新时期高校离退休工作档案管理的重要性

□文｜王再青

（作者单位：德州学院）

新时期我国经济的快速发展, 人口老龄化水平不断加快。高校中, 离退休人员的比例越来越大, 其相对而言, 档案的管理工作的重要性也相对于之前越发突出。档案是社会组织在人事管理活动过程中形成的记录, 是反映个人经历及社会实践的载体, 也是人才信息摘要的主要来源，做好离退休人员的档案管理工作，对促进学校事业的发展和弘扬正能量的具有重要的意义。

进一步明确高校离退休人员的归档范围

在明确高校离退休人员归档的范围之前, 应当明确的是高校离退休人员工作档案归档的目的。切实科学的做好离退休人员的档案管理工作，解决好应当针对离退休人员哪些档案要进行归档具有重要的理论意义和现实意义。笔者认为主要有两项目的,一种是完善、一种是服务。首先, 人事档案是活动过程中形成的记录, 是反映个人经历及社会实践的载体, 也是人才信息摘要的主要来源, 通常都是作为考核和任用的凭据之一。在此基础上，退休之后所从事的具有影响的社会、学校活动如：组建市老年大学、发明专利，教学督导、关心下一代等活动资料都应该归档，做好档案的完善工作。其次是服务, 离退休人员发挥在社会上作用,会用到相应的档案和证明, 管理好他们的相应档案, 对于其与社会进行对接, 能够得心应手的适应社会, 也能够在一定程度上提供便利的保障。

做好完善和服务, 高校离退休人员的归档范围应有以下几项:

人员基本情况: 包括其出生年月、政治面貌等基本信息外,还有对于在学校不同的时间阶段的供职情况, 能够对于其干部履历、专业技术档案进行保管, 这样在其与社会进行对接时, 能够有所凭证, 而且也能够为其在学校所做的工作和事迹进行记录。特别是在出具证明时能够提供真实可靠考的原始资料。

信息是一种无形资产, 信息为加速高校的改革与人才竞争提供了可能, 信息最终成为竞争中的战略资源。在当今高校改革和人才流动频繁的信息时代, 离退休档案服务要为发掘人才、使用人才提供真实可靠的材料和信息，在此基础上离退休档案工作应除了解他们的专业外，对他们的年龄身体健康状况等都应掌握。形成一目了然的人才信息资源，以便更好的为社会、学校发挥作用。

离退休党员档案:对于高校的离退休教职工而言, 其主要是要让知识分子群体在建设中提供较多的贡献, 并在将来有更好的发展。同时,离退休人员之前在高校的学习和工作过程中,大部分已经被党组织吸收,高校的离退休人员都是党员之一,并且都对学校、组织有着深刻的情感。因此, 大多数离职人员会出现无法适应现阶段生活的情况, 对生活失去目标和方向。所以说, 在这一阶段离退休干部管理服务人员就需要对此类工作有着更加深刻的认识, 还要积极开展相应的党建工作, 让每一位退休教职工感受到集体的温暖, 避免出现消极心态。党员的比例占离退休人员的50%以上，退休党员的档案必须应当及时收录, 及时进行归档。党员档案相对于其他档案而言应当更加受到重视。党员从事的学习教育活动、在党组织担任的职务等材料都应整理归档，这些都是离退休人员材料中最为重要的档案, 应当妥善进行保管和管理。

高校离退休工作档案管理的现状

档案管理缺乏专职人员：在许多高校中, 离退休人员占到了全校教职工1/3以上的比例，没有设置专门的档案管理人员, 忽视了离退休人员工作档案的重要性。在学校人事档案统一管理的基础上，虽然有严格的“审查制度”但是亟待信息完整的数据。仍然存在用到了才能够想起来, 想起来才去补档案的相关情况。

档案管理模式滞后：档案管理工作具有复杂繁琐的特点。加强档案管理工作的有效控制可显著提高事业单位运行效率。档案管理仍采用传统模式, 无法适应新时期管理需求, 传统管理方法具有效率低、适应性差的不足, 无法满足新时期社会发展需求。基准的纸质档案,显而易见的问题便是随着时间的推移, 出现磨损或者不清晰的情况, 因此, 设备设施的更新、档案管理模式的升级和优在一定程度上限制了档案管理质量的提升。

档案信息资源开发利用欠缺：档案记载了离退休人员丰富的信息, 除去相对而言需要保密的信息外, 其他的信息, 应当被充分挖掘, 作为之后开展管理以及活动的重要参照。但是在目前,众多档案的信息受到无视, 没有充分利用。在现有的电子档案、信息软件系统管理这些都是离退休人员退休后自己填写或人事档案的转录存在不准确性和不完整性。在提供服务时，要通过电子档案查询后经人事档案（纸质）确认无误后方可利用，查阅繁琐缺少系统性，完整性的档案管理。

建立健全高校离退休工作档案管理

明确专职责任人, 负责档案管理工作：只有确立了明确的专职责任人, 才能够保证离退休人员的档案能够定责到人, 能够有据可查, 而且根据专职责任人的要求和义务, 能够充分保证档案管理的有效性和科学性。

优化档案管理模式, 推动档案管理信息化建设：信息技术的发展为档案管理工作的开展提供了更多途径, 传统档案管理方法已经无法满足新时期要求。计算机作为社会信息化的主要工具, 为新型档案管理模式的开发奠定了扎实的基础, 合理应用各项记录软件进行档案管理, 将更有利于档案数据的导入、存储,提高档案管理工作效率。线上的档案管理方式更加便捷, 而且不受时间的影响。另外, 也应当加强对档案管理人员的培训, 使其了解相应的政策, 积极派专人参加档案馆系统的相应培训, 不断提高档案人员的工作素质和工作能力。

开发档案信息资源，提高管理质量：离退休的人员数量提升很快，那么，离退休管理服务工作就需要创新思想观念和服务管理方式来相适应。同时，高校离退管理工作特别是离退休人员档案工作也应当相应改进不断进行提升, 并迎接新时代带来的挑战, 最终达到预期的目标。档案信息资源的开发是建立在传统档案管理基础之上的行为, 在进行管理理念、管理方法的优化中,最为关键的问题便是端正离退休人员档案管理工作理念, 重视档案管理工作, 全面开发档案信息资源, 确保在档案管理工作的基础上发挥档案信息资源的重要作用。重要的是将档案的管理纳入日常的工作中, 将档案的管理作为平时就需要完成的基本工作, 不能够等到年底或者期末进行汇总, 注意相应档案的时效性, 及时归档, 才能够最大限度的减轻工作压力。还有就是只有不断地优化离退休人员档案管理模式和手段, 才能提高档案管理质量, 从而促使离退休人员档案管理标准化、规范化。