如何做好档案安全与保密工作探微

王春兰

中图分类号：G273 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）10-094-02

摘 要 随着科学技术水平的提升，我国的档案管理工作也随着发生了很大程度的改变。档案，作为拥有着巨大的社会价值的载体，如何针对档案资源进行系统的管理，从而提升实际档案的安全性和保密性，就成为了现阶段档案管理者们研究的重点问题。由此，本文通过对档案管理安全与保密工作的重要性入手进行研究，针对性的探究提升档案安全与保密性能的举措，希望能够对未来的档案管理工作做出帮助。

关键词 档案管理 安全 保密 重要性

档案，作为一种重要的信息资源，自建国以来我国便有针对档案进行保存的传统，我国档案管理部门所保存的档案类型也涵盖了生活中的很多方面，由此，针对档案做好安全与保密的工作，就成为了现阶段档案管理者们研究的重要问题之一。合理的档案管理不仅能够在根本上保障档案所有者的资料、信息安全，同时还能够在根本上保护国家的权益，是未来社会发展过程中不可忽视的重要组成部分。

一、档案安全与保密工作的重要性

随着时代改革脚步的推进，档案资源管理的重要性越发的为人们所熟知，近几年，随着我国档案管理改革的日益完善，人们对于档案管理的认知也随之发生很大程度的改变，尤其是近几年，随着大数据时代的来临，越来越多的档案文件通过网络作为传播的媒介，逐渐的朝向公开、透明的方向发展，虽然这一发展趋势为人们根据需求取用档案提供了很大程度的便捷，但是，其中存在的问题也随之凸显出来，其中，最为明显的问题就是档案使用频率的增加，为原有档案管理过程中的安全和保密工作提出了更好的要求，曾经在1994年我国就刊登了一份因为档案丢失而出现纠纷的事件，近几年档案的安全与保密问题也是频频发生，由此，针对档案管理过程中的安全和保密工作做出完善，就成为了现阶段档案管理过程中最为重要的组成部分。

二、做好档案安全与保密工作的举措

根据以往的档案管理工作经验，可以发现在实际的档案管理过程中比较容易出现档案安全与保密问题的环节大都集中于档案保存环节、档案取用环节和档案管理环节，由此，本文将针对这三方面环节中比较常见的问题进行研究，希望能够对未来档案安全与保密工作做出帮助：

（一）在档案保存环节的安全与保密工作开展措施

对于档案管理工作来说，保存环节的安全与保密是实际工作中最为基础的项目之一，由此，就这一环节如果想要针对安全与保密工作进行提升。首先，应做的就是针对原有的档案管理制度进行完善，优化实际档案的日常管理工作，严格按照相关规定进行档案的移动、销毁等操作，从而确保在源头上保障有关档案的安全与保密工作。例如，在实际的档案保管环节，应做到每个环节都需要在经由领导审批并签字后才能进行后续相关的操作，对于没有审批就想进行档案调动的行为应该严令禁止。与此同时，档案管理部门在接受档案的过程中，也应及时检查调动的档案是否符合标准，是否存在违规使用或泄密的问题，并针对可能存在的问题及时的予以弥补。

其次，应这对档案储存室的管理规章制度予以完善。就以往的档案管理工作来看，针对档案管理储存室的管理工作是确保后续档案保密工作开展的基础环节，由此，在实际的档案管理工作中，一般需要按照国家的相关规定单独建设档案的存储区域，如果没有单独建设档案保存区域的条件，就应将档案保管区域与日常的办公区域分割开来，指定专人进行档案管理工作的同时严格禁止非档案管理部门的人员随意进出档案管理室，确保档案不会在储存的过程中出现安全或泄密等问题。

第三，就这一环节，应提升档案管理人员的专业素养，从根本上提升他们对于档案安全与保密的重视程度。就目前的档案管理人员来说，往往知道很多不为其他人所知的“秘密”由此，他们是否具备专业素养，是在根本上保障后续档案管理工作的重点。例如，就这一环节，一方面应定期的组织档案管理人员进行专业素养的培训，让他们在工作中提升自身对于档案管理的认知程度，提升实际的安全与保密工作开展效果，同时避免在不知情的情况下泄露档案机密。

第四，在档案保管的过程中，应严格的设置不同的机密登记，进而确保针对方案的安全与保管工作。例如，在实际的档案管理活动中，一方面应着眼于时代发展背景下档案管理的变化，不仅要立足于眼前的档案管理工作，同时还要对未来的档案安全与保密工作开展做出准备。将档案保密条例作为工作开展的精髓所在，不断的创新档案安全与保密工作的模式，规范时代发展背景下的档案安全与保密工作。例如，在进行广州省地质科普教育馆的档案安全与保密工作开展过程中，一方面档案管理者们按照国家颁布的相关档案管理条例入手，结合实际的广州省地质科普教育館的实际情况，制定了相关的档案安全和保密工作制度，实现档案管理依法、尊法的基础目标；另一方面，广州省地质科普教育馆在馆领导的指导下，主动的接受了有关档案管理部门对于馆内档案安全与保密工作的监督，从而确保馆内涉密文件的相对完善，针对原有的档案内容合理的划分了不同的机密层，最大程度上实现了档案管理、使用效率的最大化。

（二）在档案取用环节的安全与保密工作开展措施

纵观以往档案安全与保密工作的开展情况来看，档案使用环节的不当也是造成很多档案出现安全与保密问题的环节之一，由此，在实际的档案管理工作中应及时的针对档案的取用情况进行确定，从而在根本上实现安全与保密工作的开展。

首先，就这一环节，应针对档案管理过程中保密和取用之间的关系进行协调。坚持将“保密”和“公开”原则有机的结合在一起，确保在实际的档案管理环节，一方面能够对可以公开的档案进行公开分享，另一方面则能够对需要保密的档案内容进行严格保密，在为档案使用者提供便捷的资料查询平台，同时为后续的档案保密打下夯实的基础。例如，在以往的档案管理过程中，由于传统档案管理思维的存在，致使在实际的档案安全和保密工作开展过程中容易出现“重保密”、“轻使用”的情况，虽然这种方式实现了对于资料的保护，但是也失去了部分档案管理的意义，所以，在实际的档案安全和保密过程中，不应该以“剥夺”档案使用的方式来避免档案的泄露，而是应该通过限制使用时间、使用地点以及使用范围的基础上提供部分档案内容的使用。

其次，应将档案使用过程中的监督活动应用在实际的管理过程中。一方面，这一环节，应针对档案的使用制度进行完善，对于不同层次、不同需求的档案使用人员制定不同的档案应用范围和档案使用手续，确保所有有关档案的使用都能够严格的按照相关规章制度予以实行，避免档案在使用的过程中出现泄漏，影响档案的安全。与此同时，在实际的管理过程中，应针对档案的取用过程进行监督，通过对不同取用对象的使用目标来进行监控。例如，在实际的档案管理过程中，可以通过落实“三勤”（手勤、嘴勤、脑勤）的原则来优化原有的档案安全与保密工作开展效果。

（三）在电子档案管理的安全与保密工作开展措施

随着科学技术的革新，越来越多的电子档案出现在了实际的档案安全与保密工作过程中，虽然这种模式的应用在很大程度上提升了原有档案管理的效率，但是也对传统的档案管理工作提出了更高的要求，同时也促使了原有档案管理活动的转变。

首先，就针对电子档案的安全与保密工作开展过程中，应针对电子档案存储的平台予以完善，降低外来因素对电子档案的威胁，同时提升实际的安全与保密工作开展效果。例如，就目前比较常见的电子档案管理模式来说，一部分档案管理部门会选择设置网络防火墙的方式，将电子档案网络与社会网络进行相对的隔离，从而确保电子档案的安全与保密；与此同时，还有一部分档案管理者会选择应用入侵软件检测的系统，针对系统运行过程中可能存在安全隐患的数据进行筛选，从而确保后续电子档案的安全与保密。

其次，当系统用户进行电子档案查询的过程中，部分管理部门会在电子档案的管理平台设置门户页面，要求用户输入个人的账户名和密码后，根据该账户名下的权限设置对账户进行分流，使得应用该账户的人员只能针对自己权限下的资料进行查阅，从而避免了实际使用过程中出现档案越级泄露的问题。例如，就这一环节，电子档案的管理人员应按照相关标准，基于不同档案取用人的权责范围来确定不同档案管理人员的取阅权限，进而针对性的设置档案信息，在根本上避免操作失误而造成的档案安全与保密问题。

最后，虽然电子档案的出现解决了原有档案管理过程中需要大规模储存、保管纸质档案的弊端，但是，与纸质档案一样，在档案管理的过程中也应针对电子档案的运行环境进行完善，确保运行过程中的相对安全，同时为后续的电子档案安全与保密工作开展打下基础。

三、结语

综上所述，随着我国档案管理领域的发展、革新，越来越多的新技术被应用在了实际的档案管理过程中，不仅为传统的档案管理注入了新鲜血液的同时也提升了档案管理的活力，由此，在这一背景下如果想要获得更好的档案安全与保密工作效果，就需要从纸质档案的保存、取用以及电子档案的管理环节分别入手，充分满足时代发展背景对档案管理提出的需求，同时针对原有的管理模式进行优化，进而才能够在根本上实现做好档案安全与保密工作的根本目标。

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