数字时代农业高校电子档案安全可靠性控制措施研究

林慕婵，潘 红

（华南农业大学，广东 广州 510642）

0 引言

电子文件是人们在社会活动中形成的，以计算机硬盘、磁盘和光盘等材料为载体的文字或图像等信息。高校电子文件是在计算机网络环境下，学校各部门在从事招生、教学、科研、管理活动中形成的，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件记录，它主要包括电子文书、电子报表、电子图纸、电子信件、网站文件、多媒体、自媒体文件和数据库文件等，电子文件由形成部门向档案部门移交即形成电子档案。

近20年来，随着高校数字化管理的不断推进，高校内部各管理部门均采用计算机处理文档及采用软件管理本单位主要业务，形成大量的电子文件。高校档案部门担负着电子文件归档的监督、指导及对接收纸质和电子文件材料的编目、保管和开发利用工作。为了使学校职能活动的真实记录在数字时代得以完整收集、安全存储和有效利用，档案部门应采取有效措施控制归档电子文件的质量，保证归档电子档案安全可靠。

高校档案馆担负着全校档案的收集管理与服务，校史挖掘整理等工作。数字时代如何利用信息技术实现电子文件收集，保证归档电子档案的真实、完整、有效、安全，促进电子档案的科学管理和有效利用，成为档案部门亟待解决的重要问题[1]。

1 电子档案与纸质档案的不同特点

1.1 载体形式不同

电子文件以光盘形式脱机归档或通过系统对接归档，一张薄片光盘就储存着大量信息；而纸质文件信息固化在纸质载体上，载体与信息合于一体，数量巨大。

1.2 查阅利用方式不同

电子档案需借助计算机查阅，以网络形式提供利用。有查阅权限的档案利用者可以跨越时空限制，在不同地点任何时段进入档案系统查阅，有利于工作效率的提高；而纸质档案需直接到档案保管现场查阅或借阅。

1.3 原始性凭证性保证方式不同

电子档案由于修改不留痕，其原始性凭证性必须通过制定严格归档制度或者采用相应技术措施来实现；而纸质文件原始性有效性直接在载体上体现，并且在长期工作中已形成一套完善的归档方式。

1.4 平台管理内容不同

档案系统是一个内容管理系统，纸质档案与原生电子档案都可以通过档案服务平台进行管理和利用。但对于纸质档案，计算机管理的是档案目录，目录挂接的附件是档案的数字化副本；而电子档案的目录字段是元数据，相比纸质档案的目录字段更详细更全面，挂接的附件为原生格式的电子文件及其转化的可长期保存格式的版式文件。

2 高校档案种类及数字档案格式

高校各管理和业务部门在工作过程中不断地形成材料，生成的电子文件种类繁多，形式多样，教学、科研等门类档案形成时间跨度长，电子档案一般按来源结合文件格式进行分类管理。

2.1 高校档案种类及传统档案的数字化

高校档案分为文书档案、业务档案、声像档案和实物档案。文书档案是高校在党务和行政管理过程中形成的文件材料；业务档案是高校在履行人才培养、科学研究、社会服务、文化传承职能过程中形成的招生、教学、科研、基建、设备、财会、外事、出版、名人等门类档案；声像档案和实物档案由于载体形式的不同独立分类，声像档案包括各种形式的数码照片、音频视频文件等；实物档案包括单位间或者单位与个人友好往来的公务礼品，字画或者各种比赛的奖牌、奖杯、锦旗等。

数字化环境下，实行纸质档案与电子档案“双套制归档”，高校档案部门除了做好纸质档案收集整理，还需要做好原生电子文件（含原生格式及其转换的长期保存格式）收集，而历史库藏纸质档案也需要制作成数字化副本，并且集成在同一个档案管理与服务平台上，统一提供服务。传统档案及其数字化副本格式如表1所示。

表1 传统档案及其数字化副本格式

2.2 高校原生电子文件的原格式和长期保存格式

高校电子文件格式繁多，随着学校各项业务的电子化发展，高校电子文件的类型、格式及生成环境也在不断地变化。高校电子文件分为公文电子文件、管理数据文件、数码照片、视频、音频文件、图形电子文件（如用CorlDRAW设计的单位电子标识图、CAD设计建筑物图纸、学校电子规划图等）、网页及自媒体、多媒体电子文件、PPT演示文稿、数字化图像电子文件（含扫描、拍照生成的电子图像）、出版物电子文件等。由于电子文件具有设备、软件依赖性的特点，对原生电子档案，归档时除电子内容及其数据信息外，还应收集相关软件。长期保存电子文件归档格式则强调通用性、长期可读性，专用软件生成的电子文件原则上应转换成通用格式归档，静态文件的长期保存格式为PDF或OFD版式文件，动态音视频文件一般为WAV、MP3和MP4、FLV、AVI文件。档案部门既要收集好各种工具软件创建的原生电子文件，更要收集好原生电子文件转化而来供长期保存版式的电子文件。高校电子文件原格式及长期保存格式如表2 所示。

表2 高校电子文件原格式及长期保存格式

3 电子文件归档质量评价指标

归档，是指文件形成部门将办理完毕且有保存价值的文件，经系统整理后移交档案室或档案馆保存的过程。一般用“三率”“四性”作为评价指标。

3.1 “三率”

档案工作的“三率”指归档率、完整率和合格率，是评价档案工作质量的3个量化指标。归档率指文件归档的比例，即已归档文件数与应归档文件数的比率；完整率指按项目归档的档案，项目档案中各种应归档材料的齐全完备率；合格率指立卷时分类编号准确、合格案卷的比率。电子文件的“三率”需通过制定归档范围，建立归档网络和人员培训来保障。

3.2 “四性”

电子档案的“四性”指归档电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，简称电子文件的安全可靠性。真实性指电子文件的内容和显示形态必须与其形成时的原始状况一致；完整性指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损；有效性指电子文件印章齐全，格式符合长期保存要求；安全性是指电子档案具有安全保管和长期可用的环境[2]。

3.3 电子文件的“三率”“四性”保障

电子文件的“三率”“四性”控制，其最终目的就是保障电子文件安全可靠性，档案部门可通过前端控制、全程管理的技术措施及人员培训来保障电子文件的“四性”。电子文件2种归档形式及其“四性”保障要求如表3 所示。

4 归档电子文件安全可靠性的控制措施

《电子文件归档与管理规范》规定：归档的电子文件的管理，应有严格的制度和有效的技术措施确保其信息的原始性、真实性和完整性。档案馆对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等工作是通过制度和技术手段来实现，对全过程进行管理与监控，同时对不同类型电子文件采用不同的归档和管理方式。

4.1 建立兼职档案人员网络体系，有效控制电子文件“三率”

高校电子档案来源分散，电子档案管理必须建立配套的组织体制（兼职档案员队伍）负责电子文件的形成、积累、归档工作。从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。培养和造就一批电子文件、电子档案管理人员是当务之急，档案管理部门必须建立类似于密级文件管理的电子文件管理队伍。对具有保密要求的电子文件，上网时必须符合国家或部门的规定，要有必要的安全保密措施，保证涉密电子文件严禁上传至开放网络，除此之外，对一般电子文件，其控制措施主要在防止电子文件被更改，如果发现更改，能找到相关责任人。

表3 电子文件归档形式及其“四性”保障要求（以OA系统中文件为例）

4.1.1 建立队伍，分类管理

各学院、部处、各单位应有一名主管档案工作的负责人领导本单位的电子文件档案工作，并配备兼职档案人员具体负责本单位形成的电子文件的积累、保管和整理工作，列入其岗位职责，并保证必要的工作时间。具体包括：①以学院办公室主任或部处办公室秘书为主的电子公文归档队伍，主要负责单位计划总结、主办文件等以文字处理软件形成的文件材料和来往电子邮件的归档。②以各部处业务管理系统的系统管理员为主的管理数据归档队伍，负责招生数据、毕业生数据等工作的归档。③以各单位负责活动照相的数码照片形成人员为主的归档队伍，负责数码照片归档整理。④其他门类电子档案形成人员管理队伍，负责如各种正式非正式出版物的归档，同时保证归档光盘中文件与纸质版的一致。

4.1.2 制定及定期修订、动态优化各部门电子文件归档范围和保管期限表

收集和管理单位形成的电子文件和电子档案，并按照国家、地方标准实时将反映工作全面情况的电子档案信息归档，是电子文件归档前端控制、全程管理理念的体现[3]。明确各单位电子文件管理人员的职责，方便其随时收集符合电子文件归档范围的电子文件，定期将具有重要凭证性、依据性的电子文件刻录光盘，保证齐全率和完整率。一要在“收集齐全”上下功夫，确保各部室档案齐全，各类载体齐全。文书档案中各类请示、批复、会议纪要一并收集；要采取积极措施收集图片、声像档案，保证及时归档；对有意义的实物档案要重视其实用价值和参考效益，确保及时收回。二是要严格执行归档标准，保证归档电子文件收集齐全、规范。文书档案要严格执行分类标准；图片资料要注明六要素，领导要标注姓名、站位等；录音、录像资料要随时整理、随时归档；实物档案要有详细说明。同时检查及清除归档电子文件计算机病毒，务必使各类归档载体统筹兼顾。

4.2 建立电子档案管理工作制度，有效控制归档电子文件“四性”

4.2.1 离线归档——电子光盘移交法

电子文件以电子光盘作为实体归档。为确保归档电子文件的完整性和有效性，从电子文件形成起，就进行妥善的管理：由各单位兼职档案管理人员定期把符合归档条件的电子文件信息联机传送，在计算机网络上集中，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上，定期刻录成只读光盘归档。这样，电子文件“四性”保障便转化为对归档光盘的原始性保证[4]。虽然每种类型电子文件需有不同管理方法和不同的“四性”控制措施，但对电子光盘可统一制定能够保证电子光盘原始性的制度，如要求归档光盘必须有标签，标签上注明档号、内容、形成部门、形成时间、刻录人、刻录日期、容量、盘号和套别及接收人，同时有归档部门印章。

4.2.2 双套制归档一致性保障

《电子文件归档管理办法》规定归档电子文件实行双套制管理，作为档案长期保管的电子文件应与相同内容的纸质文件一同归档。档案部门通过制度监控归档电子文件与移交纸质版的一致性。①原以纸质版归档的如学校发文，应保证其电子版与纸质版的最后打印件一致。②原以光盘归档的如数码照片光盘，如果只是挑选一部分印制与电子光盘一起归档仍难以保证一致性，最好方法是用打印模板将其打印成纸质版归档；对难以一份份检查的电子文件归档，可采取交接双方在场时打印，签名确认方式。③对逐条前端著录上传，通过电子文件集成系统归档的电子文件，由系统管理员定期导出刻录光盘；对以电子光盘归档的管理数据，由档案部门专人（系统管理员）处理后批量挂接进系统。④对其他方式归档的电子光盘，要求打印件同时归档，此外可通过网页浏览或下载形式提供利用。

4.2.3 明确电子档案归档范围和管理制度

电子档案是全新的事物，单位档案部门应从管理制度上进行控制。如依法监督和指导本单位及所属单位的档案工作；负责本单位电子文件归档范围和管理制度的具体制订；了解办公自动化系统及各业务管理系统中电子档案管理的应用需求；与电子文件兼职管理人员配合收集电子文件，保证应归档电子文件的真实性和完整性。首先，必须按照各部门职责，调查各部门形成的电子文件内容，了解各部门的收集范围，制订《学校各部门电子文件归档范围》，明确各部门电子文件归档范围、归档时间、归档要求。其次，组织实施电子档案向电子档案中心或数字档案馆的实时移交。

4.3 确保归档电子资料的规范完整

控制归档电子文件的信息完整，确保归档电子档案规范完整。根据电子文件前端控制、全程管理的理念，档案管理工作应提前介入电子文件的运作和管理，实行过程管理。档案管理部门可通过软件或模板发放，规范归档电子文件格式，保证归档光盘中含有符合要求的Excel格式的光盘电子文件目录。

4.3.1 系统集成法

研究数字化校园建设中形成的不同种类的电子档案的归档、管理、提供利用等一系列问题，目的在于建设一个适应高校工作实际的、长期可靠的、可扩展的电子文件归档系统。档案部门应按照各业务部门管理权限，开展电子文件归档和电子档案的收集、接收、管理、保存、利用和服务，依托校园网，建立电子档案中心或数字档案馆。利用对通用软件作专用设置或软件复用技术建设可扩充系统电子文件（档案）管理系统或集成管理系统，使之担负集中统一管理职责，提供与光盘档案相配套的电子文件的另一种保管方式，同时由系统提供电子文件的利用工作。首先，对各部门工作中形成的文档类文件，实行实时归档，其方式在管理系统中设置前端录入，按各单位的需要设置著录用户和创建录入数据表、建立录入界面及其打印格式。通过电子档案集成管理系统，对前端的档案管理人员分配用户名和密码，使其能够在集成系统前端录入上传电子文件，电子文件原始性由形成部门电子文件的档案管理人员保证。其次，对于各部门的业务管理系统如教学、学籍、科研、财务、人事等管理系统中的管理数据，其中本科、专科、研究生的招生、毕业数据和科研成果、论文等时间界限明显的数据应按年度或学年定期以光盘形式移交档案部门归档。档案馆接收这些数据后，在集成系统中建立对应数据表，将其按年度导入档案管理集成系统进行集中管理。

4.3.2 著录模板法和打印模板法

对数码照片整理，可提供实用档案整理工具，限制前端系统形成规范数据，如数码照片著录模板和打印模板。发放模板如数码照片著录模板规范要素著录格式。使数码照片及其“六要素”（指照片的时间、地点、人物、事由、背景、摄影者）按要求填写，方便输出。确保归档电子档案的齐全完整和规范[5]。

4.3.3 系统对接归档电子文件的“四性”校验法

采用接口形式实现系统对接在线归档时，严格执行国家有关档案信息化标准规范，把电子文件“四性”要求嵌入到归档接口中，从技术上保证电子文件得到科学、有效、安全的传输和管理。

4.4 加强人员培训，确保电子文件归档工作高效完成

首先，档案管理部门通过建立兼职档案员网络，制定兼职档案人员业绩评估考核系统等严格的制度，采取有效的技术措施来保证电子文件的“四性”保障。其次，建设档案网络，培训档案平台使用人员，使各部门业务系统管理员不仅能管理本单位系统，也能熟练使用档案管理平台的数据及全文提交和服务功能。档案部门通过定时召开档案管理专题会议、业务培训和业务研讨会、通过QQ群、微信群发放业务培训视频等方法进行指导，抓好兼职档案管理人员队伍建设。再次，对电子文件归档经常性查缺补漏，加大未归档资料的催交力度。最后，在全体专兼职档案人员中树立“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的档案工作管理理念，增强各专兼职档案管理人员服务意识。

5 结语

随着科技的进步，电子文件与电子档案越来越广泛地应用于日常办公与管理。数字化技术的发展为大容量信息资源的开发利用提供了条件，并有效地解决了档案形成的分散性与档案利用的系统性要求之间的矛盾，实现档案信息资源的多元利用。电子档案具有优于纸质档案的很多特征，但也同时伴有自身的缺陷。本文对如何克服电子档案管理中的缺陷，保障归档电子文件真实性、完整性、有效性和安全性提出了措施，有利于促进电子档案的收集管理和电子文件中心、数字档案馆建设，使数字时代的数字记忆与纸质档案一样得到有效收集、规范管理，得以永久保存和广泛应用。