计算机办公自动化的发展及创新研究

杨 军

（淮阴工学院，江苏 淮安 223003）

0 引言

计算机办公自动化指的是将日益发展成熟的计算机技术应用于办公领域，从而使得以往的杂多繁乱的办公工作更加条理化，提高工作效率，不断满足现代化社会发展下对于办公工作的快节奏需要。在科技不断发展，信息化逐渐应用于社会的方方面面的情况之下，计算机办公自动化自然也是一种不能抵挡的发展大潮流，对于快速地提高办公效率而言，具有以往办公形式不能具有的强大优势。因此需要对它的应用、发展以及创新作出进一步探索研究，以求能够不断促进其更好更快速地更新发展以及应用，不断造福于办公领域。

1 计算机办公自动化概述

计算机办公自动化是计算机技术在办公领域的应用形式，各行业领域办公中针对行政管理、人力资源管理等办公工作特点设计开发计算机软件系统，计算机办公自动化核心内涵是通过计算机技术应用提高办公效率，降低人力成本，通过自动化办公系统对企事业单位办公活动规范，针对不同企事业单位办公需求，需改进办公系统，计算机办公自动化系统的应用存在差异性。

当前办公业务开展中计算机办公自动化应用广泛，由于计算机办公表现显著优势，计算机办公自动化应用可在内部使用通信平台实现信息交流。计算机办公自动化应用使办公业务流程自动化，体现为实现协同工作，对办公流程更好的监控，方便对公文处理，有效提升办公效率。通过信息发布平台构建，实现文档管理自动化。计算机办公自动化实现信息集成，有利于促进实现分布式办公。分布式办公可以使办公更具有保障，其中部分环节出现问题不会影响其他方面，保障办公业务更好的开展。

为实现计算机办公自动化，应保证满足一定条件。需要具备专业技术人员，计算机办公自动化中要求专业技术人员熟练掌握计算机自动化技术，对办公自动化实现提供建议。办公操作人员要具备较强的业务能力，及良好的心理素质与丰富实践经验，有利于办公自动化的开展。计算机办公自动化实现对领导干部有一定要求，要求领导干部发挥自身作用提升管理水平，为计算机办公自动化实现提供更高的环境支持。

2 计算机办公自动化的发展现状

2.1 实现了对办公文档的集中有效管理

计算机办公自动化首先能够实现对于办公文档的集中高效管理，同时也是计算机办公自动化的基本功能之一。利用计算机技术，办公领域能够高速便捷地实现对文档的集中存储与管理，即使文档数量非常的庞大，也能轻易实现，是以往的办公工作中难以想象的，同时对于减轻人力档案管理的工作量具有无法替代的作用。计算机办公自动化不仅仅能够实现对于繁多资料的快速安全存储，有效避免了纸质文档损坏引起的缺失与数据不全，更重要地是它能够分门别类地进行管理，便于以后在需要的时候能够快速地进行提取，大大提高了工作效率。同时能够对一些简单的数据资料进行分析，因此对管理人员的分析决策也能够提供一些数据支持与建议作用。

2.2 促进了企业内部的信息交流与共享

如今在企业各项工作的开展过程中，实现信息的共享，合作交流共同发展是一个大趋势，以往单打独斗的形式越来越越难以适应当今社会的发展变化。计算机办公自动化对于促进企业内部信息的交流互动具有重要的作用，通过计算机技术，企业可以搭建一个供内部人员进行资料传输与信息交流的平台。在专业人员的维护下，能够安全稳定的存在，对于实现信息在企业内部的便捷迅速的交流，提高信息传递效率具有重要的作用。

2.3 实现了对工作的实时监督管理

对于办公工作的整个过程进行监督一直以来都是一个非常具有难度的事情。缺乏监督管理会使管理人员丧失对于工作进度的具体把握，不利于他们对办公人员的工作进行督促，从而使办公人员的具体工作效率成为一个不可控的因素。计算机办公自动化很好的解决了这个问题，通过计算机技术，可以对办公人员的工作进行实时的监督管理，能够对办公人员的具体工作完成形成及时有效地督促，有利于办公人员工作效率的提高，而且使得针对对办公人员的绩效考核有了具体的依据资料。在实际运用过程中需要充分考虑办公人员的素质，制定合理的管理制度实现对办公人员的有效管理，使计算机办公自动化能够取得更加满意的效果。

3 计算机办公自动化的创新策略

3.1 升级文档管理功能，形成系统

目前计算机办公自动化的应用中，最重要的功能之一就是实现了文档的安全有效管理，给办公带来了极大的便利。但是这一功能还存在着一定的缺陷，像是未能形成有效的文档管理系统，像是目前的文档管理未能根据企业的不同文档管理需要进行调整，因此造成了不需要的功能过多，界面繁杂，其便捷性还有待进一步的提高。针对这一问题，可以以企业为单位，根据不同的文档存储利用要求，与之形成对应的文档管理系统，去除不需要的功能，优化文档管理界面，使之变得更加的简单快捷。

3.2 提升网络安全技术，提高员工的网络安全意识

计算机办公自动化的另一个重要功能就是实现了企业内部信息地交流与沟通，增强了企业内部员工的互动交流。与此同时由于员工的网络安全意识相对较差，信息交流平台的安全系数较低，也使得计算机办公自动化存在巨大的网络安全隐患，给企业信息安全的保障带来了极大挑战。因此需要通过员工身份密码认证、开启防火墙等技术方法增强平台的安全性，除此之外，企业需要重视员工的网络安全意识培养，除了对员工的计算机技术进行培训外，增强其计算机知识，还要定期为员工进行计算机安全普及，提高他们网络安全意识，使得员工能够更安全地利用计算机办公自动化，更便捷地工作。

3.3 完善监督管理机制，提高监督的有效性

虽然计算机办公自动化应用在一定程度上使管理人员对于员工的工作过程更加了解，但是由于监督管理尚未纳入系统之中，管理机制不完善，在系统中缺乏相关制度规章依据，所以造成了实际的监管效率其实很低。可以通过将相关规章制度与奖惩办法纳入计算机办公系统中，使得管理人员能够在监督的基础之上，根据规章制度进行有效的管理奖惩，对一些办公进度落后的事物，也可以给予相应提示，达到管理监督的实际督促作用。

4 计算机办公自动化发展趋势

计算机办公自动化应用中，为使其作用更好的发挥，需要重视相关问题的解决，未来计算机办公自动化发展将保持高速发展态势，高度融合项目工作管理，人才能力培养表现多元化。目前社会各领域计算机办公自动化深入发展，计算机办公自动化发展应不断完善相关技术，计算机技术发展加快促使办公自动化实现持续发展，新技术不断应用才能确保计算机办公自动化更好的适应需求。

计算机办公自动化发展对程序要求较高，实际办公业务开展中，办公人员操作能力是重要的影响因素，计算机办公自动化发展中应注重多元化人才能力培养，重视人才专业知识能力培养，更好的满足实际需求。目前计算机办公自动化发展到较为完善阶段，今后发展中应注意与实际工作情况密切配合。企事业单位应实现现代化管理，使企业管理能力得以提升。

5 结束语

计算机办公自动化是时代发展的产物，对于提高工作效率具有不可替代的作用。现代企事业单位办公中应用计算机实现办公自动化成为必然趋势，应提高对计算机在办公应用中的重视，认识到计算机办公自动化的优势，加大相关投入。计算机办公自动化应用中应根据单位需求进行创新，设计开发应体现办公效率提升的优势。与此同时，针对其应用发展中存在的问题，需要加强认识，不断提出创新策略，促使其不断发展完善。