信息化在企业管理中的运用

文/陈越 黄灿，福特汽车（中国）有限公司；上海鹰适教育科技有限公司

目前，计算机技术的不断发展极大地促进了社会的发展。人类生活各方面的信息化水平不断提高。对企业而言，信息化管理逐渐成为企业发展过程中不可或缺的一部分。合理利用计算机信息技术进行企业管理，能够合理利用和整合企业内部各种资源，促进企业本身发展，极大地提升了企业的管理水平，从而提高了整个企业的市场竞争力。

1 企业管理中信息化的发展状况

我国的信息化建设从改革开放开始得到了很大的发展，在行政管理、教育发展、企业管理等方面都得到了应用。到目前为止我国的企业信息化建设已经取得了很大的成绩，但是，跟国际水平相比，我国的企业信息化建设还存在很大的不足，主要有以下几个方面：

1.1 缺乏对企业信息化建设总体规划的执行

企业信息化建设的总体规划是企业信息化建设的首要工作，是企业信息化建设的指导性方案文件。企业信息化建设的总体规划是专业咨询机构专门配合，结合公司自身情况和未来三到五年的发展战略，综合了企业各级信息资源而制定的战略。但是，在实施企业信息化建设的过程中，并没有按照这个战略来逐步实施和推广。

1.2 企业信息化的软硬件投入不足

由于种种原因，很多企业对信息化建设的软硬件投入不足。众所周知，企业信息化建设是一项长期而复杂的系统工程，无论是早期信息系统的建设还是后期信息系统的管理和维护，都需要大量的资金支持。如果资金投入无法保证，必然会对资金投入、参与企业信息化建设的信息系统规模和最终可以产生的效益产生重大影响，使得企业难以提升核心竞争力和管理能力。

1.3 企业信息化发展不平衡

目前，由于我国经济发展不平衡，导致了我国企业信息化水平也很不平衡。因为沿海地区经济发达、观念比较先进，对外交流优势大，所以获得的信息资源也比较多，企业信息化程度高且发展迅速，企业内部基础建设和电子商务发展程度都明显的好于西部地区。并且由于这种企业信息化的差距带来的企业的特点差距，都会对企业入世后面临的激烈竞争有着很大的影响。总体来说，企业的信息化水平均与企业的规模成正比，所以大型企业的信息化水平明显高于中小企业。

1.4 信息化应用程度不深

虽然目前我国信息化建设在基础方面的普及很广泛，但在重大信息项目建设方面相对滞后。具体而言，许多公司使用的信息系统，如财务方面、库存等方面应用的比较广泛。然而，基于企业所有资源优化配置的信息系统的开发相对较少。而且，据统计，这类信息系统在中国企业中并没有得到很好的应用，也很少有成功的例子。中国许多公司管理水平的滞后，企业信息化的基础是企业的管理模式和运作模式。对于这样面向整个企业应用的信息系统，没有先进的管理理念就没有办法引导。此外，中国的企业信息化建设具有典型特征：信息化水平和受欢迎程度因行业水平和区域经济发展而异。一般而言，技术含量高，经济发展程度低，经济程度低的行业市场上，企业管理水平高，知名度高的企业，信息化程度高。相反，技术含量低，经济发展水平和市场水平低的行业以及在企业管理不善、管理水平较低的地区，企业信息化和普及程度较低。

2 信息化在企业管理中的重要性

企业要想在激烈的市场竞争中站稳脚跟，赢得长足稳健的发展，必须要从企业管理入手，不断提升企业经营管理手段，提升企业管理水平，不断提高企业经济效益，促进企业的进一步发展。

2.1 满足提高产品质量的需求

随着信息技术的不断发展，企业对企业经营管理有了更高要求，程序、系统。规范和标准，减少了手工操作程序，让企业管理的风险和成本有了更大的制约，企业服务更高产品质量更高，便于企业进一步拓展市场，增加业务，挖掘更多客户，丰富销售手段和销售渠道。工商部门要鼓励企业多多学习利用信息化，帮助企业进一步拓展市场，增强客户的满意度，既提高了企业的产品质量又提高了企业的销售能力。

2.2 增强企业的竞争力和创新力

企业管理的信息化能够增强企业的竞争力与创新力，这体现在信息化是应用高科技和新技术让企业管理能够有一个 新的台阶，而且信息化技术更加迅速和实效，所以能够让企业管理根据市场需求及时作出改变，提升企业管理的时效性和快速性，让企业更快速发展。如此一来，信息化在企业管理的应用增强了企业的综合竞争力和创新实力，保证了企业的生存实力。

2.3 有利于加强企业内部控制

不仅仅要拓宽企业的外部市场，加强企业内部管理也是提升企业发展实力的关键，尤其是在现代企业管理机制中，加强企业的内部管理，应用信息化手段能够帮助企业实现新的提升。企业内部管理的效果会直接影响到企业管理的效率、效益和明确性，所以，信息化在企业中的应用十分重要，能够维护企业内部的资源资产，让企业管理更加可靠安全，尤其是对企业会计的更有效监管，进而提高企业管理决策的科学、合理与高效性。

2.4 有利于企业做出科学性的决策

企业通过应用信息化技术对帮助企业对各个部门的数据进行合理分析，帮助企业提高管理决策的科学性与合理性，让企业决策更加适合企业发展的需求，帮助企业实现良性发展。需要知道的是，企业主决策的依据是各个部门的信息与数据，而各个部门如何及时快速地获取真实信息，企业如何将各个部门的信息汇总，筛选出有用的信息，都需要应用到信息系统，这样与企业主的经验、能力、才学、知识相结合，能够帮助企业主做出更加完善的决定。另外企业主通过对消费者信息的查询，能够更加了解消费者的各项信息，尤其是对产品的喜好信息，帮助企业拉近与消费者的距离，让企业的决策更加具有针对性，促进企业所开发的服务和产品更能够满足消费者的需要，将企业的经营风险降低到最小限度。

3 信息化在企业管理中的运用

3.1 信息化技术在企业办公自动化中的应用

随着社会经济体制的改革，市场经济飞速发展，企业的工作也变得更加紧凑，企业的文件资料每天都堆积如山，如果不及时有效的整理就会对企业的工作进程造成极大的阻碍。传统的办公程序早已不能适应现代社会的发展需要，并且造成了资源的浪费。随着这些问题的出现，企业也相对做出了很大的改变。在当前信息时代和现代企业环境中，办公自动化已成为企业信息化的重要特征之一，也是企业高效运营的重要体现。企业办公自动化可以有效提高企业绩效的效率和质量。办公自动化系统充分利用计算机的高效计算能力，结合现有办公环境，形成一套能有效处理部门办公事务的软硬件系统。

在企业的实际办公环境中，办公自动化系统可以满足大多数企业的跨平台办公需求。同时，它可以支持多种网络协议，使员工可以随时随地与其他员工共享网络资源和交换办公信息。办公自动化系统还可以支持企业内部的各种管理任务，如财务企业的管理。市场上提供的办公自动化系统通常是通用的并且具有许多功能。但是，对于特定的企业，由于服务的不同，所需办公系统的功能也不同。在这种情况下，企业可以根据实际管理需求升级和改进现有的办公自动化系统，或根据业务类型进行扩展。企业的系统通常存储用户的个人信息或公司自己的重要数据。因此，企业非常关注系统的安全性。

办公自动化系统考虑了安全性和稳定性，具有良好的容错性。办公自动化系统通常为不同的用户设置不同的系统操作或使用权限，使系统具有更好的抗干扰能力和安全防范能力。办公自动化系统比较齐全，要求员工定期备份和维护数据，防止数据丢失。同时，系统的运行和使用权可以根据企业的内部调整重置。办公自动化系统在工艺设计中往往具有多样性，它可以很好的结合用户的个性化需求，系统运行方式和界面可以适当调整，确保系统具有良好的易用性。随着信息技术的提高和企业业务需求的多样化，现有的办公自动化系统可以与智能移动终端一起使用，以移动办公的形式提高办公效率。

3.2 信息化技术在企业财务信息化管理方面的应用

企业的财务信息管理是企业的生命线，是企业信息管理的重要组成部分。财务部门的效率直接影响企业运作的效率。财务信息管理利用计算机和互联网技术，不仅实现财务报表的计算机化，而且组织和挖掘财务数据，提高财务部门的效率。有些企业办公在有限的时间和空间内，通过将计算机信息技术引入企业的财务管理，可以对财务工作进行更合理，更科学的管理，更准确地评估和管理企业资产。更重要的是，可以将管理与业务做为公司第一的运作视角为管理层提供了可靠而详细的数据基础，使企业制定发展决策。

通过将计算机信息技术和互联网技术应用于企业财务管理，财务经理可以了解企业资金的实时动态，有效监控资金流动，提高资金风险防范效率。此外，随着计算机的引入，企业财务人员还可以提高公司分析财务信息的能力。通过专业的分析算法，可以对公司的历史财务数据进行深入、全面的计算和分析，准确评估企业当前的财务状况。企业的现状、资金使用现状、资金控制效果、企业相关业务的业务状况等，以便更全面、客观地发现企业当前运营中存在的问题，以及企业对这些问题的管理。

3.3 信息化技术在企业部门间工作协调方面的应用

计算机技术在企业间协调工作中的应用主要体现在互联网的充分利用上。企业各部门之间的通信和信息传递效率直接影响着企业管理和业务处理的效率。传统的企业管理工作，企业内部各部门之间的沟通与协调主要是通过人力来实现的。虽然这种方法可以保证交易通信的清晰度，但对于具有多个部门的大型企业来说效率非常低。基于Internet技术的社交软件现在已经建立了人与人之间的有效沟通桥梁。将Internet技术引入企业管理可以结合现有的分散部门，开辟不同部门之间高效的沟通渠道，建立信息共享平台。企业部门的序列化过程充分保证了信息传播的效率和不同部门之间信息共享的及时性，可以避免在传统的企业管理各部门根据自己的信息做出不正确的决策的现象。通过掌握更多的企业信息，各部门可以从整体考虑中制定自己的发展战略规划，从而提高整个企业的效率。

4 如何优化信息化技术在企业管理中的应用

4.1 建立适合企业自身的信息化管理模式

根据企业的发展目标，找到并建立适合企业实际情况的信息管理模式，将计算机信息技术与企业的实际情况相结合，充分考虑各种因素，如企业的特点、企业客户群，真正实现计算机信息化。在建立管理模型时，有必要有效地协调企业内不同部门的职能和利益，使企业信息能够有效地流动。从企业信息化突破的原则出发，信息化应该是自下而上，由内而外，因为数据可以从源头上获取，真实有效。但事实上，企业的发展是不平衡的，各级问题的分布不均衡。因此，企业在进行信息化规划时应该做好信息化建设的安排。企业信息化的突破可以从企业生产经营的瓶颈或企业的独特优势出发。

从公司的独特优势开始。每家公司都在市场中生存，能够适应竞争，必须有其独特的优势。从企业的独特优势出发，可以提高信息化建设的成功率，取得快速的成果。它为企业信息化建设的下一步奠定了良好的基础，增强了整个企业信息化建设的信心。对于具有战略眼光，支持企业信息化，整体企业素质较低的企业，我们可以从中选择优势企业来促成合作。

4.2 加强对企业信息化管理人才的培训和引进

目前，企业要想全面发展，就要确保企业的信息化管理模式与实际技术水平保持一致。企业的发展离不开配套人才储备。因此，为了提高企业的信息管理水平，可以定期进行相关企业人员培训，提高工作水平，或引入相应的企业信息管理人才，提高企业的信息化管理水平。目前，大多数企业经营者和员工的素质已经不能满足信息化建设的要求。培训是提高企业整体素质，促进企业信息化的基础性工作。培训的目的是双重的。一是让员工接受信息管理的概念，为企业信息化建设奠定基础，二是使员工应用计算机为信息化建设奠定应用基础。这样，企业信息就可以了走上了健康发展的道路。因此，培训应该分为两个主要步骤。对于概念的培训，应在信息化实施前进行培训，对于应用部分，应及时进行培训，以便进行信息化建设。

4.3 深化企业改革改变传统观念

中小企业在我国分布广而散，相比大型企业而言，其规模性更小，单一产值也较低，但是中小企业的数量十分多，是我国经济的重要组成部分。但是因为中小企业对高科技技术的应用较少，其高科技技术型不如大型企业，所以在企业管理上信息化水平也比大型企业较低，要想推动我国企业信息化整体管理水平，就必须加强中小企业的信息化管理。中小企业必须紧跟时代发展的步伐，不断深化企业改革，为企业信息化管理营造出更好地环境氛围，改变传统的管理制度，采用分步实施和整体规划的原则，建立客户关系以及资源共享等企业信息管理系统，应用电子商务，提高企业管理的集约型和效率，包括招纳更多的信息技术人才，引进相应的企业信息化管理设备，在硬件软件上双管齐下，逐步实现企业的信息化管理，进而促进企业的可持续发展。

4.4 建立适合企业发展信息化管理模式

企业管理经过多年的发展经验，我们深刻的明白企业的发展离不开先进的计算机信息技术，尤其在当前信息时代，计算机信息技术的高速发展在企业管理中的应用为提高企业信息化管理水平提供了有效途径。计算机信息应用技术可用于企业数据资源的存储、分析和挖掘，实现企业自动化，企业内多个部门之间信息共享资源的协调，以及企业财务管理的信息化。

目前我国的企业信息化具有多样化的管理模式和参差不齐的发展水平，尤其在中小企业中体现更为明显，因此，我们要根据企业自身的发展特点和需求，建立适合企业发展的信息化管理模式，从而最大限度实现企业经济利益和社会利益的最大化，杜绝各个企业在信息化管理的过程中存在的“面子工程”、“只求结果不求过程”“靠政策度日”等现象。这一方面需要企业要转变管理观念，降低企业成本，提高企业利润，另一方面要学会借鉴先进企业的管理经验，再结合自身特点，转化为能为自己所用的管理手段和模式，根据工商企业的发展要求引进相应的信息化管理设备，在实践过程当中探索出适合工商企业信息化管理的模式。

5 结语

企业信息化技术可以有效减少企业的运营成本，提高企业的信息管理水平，提高企业员工的工作效率和积极性。目前，计算机信息技术在一些企业中的应用还不够全面。有很多问题。优化计算机信息技术在企业管理中的应用，针对不同企业采取相应的优化措施尤为重要。但是，如何充分利用计算机信息技术，充分发挥信息技术的优势，实现跨越式发展，提高企业信息管理水平还有待进一步研究，仍有许多问题需要进一步解决。