浅谈人事信息的电子化管理

□ 刘惠珊

人事信息管理是人力资源管理的一个重要内容，也是单位管理中的一项基础性工作。科学、高效的人事信息管理，对于一个单位的日常运作和持续发展有着积极的作用。从传统手工登记的员工花名册，到形式各异的现代人事信息管理工具，人事信息管理已逐步进入了电子化时代。

一、人事信息管理及其电子化的意义

人事信息管理包括人事信息的收集、核对、建档登记、更新、补充以及人事信息的使用。人事信息的内容可谓是包罗万象，涉及人员的个人信息及岗位相关信息，比如：姓名、性别、籍贯、政治面貌、婚育情况、出生时间、入党时间、入职时间、学历学位、专业、职称、职业资格、工作简历以及部门岗位、合同期限、薪酬等级、职务变动、年度考核结果、奖惩记录、培训记录等诸多内容。一名员工一般就有多达几十个项目的人事信息，一个单位成百上千甚至上万个员工的信息汇集在一起，就是一个巨大的信息库。而且这些信息并非一成不变，而是随着人员的变化或管理的需要而持续动态更新、不断补充增加或删减的。

（一）人事信息管理是单位日常管理的基础

做好人事信息管理工作，有利于单位全面、系统、细致、及时掌握人员队伍的各方面情况，为人力资源的调配、使用、培养和选拔任用提供基础信息，打下管理基础。

（二）人事信息管理电子化成为现代管理的必然选择

面对大量而且繁杂多变的人事信息，如果沿用传统手工登记的办法进行管理，已显得落后。人事信息的修改更新、补充、删减都十分麻烦，检索查找更是费时费力。这样传统的人事信息管理方式不符合现代管理的需求。而信息技术的发展，也为人事信息电子化提供了技术支持。现在很多单位的人事信息都实行了电子化管理，作用明显。

1.提高管理的规范性。人事信息电子化管理可以将员工的各种人事信息按照统一格式，在管理系统中及时、规范地进行登记，根据需要及时修改、更新、增减，保持人事信息的及时性、准确性，使管理更为规范。比如一个员工加入中国共产党后，其政治面貌就要更改为中共党员，在管理系统中进行修改后重新显示出来的就是更新后的信息，这比在手工登记的员工花名册上修改工整规范。

2.提高管理工作效率。人事信息本身就比较琐碎繁杂，一旦人员数量多，信息量就更大。实行人事信息电子化管理，最大的好处就是利用电子化的优势，极大地提高管理的工作效率。一方面，在信息登记环节，可以授权员工自助登记，或将统一的人事信息模板交由员工按要求如实登记，再由人力资源管理部门核实并汇总；对于信息内容一致的，比如统一调整薪酬等级之后的新的薪资标准，可以批量录入处理。另一方面，还可以实现高效的查找、筛选。比如在全员中查找具备某专业技术资格的人员，通过电子系统的检索功能，就能迅速查找到符合相关条件的人员，这比起在手工登记的花名册中一个个查找，速度有天壤之别，而且能确保准确不疏漏，还能生成报表，一目了然。

3.提升管理水平。人事信息看起来好像是枯燥的、零散的，但如果借助电子化管理强大的查找筛选功能，按一定的要求进行分类统计，在此基础上进行数据和信息分析，发现信息之间的有机联系，将能为单位的一些决策提供基础数据的依据，促进管理的针对性和科学化，提升管理水平。比如，通过设置有关年龄、学历层次、专业技术资格、职务等若干条件进行筛选，可以查找出相应的人员名单及其相关情况，这样可以一定程度反映单位人才队伍的情况。

二、人事信息管理工具的比较与选择

随着人事信息管理需求的日益提高，人事信息电子化管理的工具也应运而生。目前市场上有很多人事信息管理的通用软件，有单位自行开发或请专业公司设计开发专用的人事信息管理软件，有单位利用通用的excel电子表格软件实现人事信息的电子化管理。基于excel的人事信息管理系统与通用或专用人事信息管理软件各有优劣。

（一）基于excel 的人事信息管理系统的优缺点

1.优点。第一，最大的优点是可灵活自主自行设置所需列入管理的信息项目，特别是可根据新增的需求随时增加信息项目，不像其他人事管理软件那样受制于原软件设计的局限。第二，可批量处理同类信息。对于内容相同的，比如同一批新员工的入职时间、合同期限等，可以批量录入，简便快捷。项目内容涉及数据方面的，比如薪酬，还可通过写入计算公式实现自动计算。第三，利用excel 强大的筛选功能，能够快速进行单一条件或自定义多条件组合的复杂筛选，高效实现多维度的统计。第四，不增加成本支出。

2.缺点。第一，人事信息管理项目可因需设置，但多数仅是信息的登记，而不能够像一些人事管理软件一样具备信息发送、后台多种数据整合分析等比较高级的功能。第二，一般由人力资源部门管理，因信息内容涉及面广，又不具备分级授权查看的功能，难以与不同层级的管理者直接共享。确有需要只能提取其中所需的信息后另存文件再共享。第三，个人的诸多信息是以excel 的一长行的形式呈现，无法直接生成导出类似于个人简历的样式那样便于打印、查看的个人表。第四，虽具备筛选统计功能，但没有预设的报表模板，筛选统计结果也需人工根据需要进行表格和页面设置制作成报表。

（二）人事信息管理软件的优缺点

1.优点。第一，功能多样化，一般可涵盖日常的管理需求。有的功能模块较多，除最基础的员工个人信息管理，还可以有考勤、薪酬、招聘、考核、培训管理等不同模块。有些还可根据用户的需求进行个性化的设计。第二，有的软件能分级授权，可根据权限不同，设定不同层级人员的录入、查询、修改的权限，既有一定的共享性，也有一定的保密性。第三，有的可在移动端（手机）使用，更加方便快捷。第四，可根据业务需要，统计整合数据，智能生成形式多样的图表，包括个人信息表或各种分类统计表。

2.缺点。第一，软件运行对计算机系统平台有不同的要求，有时与各种人力资源管理所需的其他软件比如工资系统、编制系统的运行系统要求可能会有冲突。第二，随着管理要求的提升，如需增加人事信息管理的项目，或修改系统功能，就涉及软件的二次开发，比较不方便。第三，所需费用较高，成本支出较大。

综上所述，从功能上说，基于excel 的人事信息管理系统可实现一般的人事信息管理，尤其可随时按需增加新的信息项目，而人事信息管理软件可具备更强大综合功能，但如果需增加某些信息功能，就必须进行二次开发，不太方便。从成本上说，前者除了购买excel 软件费用之外不产生其他费用，比较经济。而购买人事信息管理软件投入就比较大，后期的二次开发也需费用，成本较高。从操作方面而言，前者比较简单方便，后者因软件不同，其界面的友好程度和可操作性也各有不同。

三、人事信息电子化管理系统的建设与管理

现在已是信息化、智能化时代，更要重视人事信息管理电子化的建设。规模较大或管理要求较高的单位，可量身定做专用的人事信息管理软件，其他的可货比三家选择符合单位需求的人事信息管理软件，而利用excel 自行建设人事信息管理系统，就较为经济实用了。而无论是选用哪一种，在人事信息电子化管理系统的建设以及日常管理中要注意以下几点。

（一）前期要做好规划设计

管理系统需包括什么模块、项目，要实现什么功能，必须从单位的管理需求出发来考虑。既要有大局意识，也要关注细节；既要着眼于眼前的实际，也要有一定的前瞻性。这样才能使人事信息管理系统更持久实用。

（二）坚持做好人事信息的核对、录入、更新和补充完善

管理系统一旦投入使用，要按照“真实、准确、及时”的原则，利用人事档案、有关证照等资料，在核对验证的基础上，录入人事信息，对新增或更新的人事信息内容，也要及时在系统上补充更新，校对无误，确保人事信息的及时准确。

（三）要针对所使用的人事信息管理系统的实际，规范使用办法

对于可分级授权使用的系统，因为不同层级可有一定权限的录入、修改功能，必须制定使用指引，确保正确操作、规范使用，才能确保系统的信息安全。而对于基于excel 的人事信息管理系统，日常使用可将其设为只读文件，就可避免不慎改动人事信息。

（四）坚持做好管理系统的维护，确保人事信息安全

要由专人对人事信息管理系统进行管理和维护，定期备份人事信息的数据，防止因系统故障或人为误操作造成人事信息数据丢失。建设和管理好人事信息电子化管理系统，将提高人力资源管理工作的效率，为提升单位的管理水平发挥积极的作用。（作者单位：潮州市广播电视台。）