浅谈秘书人员的素质及提高途径

摘 要：秘书是现代办公室中不可或缺的工作人员，也是现代职业中一个不可缺少的重要岗位，秘书的主要工作职责是办文、办会、办事，并从中服务于领导、服务于部门、服务于单位职工。作为一名秘书要不断加强自身素质修养，认清自己所处的位置，做好服务工作，促进办公室各项工作的顺利开展。

关键词：秘书;素质;要求

一、当下秘书人员的工作现状

在现代社会中，秘书人员的工作是最具有现代化社会多元特征的职业之一，秘书工作不属于任何一个行业，但却又服务于任何一个行业，它成为了每一个行业所必需的工作。当前我国的秘书人员在工作中依然存在不少问题，主要表现在三个方面：首先，角色意识欠缺。作为秘书人员，主要的角色是做好领导的辅助工作、当好领导的参谋助手。但如今，我国秘书人员普遍呈现出角色意识欠缺的情况，在工作中没摆正找准定位，认为在工作中不论对错都应该听领导的，甚至对领导唯唯诺诺、低三下四，这样的角色意识只做到了服务于领导的作用，而没有发挥参谋和辅助的职能。其次，职业技能单一。我国社会环境正处于不断发展变化中，秘书人员只有紧跟时代的步伐才能在工作中为领导提供需要，这就要求秘书人员在职业素质和技能方面要有所扩大和强化，纵观今日的秘书职场，可以发现秘书人员的技能十分的单一，只具有秘书学专业必备的专业知识，缺少科学文化知识和一些基本的法律法规知识。最后，工作内容复杂。从秘书人员的工作性质可以看出，秘书人员的工作是非常复杂的，不仅要协助领导做好参谋辅助性工作，还要完成自己每天的本职事务性工作。

二、 秘书人员必备的基本素质

作为秘书人员不仅要注重办事效率，也要注意提升自己的素质要求，现代社会的秘书人员对待工作必须要有上进心，做事一定要心思缜密，与其他兄弟部门的相处一定要谦逊，从小事中提升自身素质修养。

（一）政治和道德素质

过硬的政治素质，是秘书人员的基本素质之一，更是全面发展自己的首要内容。高尚的道德情操是秘书人员提升自己的职业素养的要求之一。也是秘书人员自我完善的必要条件，当然，政治和道德素质也决定了秘书人员必须具备的高尚人格，恪守职业道德。秘书人员要具备较强的职业道德素质，就必须从自己的本质工作出发，热爱自己的工作，不计名利默默奉献在自己的岗位上，从工作中培养自己的责任心、锻炼出敏锐的思维，学习更广博的知识，不断提高自己的施政水平，坚定自己的政治立场，才能够在思想、心理和能力中不断提高自身素质，体现出高尚的道德情操。

（二）较高的业务素质

总揽全局体现在秘书工作与其他职业的工作相比具有一定程度的特殊性，在工作中秘书人员无论在处理事情方面还是在辅助领导参与决策时，都应该站在领导的角度加以思考，只有掌握了纵览全局的思想观念，才能为领导做出完善的服务性工作。在工作中也要不断更新观念、积极主动，准确及时的熟悉部门的各项重点工作，积极参与中心工作的开展，掌握部门所有工作的进展状态。及时有效的向领导反映工作中的重点信息，更好的发挥秘书人员的担当精神，用高效率的工作态度为领导做好协调和决策工作。

勇于奉献的精神使秘书人员的工作不像其他工作那样规律单一，工作内容仅仅局限于写材料、接待来访者、出差等。相反，秘书人员的工作都是不规律的，要有勇于奉献的精神，不拘小节的去付出，才能在工作中实现自己的价值，应该具备抵御各种诱惑的强烈意识。还要有良好的心态、耐心，热情的态度、韧劲和文明的言行举止等。

扎实的专业知识是秘书人员的重要素养，它是沟通、交流与外界的桥梁和纽带。办公室秘书人员不仅要具备高尚的道德和良好的素质、还要具备扎实的动手能力，决策意识。重视自己的专业知识的学习，无论在何种单位工作，秘书人员除了要具备相应的素质，还必须有较强的执行力、文字功底、沟通协调能力、责任意识和担当能力。作为一名现代秘书人员要能观察和感知周围事物，善于发现自身存在的缺点和不足，并通过努力学习和完善自己。

（三）强烈的创新意识

秘书人员必须具备较强的创新意识。在思想上根本克服旧思想，学习新思想，不断学习专业知识，提升专业素质，要具有一定的创造能力，在这个竞争日益激烈的创新型社会，只有拥有创造能力的人才，才能有能力去参与竞争。作为现代秘书人员，我们不仅要积极参与创新，更应该发挥自己的创造力去服务于领导和部门，将自己打磨成为职场最稀缺的人才。

（四）广泛的社交能力

当下社会，社交已经成为了一项大众化的热门活动，对于秘书人员来说，社交在我们工作中发挥着非常重要的作用，它不仅能在一定程度上开阔我们的视野，增长我们的见识，还能够在社交活动中学习到许多知识。社交也可以说是我们办事的辅助。在日常工作的开展中我们可以通过平日里的社交，选择更加捷径的方法去联系相关的事物，在工作中突出自身的素质修养，除了要具备高效的工作能力外，还要善于人际沟通，和行业人员搞好和谐关系，在沟通、交流的过程中，提高自己的表达能力，同时也能通过相应的方法去搞好对外交往，从中不断拓宽自己的社交范围，努力成为一名“全能型”高效秘书人员。

三、文秘人员自身素质的提高途径

（一）观察反映问题一定要细致周到、准确无误

秘书工作无小事。简单的可以从说出一句话，接到的一个电话，为客人倒一次水，组织开展一次会议，接待一次来访者，这些工作都应该细致周到，作为一名秘书工作人员，仔细、认真是我们最基本的工作态度，我们在做每一件事情的时候都应该为领导考虑，也要具备一定的责任意识，无论什么事情，都应该要具备一定的担当精神，尽力做好每件事情。工作要精准，重要事情及时汇报。作为秘书人员，也要学会意尽言止，言简意赅，该说的话一定说，而且要有一定的逻辑思维，说话也要注意方式不可一意孤行，语无伦次。

（二）参谋服务要深人一等，工作态度要踏实认真

作为一个新时代的秘书人员，在参谋辅助方面一定要深人一等，参谋水平要高。平时应该多学、多看相关的书籍，从中锻炼自己的反应能力，在为领导提供参谋服务时，更加准确直观的发现存在的问题，同时思想意识一定对要超于他人，在领导需要的时候，主动提出自己的决策建议，为领导提供相应的参谋作用。爱岗敬业是一种高尚的道德情操，同时也是秘书人员必须具备的工作态度，秘书人员每天处理事务的多少，取决于领导对自己处理事情的满意程度，而踏实的工作态度可以不乱阵脚，按时完成领导交办的工作任务，还可以从中抽出时间完善自己，也不要放弃每一次可以学习的机会。秘书工作虽然十分繁杂，不论是时间上的付出還是精力上的付出都饱含坚辛，但是一个成熟的秘书人员，任何时候都要做到绝不因为辛苦而轻言放弃，反而应该积极的去配合工作，只要是领导和同事们交付的事情，不管是分内还是分外，努力去办了就有利于增强团结、加深友谊，如果不去动手，不去办，就有可能会影响感情，缺少信任。只有在别人需要自己的时候愿意去付出，才能在繁杂的工作中找到支撑自己的动力，我们也才可能实现超前发展，享受成功的喜悦。

（三）珍惜参与机会，恰当彰显个性

秘书人员的工作具有繁杂性与多变性的特点，除了分工上确定的一些固定事项外，更多的则是参与一些分工并不明确的事务工作。一般来说，秘书人员应该要妥善的处理好分内的本职工作，又要圆满的完成不属于“分内”却有机会参与的“超职”工作，既能够拓宽个人的视野，也可以增长一些才干，所以，作为现代秘书人员要时刻关注自己的机遇，把握好每一次可以提升自己才干的机会，这样，前进的步伐才会加速度的迈进，我们的工作也会因繁忙而变得充实。除了工作上能够胜任，把承办的事都能办好外，更重要的一点就是努力塑造属于自己的“个性”，在机会来临的时候凸显个性，展示自己的特长，同时要敢于抓住机会，在展现自己个性的同时争取更多脱颖而出的机会去表现自己。

（四）敢于接受挑战，全面发展自己

秘书人员是为领导服务的，而领导的基本职责就是用人和办事，秘书人员“近水楼台先得月”的优越条件，使自己很容易成为领导用人上的“首选”，成为领导工作中的“左膀右臂”。作为一名秘书人员，遇到问题一定要勇于担当重任，敢于接受工作中的各种挑战，并能够尽全力办好领导交办的各项任务。在工作中难免会遇到许多困难，但是我们不能因为一次失败就放弃尝试，而应该接受一次次的困难，在困难中不的提高自己，不断的努力成长。想要成为一名全能型的秘书人员，我们必须高度要求自己全面发展，端正自己的“三观”，树立正确的人生观、价值观、和世界观。在日常工作中，一定要加强自身道德素质、政治决策、和职业素质的学习，注重自己职业操守和担当精神，还要具备不怕吃苦耐劳的精神和仔细、认真的工作态度;要有高度的专业知识素质和处理事务的能力，加强自己表达技巧的学习和运用，处理好身边的人际关系，做好协调和组织工作，提高自己对待工作的责任意识和处理事务的态度;要不断学习拓宽自己的知识，善于培养沟通，协调能力，坚持原则能力。作为一名现代秘书人员，在工作中要能正确认识自己的工作和价值，正确处理苦与乐、得与失、个人利益与集体利益的关系，不搞攀比，不图名利，不计较个人得失，爱岗敬业，劳累不辞，从小事做起，不断完善自己。

四、提升自身素质对秘书人员的重要性

首先，良好的素质是检验一个人在社会生活中修养程度的重要标准。素质的形成是经过长期的学习和体验形成的一种行为。秘书人员在日常工作中不仅要成为领导身边的参谋小助手，也要不断提高各方面的综合能力。

其次，良好的素质是秘书人员适应时代发展的需求。一个人在政治、思想、道德、知识和技能等方面通过努力学习所达到的水平，能够体现出一个人的自身素质和修养，同时对人的各种行为起到决定性的作用，也是评价一个人的有效手段。因此，秘书人员必须具备较高的处理事务能力和过硬的专业知识水平。秘书人员要熟悉部门里面的工作进展状况，能够熟练的操作办公自动化系统，同时也可以将上情和下情有效的结合起来，认真努力的做好综合性的服务工作。这样既能够顺应时代发展的要求，又能够充分发挥秘书人员的工作职责。

再次，良好的素质是增强秘书人员工作能力的重要条件。秘书人员从事的工作综合服务性较强，自身的素质会直接影响到为领导提供的参谋效果。主要表现有：不能及时为领导提供严谨、正确的意见和建议，工作中容易墨守成规、固步自封，缺乏开拓创新精神，会影响到部门之间开展工作的合作协调效率，会影响到领导的工作成效。

最后，秘书人员的自身素质和其负责的业务息息相关，是其个人发展成败与否的关键。素质体现着秘书人员的能力，也直接关系到自己的工作能否按时完成，能否将领导交办的任务落到实处。这是秘书人员必须做到的一项长期性工作，要通过实践不断去研究、探索，积累经验，逐步提高自身素质。

随着现代社会的发展，对于秘书人员的需求也在不断增多，秘书工作也备受重视，因此，秘书人员要不断加强自身的素质修养，强化自己的专业技能，掌握更多的知识，努力提高自身综合素质修养，不断适应现代社会的发展。

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作者简介：李万军（1978.01- ），男，山东泰安人，毕业于青海师范大学，硕士研究生，云南民族大学，副教授，研究方向：中国古代史。