区级档案馆如何适应新形势加强婚姻档案管理

丁利红

摘 要：随着群众档案意识的不断提高，区级档案馆档案管理与利用工作呈现出新的发展形势。如何适应新形势加强婚姻档案管理，已经成为区级档案馆档案管理的重要内容。本文通过对区级档案馆婚姻档案管理问题与利用形势的分析，提出几点适应新形势价钱婚姻档案管理的策略，以供诸位参考。

关键词：新形势 区级档案馆 婚姻档案 管理

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）12-00-01

引言

婚姻档案作为民生档案的一种，记录着婚姻当事人的婚姻关系，在财产分割与继承、贷款办理、户口转移、离婚、再婚、购房等方面有重要的凭证作用。婚姻档案利用人数、利用内容及利用目的的变化，给婚姻档案管理与利用工作带来了新的挑战。对区级档案馆来说，应当适应新的档案利用发展形势，采取满足档案信息化管理需求的措施，加强婚姻档案管理，提高管理与利用服务水平，推进管理规范化进程。

一、区级档案馆婚姻档案管理问题与利用形势分析

1.婚姻档案管理问题

1.1查阅不便

当前婚姻档案管理实施分时段、分地域的管理制度，对婚姻当事人查阅档案造成严重不便。一些查档者有跨地域结婚的状况，当需要向其他人出示婚姻证明时，往往需要在两个地域间来回奔波。还有些查档者有多次婚姻状况，不同时段的婚姻档案保存地点不同，常需要耗费大量的时间查阅档案，从而造成严重不便。

1.2检索效率低

虽然不少区级档案馆已经引入了档案检索系统，但是检索关键词只局限于婚姻当事人的姓名、时间及地点等信息。查档者利用这些信息查档时，往往会检索到许多相似信息。而且，一旦查档者对当时婚姻登记时间、地点记忆模糊，就会提高检索难度，甚至会出现检索不到的情况。在此情况下，还需要档案管理人员入库调卷核对，从而导致检索效率低下。

1.3不规范档案较多

区级档案馆保存着多个时间段、多个范围内的婚姻档案。在以往保存的过程中，采取纸质化保存方式。由于对纸质档案缺少标准化管理，所以存在较多的不规范档案，如实际登记姓名与身份证姓名有明显差异、登记编号顺序混乱、缺少登记时间等。

2.婚姻档案利用形势分析

2.1人数增加

现阶段，档案查询者人数逐渐递增，个体查档者成为查档中的主体。笔者认为，其主要原因在于当前婚姻档案在生活中的作用越来越重要，财产分割与继承、贷款办理、户口转移、离婚、再婚、购房等都需要婚姻当事人出示婚姻关系证明。而且，当前有上述需要的已婚人士越来越多，这就造成了查询婚姻档案人数的增多。

2.2内容集中

婚姻档案的主要内容是婚姻登记表及相关证件材料，包括结婚登记、撤销婚姻、离婚登记和补发婚姻登记证等材料，由区级档案馆实行统一管理。从目前婚姻档案利用情况来看，大多集中于利用结婚登记表及补发婚姻登记证这两类档案材料，主要用于证明现有婚姻关系。就补发结婚登记证而言，过去人们并不注重结婚证，认为结婚证可有可无，而现在无论是房屋抵押贷款，还是购房，亦或者是转移户口，都需要证明婚姻关系。所以，出现许多人补办结婚证的现象。在对结婚登记信息记忆模糊的情况下，大多人选择查询补发结婚登记证档案。

2.3目的扩展

在各行各业管理制度逐渐完善的背景下，各项审批程序越来越严格，许多行业都要求人们出示婚姻证明。由此，人们利用婚姻档案的目的发生了根本性的变化。过去，大多数人只有在离婚的时候才会查询婚姻档案。而现在，大多数人都是为了购房、房屋抵押贷款、户口登记与转移、送孩子入学等查询婚姻档案。

二、区级档案馆适应新形势加强婚姻档案管理的重要策略

1.建立健全档案信息化管理制度

成熟而完善的信息化制度对婚姻档案管理有规范及指导的作用，为适应婚姻档案利用新形势，提高婚姻档案管理与利用服务水平，区级档案馆应当建立健全婚姻档案信息化管理制度。其一，建立婚姻档案信息化管理系统，要求下辖婚姻登记机关通过应用和运行管理系统，实现全区、全省婚姻档案数据共享及全国联网。其二，建立管理系统操作规程，要求操作人员制造系统运行日志，详细记录系统运行情况。其三，健全人员管理制度，下设区级管理员、一般管理员、一般统计员、信息管理员等职位，合理分配职责。

2.严格落实标准化、规范化管理工作

标准化、规范化管理工作是否落实，对婚姻档案管理的推进起重要作用。所以，区级档案馆应当严格落实标准化、规范化管理工作。一方面，按照相关规定上给出的分类方案、归档范围、保管期限等，结合档案编号、目录号，对长期形成的婚姻档案进行分门别类，同时，全面清理核对现存档案，经鉴定后删除无任何价值的档案，避免档案重复。另一方面，对一些内容混杂、信息模糊不清的婚姻档案进行重新组卷，并制定统一且全面的档案分类号，同时，规范案卷题名，防止系统识别不清，提高档案检索的准确性。

3.优化婚姻档案数据库

婚姻档案信息化管理系统的运行需要依靠庞大的婚姻档案数据库，而且，每年有大量的群体婚姻关系都在发生变动。因此，区级档案馆应当注重对婚姻档案数据库的优化。例如，对以往的婚姻档案利用情况进行统计与分析，基于此，优先加工整理一些常用的、需求量大的婚姻档案，同时，定期收集辖区内婚姻登记机关的婚姻档案，及时更新当前的婚姻档案数据库，确保档案信息的准确性与数据库的全面性。

4.提升管理人员素质

无论是婚姻档案管理信息化建设，还是档案管理与服务工作的落实，都需要人才的支持。对区级档案馆而言，应当根据当前的档案管理情况，引入高素质的专业性婚姻档案管理人才，调整人员结构，同时，做好对现有管理人员的培训与考核工作，通过继续教育、专题培训、专题研讨等方式，建立其信息化档案管理意识，使其掌握丰富的婚姻法律知识、现代化档案管理知识，提高其计算机操作水平，从而提升管理人员的整体素质。

结语

综上所述，区级档案馆要顺应当前婚姻档案利用的新形势，加强婚姻档案管理，应当建立健全婚姻档案信息化管理制度，严格落实标准化、规范化管理工作，并优化婚姻档案数据库，同时，提升管理人员综合素质，逐渐提高婚姻档案管理与服务水平，真正发挥档案馆的社会服务功能。

参考文献

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