企业档案管理系统的分析与设计

牛文亚

摘 要：在现代管理体系的要求下，为促进企业档案管理的科学化和规范化，本文以JSP和JAVABEAN技术为主要开发方法，分析和设计了一套适合企业文件管理发展的现代文件管理系统，极大地提高了企业文件管理和业务处理的效率。

关键词：文件管理系统;系统架构

随着现阶段科学技术以及计算机的发展和运用，各种电子资料已经遍布到国内以及国外。联机检索、联机查询、文件的综合管理、计算机管理以及光盘存储和档案数字化都是未来企业档案管理的发展趋向。综合文件管理体系符合我国文件管理的规定和标准，因此其适用于我国的事业单位以及政府机关。

对于一个企业来说，设计以及开发档案管理系统意义是非常重大的，随着各种高科技在企业中的出现和应用，相关的管理信息系统也越来越被广泛地应用到企业当中。在企业内可以通过网络系统对各种文件以及电子数据进行共享、转发、编译等操作。因此，在进行档案管理过程中必须研究企业发展与数据利用之间的关系。通过业务流程数据关系的组合，将这些业务流程的结果统一到文件管理系统中，并建立结构化的电子数据和非结构化的电子文件。减少纸张材料的损坏和损失，并为企业各级人员提供更灵活、更详细、更方便的文件服务。

一、本系统需要解决的问题

企业文件管理系统应建立在开放性、实用性、可维护性以及安全性和可靠性的原则上。该系统应将几个分散的模块集成为一个整体，重点是系统的应用。系统将整个企业的文件系统作为一个整体，企业下的每个部门都是一个分支机构。建立了具有通用划分结构的一组公司文件管理系统：由于企业内的员工对计算机的使用熟练度不同，因此，在设计过程中不但要满足企业的需求，还要尽可能地使其具备简单和实用性的原则;与此同时，由于企业的档案还涉及大量与企业相关的资产配置资料，因此，系统的安全性也是档案管理系统中的主要问题之一。

（一）解决档案资料查找困难的问题

将文件的扫描电子图像保存在服务器磁盘阵列或CD库中，并在计算机上读取，可以将检索时间从几分钟缩短到几十分钟甚至几秒钟，并且模糊搜索功能可以大大改善检索的准确性。数据处理的前提是数据输入必须准确。数据输入错误直接导致系统显示不正确，导致无法满足用户需求，档案信息管理系统的开发毫无意义。目前，人工输入是数据输入的主要来源。当然，您也可以扫描并输入一些数据，布局系统在系统界面上的容错性对于手动输入至关重要，如果操作员想完成输入，必须对系统进行培训。在系统中，系统必须具有较强的处理能力，以面对海量的数据输入。因此，对于系统来说，具有快速的处理速度是非常重要的。

（二）解决日益增加的纸质档案存储成本问题

通过档案的数字化处理，实现了所有档案的数字化管理。原始档案可以打包并存储在郊区，这大大减轻了中心城市仓库空间的压力。共享系统数据是满足不同用户需求的先决条件。共享存档信息指定区域中不同客户端的数据。因此，解决并确保档案信息数据的一致性是系统的关键问题之一。应该指派专门的邮政专家来维护数据，确保数据一致性，控制来自数据输入的数据目的地以及严格限制数据库，只有这样，我们才能解决这个问题。每当输入数据时，要为数据定义完整性规则，系统应拒绝不能满足完整性约束的数据。

（三）解决档案文件安全性问题

无须接触原件即可多次读取电子档案，从而可以充分保证原件的安全性。通过数据备份，可以将它们存储在不同的位置。万一发生自然或人为灾难（例如洪水和火灾），保证存档信息不会丢失。加密技术用于加密电子数据并将其存储在档案中，以确保电子数据的安全性。

二、系统功能分析

文件管理系统主要包括：个人事务、文件管理、文件管理、文件检索、数据管理、文件法律法规、文件打印、文件统计、文件助手、文件保留、SMS管理和审核日志功能。

（一）系统功能结构图

企业文件管理系统主要包括三个功能：数据收集和处理，数据管理和数据利用。主要核心功能如图1所示。

图1;功能结构图

（二）设计思路及优势

基于索引的检索机制支持多种分词算法;支持灵活的索引创建机制;系统自我检查并更新更改的文件，并自动重建索引信息;支持分类和子数据库索引;支持多种流行文件格式的索引。

基于OCR识别技术，扫描仪应用程序等，一套可以适应各种类型扫描仪数据接口的图像处理系统集成了文件扫描处理，扫描图片变蓝，去污和图片识别功能。操作流程如图2所示。

图2;工作流程图

采用最新的界面展现技术，界面元素支持无刷新的自动排序、元素拖拽、自定义要显示的元素、已录数据的自动提示、搜索功能等。

档案原文采用双层PDF处理技术结合加密控制技术有效保证了档案数据的安全。

三、系统实现技术

本系统遵循J2EE架构，以JSP和JAVABEAN技术作为主要的系统实现手段，采用当前主流的spring+struts+hibernate开源框架进行程序的开发。

企业档案业务作为一项复杂的企业应用，它的主要特征为：使用用户多、逻辑关系相对复杂、业务量庞大并且还要求系统的实用性能以及可靠性和性能标准高。

如今，有大量的企业用户应用企业归档业务程序并且分布范围广泛、分布的层次与传统的客户机和服务器的体系结构相比，其具备更好的灵活性以及可扩展性。客户端所应用的web方式通过浏览器的访问系统功能，因此，客户端的安装也十分简单便捷，应用起来也比较顺手并且还方便系统的升级和维护。现阶段的多层分布体系结构主要分为sun和Net两大体系结构阵营，都是由微软发起的。J2EE在开放性、跨平台以及可扩展性和事务处理等方面具备很大的优势，其已经成为现阶段大型企业应用系统的主流技术形式之一，J2EE提供了一种以多层分布式的应用模型、一致的安全模型、组建重用以及灵活的事务控制。除此之外，还要保障平台独立，基于组件的J2EE解决方案不绑定在任何的供应商以及产品的API上。

在网络的大环境下，企业文件的应用对业务功能的具体要求是多变的、多样的，但是相对来说，管理的对象是比较稳定的，因此，企业要对应地建立一个稳定的、合理的数据模型系统。企业在档案业务应用管理程序建设的过程中，首要的工作就是要对业务功能进行分析，并对系统的数据模型进行总结，其次要设计软件功能的实现。利用公共企业公共的档案数据模型，可以为其他业务应用提供相关数据，消除信息孤岛，极大地促进数据中心的建设。

四、结语

企业文件管理系统旨在对用户单位的各种档案进行收集、分类、日常管理、信息开发和文件使用，并在平台概念的指導下实现标准化的管理系统，使文件管理业务用户单元数量达到一个新水平高度。

参考文献

[1]王绪贵.Web技术下的电子档案管理系统设计分析[J].电子世界，2017（1）：19—23.

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[3]任纪兵.基于.NET的兴隆电厂档案管理系统设计与实现[D].电子科技大学，2016.