数字档案管理系统研究与应用

宋鹏飞，侯佳音

（河南天通电力有限公司，河南 郑州 467000）

因为传统的档案管理工作已经跟不上当今时代的发展需求，所以现在提倡使用数字档案管理系统，将档案以数据化的形式整理在系统中，从而能够方便在需要去进行档案查询的时候，能够快速的查询到档案信息，同时还能节约存放档案的空间，不再需要置办大型的档案存储地点，也不需要购置档案柜，可以有效的减少政府与企业在对档案进行管理过程中所消耗掉的成本。因此本文针对数字档案管理系统的应用进行研究，首先分析了数字档案管理系统的重要性，之后提出了数字档案管理系统应用的思路，并且提出了具体的应用策略。希望能够帮助我国政府和企业单位在进行档案管理工作的时候，以更高的效率应用数字档案管理系统，提升政府与企业单位在进行档案管理工作的效率与水平。

1 数字档案管理系统的重要性

数字档案管理系统将立档单位档案室与其他部门结合起来，以统一的数据库标准、软硬件平台和安全控制手段为基础，为各级各类工作人员提供综合信息服务的虚拟的档案馆（室）集群。所以数字档案系统主要面对的客户群体是国家机关、大型企事业单位，从这种意义上的数字档案系统建设是国家数字档案的信息基础，具有时效性和现实性。中国经济的高速发展，给信息化建设带来了巨大的发展，档案业务管理的需求非常旺盛，当前的矛盾不是需求不足，而是开发出来的产品是否达到了技术先进、功能满足客户的实际需求，是否能更好为客户服务。

2 数字档案管理系统应用的思路

2.1 档案管理系统的层次脉络清晰

在设计数字档案管理系统的时候，必须要确保档案管理系统的层次脉络清晰，也就是说需要确保所涉及的档案管理系统具有足够的功能。通常情况下，政府和企业所产生的档案的种类非常多，如何才能将这些大量的数据化的档案信息高效的进行管理，并且能够在需要使用到这些档案信息的时候，能够快速的将信息调用出来，是档案管理系统设计人员必须要充分考虑的事情，所以需要为不同的政府机构和企业单位设计不同的档案管理系统，因为其所涉及到的档案信息的种类存在着一定的差异。

2.2 重视对对数字化档案的保护

在应用数字档案管理系统的时候，应当重视对数字化档案的保护工作，因为这些档案以数字化的形式被存储起来，如果系统受到损害，则这些数据信息就面临着丢失的风险因，因此应当对这些数据做好备份的工作。其次，还需要充分的考虑到对这些数字化档案的保护工作，因为一些档案涉及到了隐私机密，为了避免这些内容泄露或者被不法分子盗用后作出违法的行为，也需要做好对这些数字化档案的保护工作，确保其不会被居心叵测的人所盗用。

2.3 由专业的信息化档案管理人员进行管理

为了确保数字档案管理系统能够被有效的应用，必须要有专业的信息化档案管理人员对系统进行管理。但是当前在大多数的政府机构和企业单位中，管理档案的人员并不具备较高的信息化水平，在档案室进行工作的人员具有多年的工作经验且年龄较高，对于新事物的接受能力较低。并且这些老员工的信息化能力有限，甚至对于计算机的操作也存在着一定的问题，更不要说操控数字档案管理系统了，如果企业设计出了一套完善的数字档案管理系统但是却没有专业化的人才对系统进行操控，就会导致这种系统被搁置。

3 数字档案管理系统的应用策略

3.1 构建功能健全的档案管理系统

为了确保能够让数字档案管理工作顺利的进行，必须要构建功能健全的档案管理系统，将档案的种类进行明确的划分，合理地设计答案系统的布局，将各个功能模块简化，方便档案管理人员对系统进行操作。再者，还需要确保档案管理系统运行的稳定性，因为档案对于任何一个政府机构和企业单位而言都极其重要，如果系统的稳定性存在问题，在录入档案的时候，导致档案丢失或数据错乱等问题，会对企业和政府未来的工作造成非常大的消极影响。再者，还需要定期为档案管理系统做好升级的工作，因为随着市场的变化，所需要进行存档的档案的种类也会发生变化，并且档案信息所录用的格式等内容也需要进行变动，因此需要对系统定期的进行升级，及时的完善系统所存在的漏洞。

3.2 数字化信息密匙保护程序

为了确保政府和企业单位的档案资料不会被泄露，需要做好数字化信息密实保护程序。首先需要确保只有通过管理员身份的账号和密码，才能登录数字化档案管理系统，如果有人尝试使用管理员的身份进行登录，但是密码重复输入错误则需要系统对答案信息进行深层保护加密，并且向档案管理人员的通信设备发送提醒信息。其次，为了便于政府机构和企业单位的管理人员能够对档案信息进行调用，还需要为企业的管理人员和政府机构的管理人员设备专供其使用的账号与密码。对于一些机密性和隐私性非常高的档案信息则需要设置更为严谨的密匙保护程序，可以通过生物识别密码程序对这些文件进行保护，只有具备查看机密文件和隐私档案的人员的生物信号，才能够解锁这些档案。

3.3 招聘与培养专业的信息化档案管理人才

为了确保所设计出来的数字档案管理系统能够被高效的使用，必须要为该系统配备专业的信息化档案管理人才。首先，在招聘的环节就应当做好对档案管理人员信息化能力的考核工作因为当前所招聘的人员大多数为刚毕业不久的学生，其虽然不具备较多的档案管理工作经验，但是必须要具备足够的信息化能力，可以由企业内部的老员工对企业进行指导，逐渐帮助企业丰富档案管理经验。其次，需要对企业和政府内部的档案管理人员进行信息化培训，对于已经上了一定年纪的老员工而言，培训的内容可能具有一定的难度，但是仍然需要鼓励这些老员工积极的学习。而对于新招聘进来的员工，则必须要能够通过培训考核。

4 数字档案管理系统应用的前景

在未来我国的数字档案管理系统应用将会成为一种普遍的现象而存在，因为该系统能够对档案进行高效的管理。不同性质的企业单位和政府机构会使用不同的数字档案管理系统，但是档案管理信息化数字化方向的发展不会改变，且在5G技术和物联网技术的发展下，数字档案管理系统也将会融入智能化的元素，也许有朝一日可以通过与企业单位和政府机构中的计算机进行关联，自动地将这些数据信息录入到档案系统当中。虽然当前的技术水平还达不到这样的设想，但是相信在不久的将来，随着5G技术和物联网技术的成熟，这一设想终将成为现实。

5 结束语

市场对于科学技术的应用水平决定了市场的发展能力与经济发展实力，国家正在努力建设小康社会，提升人民的生活水平，为了能够达到小康社会的目标，就必须要推动经济的发展，因此市场对于科技的应用水平也不能落后，数字化的档案管理系统就是市场对于科技应用的一大体现。当前在数字档案管理系统应用，更没有完全普及，还处于探索的阶段，虽然已经有一些企业单位和政府机构已经开始使用数字化的档案管理系统，但是系统中仍然存在着一些漏洞，需要进行完善，本文针对数字档案管理系统进行研究后得出了如下的结论，数字档案管理系统在应用的时候需要秉持着以下思路，即档案管理系统的层次脉络清晰，重视对对数字化档案的保护，以及由专业的信息化档案管理人员进行管理。系统档案管理的应用策略为构建功能健全的档案管理系统，数字化信息密匙保护程序，以及招聘与培养专业的信息化档案管理人才。