手术室设备管理软件开发需求调研与分析*

韦 欣 龚茹洁* 钱蒨健

医院手术室设备对患者的治疗以及医院的必要工作密不可分且十分重要，一旦设备发生故障不仅对整个医院的医疗水平带来不利影响，还会增加患者治疗时的风险程度[1]。1996年，国外颁布了《医疗设备安全规范》，明确了其在医疗设备安全管理中对护理实践的要求[2]。我国2017版“患者十大安全目标”要求加强医学装备安全管理与监管制度，完善医学装备维护和故障的及时上报、维修流程[3]。面对复杂的医疗设备管理和维修工作，做好符合医院管理要求和国家法规的基础上满足临床需求，是设备科管理者亟待解决的重要问题[4]。目前，医院设备管理存在管理难、质量控制难和维修难三大难点，越来越多的医疗设备应用于临床手术中，传统的管理模式已无法解决设备管理面临的难题，迫切需要开发专门的数据库管理系统，依靠计算机、信息通讯及相应控制技术，有效促进医疗设备管理和维修的规范化和科学化[5]。为此，本研究通过对手术室设备相关管理人员的访谈调研，了解设备管理的需求，避免以往传统管理模式的缺陷，提升新管理方案的效率以及科学性，为设计适合医院的手术室设备管理软件提供依据。

1 软件开发需求研究资料与方法

1.1 研究资料

2018年4-10月，采用目的性抽样方法，选取上海交通大学医学院附属瑞金医院设备科和手术室工作人员25名，最终访谈21名。其中男性2名，女性19名；工龄6～33年；大专2名，本科17名，硕士2名；护士17名，教学干事1名，护士长2名，设备科长1名；初级职称5名，中级职称13名，高级职称3名。

1.2 纳入与排除标准

(1)纳入标准:①医院工作时间≥5年；②工作涉及手术室设备管理与应用；③知情并愿意分享表达自己对手术室设备管理的真实想法；④有良好的自我表达能力与理解力。

(2)排除标准:工勤人员、外科医生和麻醉医生。

1.3 研究方法

1.3.1 资料收集方法

采用半结构、面对面和个体深入访谈的形式进行资料收集。访谈前与受访者进行充分沟通，介绍本研究的目的和方法，告知受访者在访谈过程中会全程进行录音，承诺使用编码代替个人资料，且研究资料仅供本次研究使用，对个人隐私进行保密，并签署知情同意书。根据课题前期调研与文献回顾结果以及质性访谈相关原则[6]制订半结构式访谈提纲，访谈中，研究者依据访谈提纲对受访者进行提问，并对题项与方式进行适当调整，同时对部分内容进行适当的追加询问。

访谈内容主要围绕以下问题展开:①日常临床工作中对设备引进、试用、购买、维修、保养以及报废等环节，作为一线工作人员操作有何困难；②日常临床工作中对设备引进、试用、购买、维修、保养以及报废等环节，作为管理人员操作有何困难；③若通过软件数字化管理手术室设备，对于该软件希望达到何种功能；④对于软件达到的功能，与传统工作流程相比，希望改善哪些环节或操作流程。

本研究访谈中对受访者不进行任何干预和引导，不作任何评价，尊重被调研者的观点与看法。每次个体访谈时间控制在30～60 min以内，每日访谈1名管理人员，为防止影响当日的资料整理，访谈全程使用软件录音，访谈者同步关注受访者语速、表情及动作变化，及时进行书面记录，对一些模糊不清的阐述内容进行及时确认并澄清。

1.3.2 资料分析方法

访谈结束后立即使用讯飞听见软件进行自动转换，并根据录音结合访谈现场内容进行修正，及时整理出第一份书面访谈文件，得到受访者确认后立即开始分析。通过Nvivo 12.0版定性数据分析软件进行主题分析。

采用Colaizzi的现象学7步分析方法进行分析[7]:①仔细阅读所有访谈记录；②分析选取有重要意义的陈述；③对反复出现的有意义的观点进行编码；④将编码后的观点汇集；⑤写出详细、无遗漏的描述；⑥辨别出相似观点，升华出主题概念；⑦返回受访者处求证。

2 软件开发需求调研结果

本研究依据个体访谈资料分析结果，结合目前医院的各类客观因素，进行归纳总结，最终得到本次调研的主题，见表1。

表1 调研结果主题

设计开发适合医院手术室设备管理软件时，需兼顾手术室设备日常使用状态、手术室设备维护保养与报修情况以及手术室设备管理控制与报表功能，提升设备管理效率。

2.1 手术室设备日常使用

2.1.1 定位设备方位与状态

有4位受访者认为，手术室工作范围较大，涉及不同楼宇及不同的楼层，易出现设备寻找方面的困难，很多时候查询设备原始方位时，需要通过手术排班推测设备所在位置。受访者谈到超声外科吸引器(cavitron ultrasonic surgical aspirator，CUSA)等特殊且稀有设备使用时，容易产生设备寻找方面问题，甚至可能影响后续手术安排，需要与手术医生协调手术顺序等情况。因此，在后续软件系统的设计开发中，要对设备方位及使用状态有系统性管理；19%的受访者建议对后续设备管理软件开发设计内容中，需增加设备定位状态功能，需要包含设备的物理位置以及使用状态等信息。

2.1.2 设备便捷化与数字化记录

有6位受访者认为，以往的纸质记录便利性不足，期望能以数字化方式完善设备记录，减轻日常工作负担，并能实时记录。受访者谈到现有的纸质记录式管理存在一定的弊端，期望设计开发的软件能改善现有纸质管理记录不全等问题；常规设备的序列号数字较多，字母较小，人工输入核对容易出错，耗费手术室护士过多的时间与精力，期望能以认可的电子标签二维码等形式进行设备管理与记录。整理受访者叙述访谈内容，29%的受访者认为，设备管理软件开发设计内容中需增加便利化的菜单与功能设计，减少设备使用记录的输入，并将所有设备工作记录实时记录于软件中。

2.1.3 设备信息与患者信息关联

有5名受访者希望设备管理可以与患者信息关联，同时将每个房间的常用设备进行模块化管理，方便记录。受访者谈到设备记录要关联患者信息，通过扫描、感应等方式完成记录与患者匹配，减少人为输入，避免输入错误。整理受访者访谈内容，24%的受访者认为，设备管理软件开发设计内容中需增加设备信息与患者关联功能，作为患者手术信息追溯的内容之一。

2.2 手术室设备维护保养与报修

有8名受访者希望使用软件对设备的维护、保养进行提示，且这些环节能在软件中得到体现，并能全程记录。受访者谈到软件设计可依据设备保养周期进行定时提醒保养，并记录相关工程师信息方便沟通预约；设备故障应可以在线通知相关工程师，便于描述故障情况与机器错误代码等，并对后续保养及维修过程进行记录，便于统计。整理受访者访谈内容，38%的受访者认为设备管理软件开发设计内容中需增加设备维护保养模块，并进行定期的系统提示，可全程记录设备使用周期内的各类保养维修数据。

2.3 手术室设备管理控制与报表

有6名受访者希望设备全周期信息能在软件中记录，且能对数据进行分析汇总。受访者谈到系统应可记录每台设备的各类信息，包括进入临床使用的时间，配套合约、清单及验收报告，使用情况、存放、维护、保养、维修及报废记录，并可对上述记录进行统计，定制报表。整理受访者访谈内容，29%的受访者认为，设备管理软件开发设计内容中需增加设备各类信息的统计功能，便于不同的职能科室人员调取设备使用信息，方便各类设备购置、报废及购置维保等决策的制定，为各类决策的制定提供数据参考。

3 讨论

3.1 设备扫码确认与定位

调研显示，当前的手术室设备管理方式较为落后，且对护士而言工作量巨大，确需一个更为有效便捷的方案进行设备的使用与管理。医疗设备管理和维修系统在医院信息系统(hospital information system，HIS)中占主要地位，建立设备管理系统应充分考虑各科室设备管理特点，并结合计算机信息技术，因此，听取临床一线手术室护士与管理者的意见非常必要[8]。随着现代社会与医院中扫码行为的增多，护士对条码管理的方式比较能接受，许多受访者均建议使用条码作为设备管理的载体[9]。医院各种医疗设备不断增加，手术区域不断扩大，手术室设备管理呈放置分散和流动性大现象，让护士在诸多手术室中找到手术需要的设备，会变得愈来愈难[10]。对于设备管理者，有限可用的手术室设备存在不够用现象，需要合理安排使用的先后顺序[11]。故迫切需要对设备进行动态化实时管理与监控，了解手术设备当前使用情况，并估算可提供给另外一台手术使用的时间等情况。

3.2 设备维修与保养跟踪

就目前手术室设备管理而言，每年的设备盘点清查工作耗费了大量的人力，效率低下，影响设备管理效率[12]。保养维修等无法实现全过程控制，且常发生遗漏现象，存在一定的安全隐患，一旦发生设备安全事故，不仅影响患者检查和治疗，还易引起医疗纠纷。本研究显示，被调研者希望在设备管理中能使用软件达到各种管理功能，主要是设备的定期保养、维护提醒功能，利用软件与网络数据库来系统管理设备并方便地完成盘点功能，且还能对设备维修提供整个流程的监控，以及依据设备使用情况和投入的保修资金取舍设备的报废与维修，为评估设备使用成本提供依据。

3.3 设备管理与HIS绑定

随着手术室无菌物品追溯系统的使用，护士希望手术设备也能伴随手术患者的信息一并记录到HIS中，能够客观真实地记录，为患者安全提供数字保障[13-14]。目前医院的设备管理系统，局限于设备静态数据的管理和一些简单的申报处理工作，缺乏购置后的设备使用、维护及维修等动态分析，不能与HIS等模块进行有效对接，设备管理部门不能很好地掌握设备资产运作情况，存在数据不能共享、基础数据不相符现象。采用原有的手工登记及单机信息化管理方式已无法实现设备的动态追踪和实时管理。资产总账不够详细，各种数据凭证零散，需要花费大量的时间去对账[15]。因此，本研究认为，对设备的管理需要全生命周期的掌控，对设备的各项环节均可在系统中调取，并有完整的记录。且能对设备使用中的所有信息进行汇总，从而进行系统的分析，通过分析设备使用情况数据确定设备是否足够，以及申请添置迫切需要的手术设备，提高手术室设备管理效率，减少不必要的购置。

4 结语

医院设备管理是医院管理的重要内容，通过访谈被调研者提出的各类管理需求，设计一款适合医院手术室的设备管理方案，对手术室设备进行规范化、制度化和科学化管理，减少设备损失和浪费，提高设备利用率和完好率，降低设备运行成本，使其发挥更大的效益[16-17]。访谈资料提示了医院手术室设备管理的一些缺陷以及手术室各类相关人员对设备的使用、记录、追溯、维保、维修及报废等一系列管理手段的需求，整理分析具体的需求，便于更加贴切地设计出适用于医院的设备管理软件，形成更加科学的设备管理方案，从而保障设备安全有序使用，增加设备使用价值，延长使用寿命，更好地为手术服务。本研究对于未开展的设备信息化管理方案，很多被调研者可能无法考虑到其后续问题与需求，这些需求需要在测试方案试用中再次通过质性访谈的方式进行获取并弥补，从而形成完整的手术室设备管理方案。