数字时代声像档案管理策略研究

文/刘艳红，中山市火炬开发区水利所

1 传统声像档案管理存在的问题

传统的声像档案种类繁多，而在管理的过程中就要进行分类，根据不同的载体，采用不同的管理措施。例如一般的影像档案在实施管理的过程中，首先需要对影像进行采集，这不仅工作量复杂并且需要利用防磁柜进行保存。对于照片档案的管理措施相对来说比较简单和便捷，只是通过对底片的采集、附上相应的文字、然后做好防潮、防火的保护措施就可以完成照片的归档管理。根据档案的不同载体需要分别设置不同的管理措施，对比数字时代，传统的声像档案管理模式还存在着大量的缺陷。

1.1 依赖传统的人工管理

因为声像档案的多类型载体的特点，这种管理模式首先在保存工作的过程中，需要开发出针对不同载体的管理工序制度。而这种工序的管理内容相对来说有一定的重复性，常常需要重复作业，严重地浪费人力资源。另一方面，声像档案之间的不同载体亦存在很多特异性的表现，更加需要配置不同复合型人才的资源。从这些形态缺陷基本可以看出，采用传统模式的声像档案管理单单从人力资源方面就已经造成严重的浪费，并且由于工作量的大幅度增加，管理的成本相应提高。

1.2 资金方面的浪费

声像档案的管理与文书档案的管理之间主要是在于载体的不同，因此需要对其各自的管理措施进行区分，由于声像档案相对比较特殊，对于声像档案的管理特别是在储存的方法以及容量上存在不同的要求，为了提升声像档案管理的质量与效率，必须针对声像档案这种特殊的载体分别购置不同的电子储存设备。特别是媒体单位因为这种特殊工作性质，单位对于声像档案的管理质量有更加严格的要求，一般重要档案的储存措施，会根据不同性质需求而购买更加专业的储存设备，而对于档案的保管环境也有着特别的严格要求。这样不仅增加了保管成本，而且在一定程度上影响了声像档案的管理质量以及开发利用。

1.3 限制了声像档案管理的发展

由于声像档案管理的独特性，所以与一般的档案在储存管理方面存在不同的方式，并且由于工作量巨大，程序也相对复杂，往往不够引起单位对声像档案管理的高度重视。这些管理缺陷主要是由于：过于依赖过去的管理方式、没有针对性地进行管理以及适当的创新，而随着声像档案管理的业务发展，管理方式停留在过去没有得到明显的提升，因此阻碍了声像档案管理的发展。

2 数字时代提高声像档案管理质量的措施

由于传统声像档案管理在储存的问题上明显落后，在档案开始入库的过程中，也没有建立可靠的安全保护措施。当单位需要利用档案的时候，检索的难度非常高，要经过长时间的检索才能获取档案的信息，这严重地浪费了大量的时间。目前很多声像档案储存时间太久，导致磁带和胶片的质量受损甚至已经达到报废的程度，导致声像档案无法利用。

2.1 数字化技术

数字化技术的应用基本上能够针对档案的图片、视频、文字等详细资料进行转录以及编码，然后永久地储存于智能电脑的程序中，它的优势是在检索档案方面提供了快捷的功能，在不同程度上提高了储存的价值。数字化技术对声像档案管理的发展具有开拓性的意义。

2.2 采用相同标准，进行编码

数字化技术能够通过编码的形式最大化地满足声像档案管理的基本需求，这种技术能够快速地分辨到检索的目标资源，并且从自动纳入声像档案的资料开始展开编码程式，还能在编码程式的过程中，采取相同的标准。例如：在对视频这种介质的档案的管理过程中，通常需要系统对每个节目进行录制，包括场景和镜头均有一定的要求，最后会自动地将制作视频的编导、及所有参与视频录制的工作人员的资料进行编目。自动编码程式对声像档案管理的工作量以及工序能够起到自动编码的管理作用，并且能够形成统一的管理标准来执行，不仅能够加强档案管理工作人员的保管意识，而且能够为档案资料的使用者提供快捷的服务功能，从而节省大量的时间。

2.3 建设在线数据库

在这种信息化背景下，只有建立同等交流、以服务功能为目的，并且按照开发档案资源的共享工作，确保声像档案管理质量能够基本满足目前的业务量需求。而建立在线数据库主要作用在于：对档案资料的管理更加条理清晰，在检索资料方面也更加能够具备针对性，能够满足大量的声像档案的储存管理，并且能够自动进行分类。目前根据声像档案的性质特点，主要分为3个类型：照片、视频，以及音频。为了能够激发数据库的利用价值，在建立数据库的时候，必须要将资料单位的实际情况作为管理的根据。不同的行业有不同的管理性质，要严格掌握实际的发展情况，并且要贯彻严格的管理标准与原则。

3 结束语

声像档案的发展历程，涵盖了多种类型的载体，例如广泛应用于日常生活中的录像带、磁带、唱片、照片等不同类型的载体。而采用数字化技术的管理能够在一定程度上推动先进数字化档案管理工作的发展，这种新型的档案管理可以直接淘汰胶片、磁带作为载体，突破了过去的载体模式以及档案类型的限制，这种档案管理的众多管理功能已经能够直接淘汰传统的声像管理模式，本文针对数字化技术在声像管理中的应用开展一系列的分析，提出几点举措，希望能够对目前的声像档案的管理起到一定的参考作用。