中的丰富知识。

（四）实现党建业务融合发展

档案管理部门要以党建工作引领互联网时代档案工作，促进档案业务工作的开展。一方面，要提高政治站位，切实认识到加强党建工作的重要性。互联网时代，信息公开、传播的速度更快、更广，无形中提高了档案保密的难度，档案工作者必须从政治高度上认识和看待档案工作，时刻牢记“档案工作姓党”的原则，做到心中有责、心中有戒，以“为党管档”的使命意识做好档案工作。另一方面，不断探索党建与业务相融合的途径，处理好机关党建与具体的档案业务工作的关系，依据互联网时代的新特点和新动向，制定科学、合理、完备的党建制度，以规范、促进档案业务工作。

四、结语

互联网时代已经为我们勾勒出一个全新的世界图景，信息技术的应用既为档案管理工作提供了新的机遇，也带来了更多的挑战。只有不断完善顶层设计，建立高效的档案工作流程，档案工作者的专业素养，增强服务意识，充分利用信息技术的优势，才能打造出真实呈现人民追求美好生活、中国特色社会主义各项事业稳步发展的档案产品，才能全面、系统的挖掘出更多的有效的档案资源，发挥档案工作在新时代的独特优势。