医院行政档案管理存在的问题及创新途径

麻守萍

东辽县白泉镇中心卫生院 吉林东辽 136600

1 医院档案管理的意义

医院档案管理对医院的进步发展具有重要作用：第一，可以为医院相关领导的决策提供准确的理论依据，带动医院的稳定发展，为医院的规范管理打下坚实基础。第二，可以加强对医疗技术的监督管理，为开发新技术提供理论依据。第三，构建完善的医疗设备，提高医院的医疗水平。第四，可以积极对医疗技术进行记录推广，带动医疗行业的整体进步。第五，通过档案记录，提升相关决策的准确性，从而提高医院经营质量和效果[1]。

2 医院行政档案管理存在的问题及其原因

2.1 存在问题

当今医院行政档案管理存在很多问题。例如，档案资料的缺失，人员信息不全，档案管理不规范等诸多问题。第一，很多医院工作者的信息和科研成果，经常会因当时档案记录收集不及时或档案的年限过长而导致缺失。第二，在医院行政档案中也经常会存在张冠李戴现象，大大增加以后辨识资料的难度。第三，有些医院会出现无编号、无标题、无盖章的三无文件，无法进行医院行政档案管理。第四，原始记录的丢失，让医院行政无法做到档案的集中收集、归档保存。

2.2 问题原因

第一，因医院档案室发生意外而导致档案丢失。例如，火灾水灾等非抵抗性原因，在自然灾害的影响下档案破坏及缺失。第二，因为医院行政档案管理制度和设备存在缺陷，医院的纸质档案和电子档案都应是保密保存的，很多医院的档案管理室较为陈旧，设备比较落后，经常会出现因设备故障而导致电子档案丢失的现象。所以，提升档案管理技术和升级档案管理设备，刻不容缓。第三，因不法分子的入侵和偷盗，导致部分档案及科研成果的丢失。第四，作为医院行政档案的直接接触者，医院行政档案管理人的不当行为，对医院行政档案的保存是灾难性的打击，甚至很多不当行为是触犯我国法律的[2]。

3 医院档案管理创新途径

3.1 打破传统管理理念

医院档案具有真实性，对医院的整体形象具有重要作用。档案记录的内容会对医院日后的管理工作起到一定影响作用，档案管理相关工作人员要打破传统的管理理念，设置专门的档案管理部门，招纳一定的档案管理人员，保证档案管理工作人员的专业性，改进其工作中存在的不足，保证档案管理工作的实用性，体现医院档案管理的应用价值。

3.2 充分利用互联网信息技术

随着信息技术的快速发展，医院要对档案管理模式进行创新改进，将传统的纸质档案转变为电子档案方式，充分利用互联网信息技术，对大量的档案进行统一收集、分类、整理。不仅可以节约工作人员时间，减少工作任务量，还可以提高工作效率。通过构建网络电子档案管理平台，将档案按照一定规则进行分类，以数字化形式构建档案查询系统，为用户提供更便捷的服务。在把纸质档案转变为数字电子档案后，可以将档案与信息进行分离，设置严格的查看使用权限，实时保证档案的保密性。充分利用网络平台，实现计算机操作进行查找检查，将文字档案信息数字化，建立虚拟的档案室，使档案管理工作更加规范。同时，医院档案管理相关工作人员要积极结合社会发展趋势，在档案存储保管过程中，逐渐向信息数字化管理模式转变，切实体现现代化信息技术的应用价值。比如，运用条形码形式进行存储、查找，提高档案管理工作的质量和效果。另外，医院要不断开发新型档案管理信息资源，将档案信息管理与医院的日常工作进行有机结合，体现档案管理工作的最大优势[3]。

3.3 对档案管理人员进行培训

医院在经营过程中，要不断创新改进档案管理工作。医院要大力培养档案管理人员的专业素质，实现档案管理工作的价值。医院要定期组织档案管理工作人员进行培训，或者邀请社会相关专业人士开展讲座活动，增强档案管理人员对档案管理工作的认识，使其形成档案管理意识，掌握相关的技术技能。同时，使档案管理工作人员可以熟练操作计算机，运用先进的科技技术提高工作质量和效率，满足社会进步对档案管理工作提出的要求。通过对档案管理人员进行统一培训，可以有效体现档案管理工作的规范性，突出医院档案管理工作的意义。

3.4 针对特殊档案安全管理

重视各部门的特殊档案管理，在医院的日常工作生活中，各部门都会存在一些特殊档案，而这些档案需要特殊对待，特殊管理。例如，在医院检验部门，特殊性疾病应进行安全性管理。例如梅毒、艾滋病等具有高度传染性的疾病，对这些疾病的文字档案与电子档案应进行特殊性管理，归入特殊领域档案部分，及时与疾控中心进行联系并将档案进行移交归档；在医院内，也应针对这些患者的个人信息进行安全保存，避免患者的信息遭到泄露引起人文上的压力。另外，牵扯医院内部利益的档案也应进行特殊性安全管理，如医院内部的药物、手术器材、医疗器械等花费问题，应进行严格保密，避免遭到不法人士对这些资料进行偷窃或伪造。

4 结语

总而言之，医院行政档案管理是医院工作中非常重要的一部分，因为医院行政档案中所记载的科研结果、人员调动、会议信息等都是医院内部非常重要的文字档案。他们的遗失可能会造成医院运行障碍，或是影响医院内医疗人员的晋升和职称的评定。所以加强医院行政档案的管理，必须调动医院档案管理人员的工作积极性，也要发动医院所有医疗人员、工作人员共同配合。要注重创新思维，只有思维创新，才能打破固有观念，才能更好地提升医院档案管理工作，保持医院的特色与活力。做好医院行政档案管理工作，需要各位同行的共同努力，只有大家群策群力，才能促使我国医院行政档案管理实现现代化。