关于物业企业内部控制有效实施的探析

张海东

（北京金隅大成物业管理有限公司，北京 100075）

房地产行业经历了萌芽、发展、壮大的规模阶段，企业逐渐从最初的混乱向平稳和有序迈进。房地产公司为开拓完善市场、满足适应用户需求，考虑业主长期居住感受的需求，将物业服务作为销售亮点，物业公司前期大多介入，将开发项目规划、提出物业定制方案一并考虑。随着经济和社会不断发展进步，政府转变职能，为不断提升人们的幸福感、获得感，各级政府出台多项宏观政策开展创建文明、宜居、和谐城市和社区，物业企业作为城市社区主要管理服务者，其作用不可或缺，在现实经营中也需要社会各界提供有力支持。除此之外，业主生活水平和经济实力的提高，使其购房置业更趋理性，对居住园区的物业管理越来越关注和重视，以上都给物业企业提出了更高要求和更新的目标。加强内部控制体系建设，主动适应新常态、新环境，增强核心竞争力，是物业管理者需要认真思考的首要问题。

一、企业内部控制的内涵及重要意义

内部控制由董事会、监事会、经理层和所有员工一起开展，为合理保证企业资源的安全完整和财务信息的准确可靠，有效协调控制经济活动，合理分工并互相制约，以制定、实施和执行内部规章制度、措施程序，而形成较为完整的防范管控经济活动风险的体系，最终实现提高企业经济效益和社会效益的目的。内部控制的重要意义主要表现在以下几个方面。

（一）是依法合规开展经济业务的保证

依法规范的企业经营管理，是其长远发展和维护自身权益的基础。规范的内部工作流程有利于问题得到有效地监督和控制，管理行为更加科学规范，各种问题和错漏得到及时发现和纠正，这是健全的企业内部控制所具有的“自我免疫功能”，保证了企业各类业务不偏离合法合规的轨迹。

（二）是资产安全及有效使用的保障

如对资产采购、验收、使用、盘点及处置环节的有效监管，可以防止或减少贪污、欺诈、侵占、挪用行为的发生。内部控制的健全完善，可以维护企业财产和资源的安全完整。

（三）是财务信息真实、完整、准确的保证

投资者和债权人的监管需求、企业内部管理决策都有赖于企业完整、准确的会计信息，将不相容岗位分离，通过内部审核、稽核、内部审计和决策审议等控制措施，及时发现和纠正各种错误，减少差错的发生，做到会计信息收集、整理、记录汇总和分析中无差错或差错最小化，有利于反映经营服务的客观情况。

（四）能有效提升经营管理水平

科学、精简、高效、制衡是现代企业管理应遵循的原则，适应企业发展战略和企业文化的要求，科学合理设置内部职能部门，职责权限明确、协调合作，避免职能交叉不清、缺失或过度集中，形成权力和责任得到有效履行、制衡又有协调合作的工作机制。通过健全有效的企业内部控制来实现经营目标。

（五）有效防范业务风险

内部控制是经营管理的核心内容，是防范经营风险的有效手段。在管理过程中，要实现生存和发展的目标，必须加强对各类风险的有效识别、评估，对业务风险薄弱环节加强控制，及时采取规避和转移等防控措施，把各种风险消灭在萌芽状态，促进企业健康发展。

二、物业企业内部控制的现状及问题

由于业主群体构成复杂，因而物业企业普遍存在收费难、收费率较低的问题，特别是普通商品房及老旧小区。造成这种情况的原因有很多，主要是开发商遗留的问题，业主与物业管理企业之间的沟通理解、物业服务水平等问题。收费低、资金不足这给企业的运行和品质提升管理造成了很大的困难。物业企业在完全竞争的市场环境下同样面临着诸多风险，随着物业行业政策不断完善和物业企业持续发展壮大，物业企业规模大了、质量提高了，但是还普遍存在缺乏识别防范风险意识、管理水平低和管理机制不到位、企业内部控制体系不健全不落实等弊端，致使生存和发展上的诸多难题难以解决，内部控制存在缺陷，造成抵御风险能力弱，严重制约了企业的持续发展。当前存在的问题主要表现在以下方面。

（一）内部控制意识不足

管理者注重短期利益，忽视长远发展，认为内部控制的制衡降低了企业经营管理效率、也无法提高企业的利益。还有的管理者认为，其现实的经营管理可以满足保证物业财产安全的需要，存在着家长式治理、习惯个人说了算，人治理念大于集体决策。此外，高层管理人员排斥搭建和实施制约其权利的内部控制体系，关键环节缺少制衡，风险防范意识淡薄，粗放式决策管理，甚至任人唯亲、滥用职权，导致内部控制体系的虚拟建立，内部控制不完善、企业管理效率低下，影响企业的可持续发展。

（二）内部控制体系建设不健全

由于缺乏现代资本运作观念，管理者不能树立久久为功的内部控制长治理念，不能将不相容的岗位相互分离，授权审批效率低下，难以将人力资源、企业文化、招标采购、财务、资产保全等控制过程深入可行的纳入系统性设计，没有按照决策、执行、监督分离制衡的要求，合理优化管理层次、责权利相协调的运行规则。

（三）企业内部监督不到位

许多管理者经营责任意识不强，企业内部审计职能不落实而缺乏监督；有的企业实施内部控制只注重建章建制，很少建立并有效实施内部监督评价机制；有的企业内部控制制度缺乏科学有效性，物资采购、招标、人力资源、资金预算等流程风险不能得到有效识别监控；有些内部控制监督人员一人多职、不能独立开展工作，甚至自己监督评价自己部门的工作；有的内控管理部门不被重视，责任、待遇不落实，不敢监督或者选择性地监督。

（四）缺乏专业化人才

一是薪酬福利不足以留住优秀人才。由于物业管理属于微利行业，经营积累减少，人工费、外包费、设施维护、能源费成本高居不下，甚至随着社会平均水平不断上涨，而小区入住时的物业费收费标准已被固化，征得业主同意提高标准难上加难。二是物业公司工作强度大，安全环保和社会维稳压力大。三是优秀的物业员工多为复合实践型人才，专业学府的毕业生需要承受业主和工作的几重压力，才得以历练成才。多方因素共同造成了人才的稀缺。四是有的内部控制人员素质不高，没有接受专业培训、欠缺科学的工作方法和认真负责的严谨作风。

三、物业企业提高内部控制有效性的对策与建议

（一）结合内部环境，完善公司治理结构

遵循不相容岗位分离的原则，建立科学的人力资源体系和积极向上的企业文化氛围。建立公司层面的科学治理结构、内部职能部门，明确决策、执行、监督的权责分配，识别不相容，必须考虑在各级、部门和岗位建立分离和遏制机制。由于人员少或业务简单等条件限制，也应将某些不兼容的功能分开，采取可行的替代措施尽可能避免内部职能重叠或缺失的现象。包括但不限于内部控制是否受到充分重视、治理结构是否得到落实、人员、岗位设置是否合理有效，企业内部组织结构是否合理有效，企业会计信息是否能满足真实性、及时性要求，规章制度是否健全、合规，高风险业务有无舞弊、疏漏等重大缺陷等。

（二）深入开展风险识别及评估，找出物业企业的风险点

在重视重大或高风险业务程序的背景下，要全面梳理企业业务活动的全部制度流程和适用法律法规，采取穿行测试等方法找出缺陷和风险点。在识别企业内外部风险因素中，内部风险是来源于人力资源、组织机制、经营方式、资产管理、业务流程等企业层面和业务层面的控制因素；外部风险基于竞争环境、经济法律等因素。采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行有效评估分析，确定重大、重要和一般性缺陷风险，拟定关注重点和优先控制的风险。如销售业务岗的设置不合理，不相容岗位没有分离，有产生舞弊、截留或挪用资金的风险；票据印章管理不规范，有收入资金流失风险；采购业务中采购需求审核不严、验收不严、招标过程不合规会产生资产损失风险；合同管理中，未经规范的商讨及审批、该订立合同的经济业务未订立或随意变更修改，缺少有效的履行跟踪管理等，会造成企业利益受损的风险。

（三）完善内控制度流程

根据风险识别分析结果，结合现行法律法规和公司实际情况，发动全员参与，在不同范围反复征询意见，制定可行的具体措施和程序，建立健全内部管理制度；加强培训宣贯，形成责权利意识和分工负责的风险防范意识。内部控制的环境得到改善后，管理者才能真正理解内部控制对企业的重要作用，有利于中低层管理者履职尽职，确保内部控制的有效实施。企业应重视文化氛围的营造和人才素质的提升，以人为本，对职工进行有针对性的岗位培训，增强诚信意识、责任意识、廉洁敬业意识，形成上下同欲、凝心聚力、团结一致的文化氛围，为共同目标而努力工作。此外，要建设好内部信息系统，处理好企业内部信息的及时传递、处理利用和共享。

（四）组织落实、充分重视，加强内部控制的执行

为确保各项制度的有效实施及合理性，内部控制制度应根据企业内外部环境变化定期得到修订。内部控制作为一个体系建设，不能依靠管理者的任意性，而要靠全员共同参与，依靠内部信息系统各层级快速沟通，划分员工的职责、权利，既做到分工、责任明确，又兼顾整体工作的协调配合。首先，加强内控制度流程培训，让员工熟悉并学以致用，将制度养成一种工作习惯，形成一种良好的企业文化，使人人都成为防范风险、控制风险、管理风险的能手。其次，领导带头履职尽责，主要领导是关键，要率先垂范,按制度决策办事，尤其重大问题决策、重要干部任免、重大项目投资决策、大额资金使用决策，并组织内控评价检查和考核；最后，要定期组织关键岗位和风控点员工座谈，听取意见建议。加强检查，利用常规检查、专项检查和突击检查方式，查阅调取执行文件、穿行测试，检查要有报告，对存在的缺陷制定改进措施，并与考核相结合。

（五）加强内部审计监督和内部控制评价工作

定期开展内控体系的检查评价，每年至少应进行一次全面的内部控制建设、有效性的检查评价，全面覆盖各个控制层面的业务，收集执行结果及各种佐证资料，进行分析测试核评价。不断地修复和完善，做好日常监督和定期评价，动态地进行自我完善，有利于促进企业的健康发展。各个职能部门应服从公司高层及内部控制职能部门管理和业务指导，贯彻落实分管内控方面的责权利，内部审计也不应该只限于对财务数据的审计，应扩展到整个企业内部控制制度、涵盖生产经营各个方面中，发现问题，帮助解决问题，及时将内部控制的有效性和缺陷反馈给管理层，改进内部控制。

（六）提升内部控制专业人才招募与培养

人才是企业发展的根本，物业公司应未雨绸缪、长远规划，培养一支复合型、年轻化的专业管理团队。尤其是公司内部控制管理人才：一是提高福利薪酬待遇，综合评估分析岗位职责，有侧重地对重点岗位加以倾斜；二是给予管理人才人文关心，开展心理辅导和多样性的企业文化建设活动；三是建立容错机制，大胆启用德才兼备的年轻后备力量，对标先进物业企业交流学习，签订一定期限的用工合同，敢用、会用、会留。制定切实可行员工晋升办法，破格使用优秀员工，总之，内部控制是物业企业实施现代企业管理制度的重要前提，是实现企业良性发展的内在原因之一，是确保规避和化解经营风险、实现企业的战略目标、促进企业做优做强的重要保障。目前，物业企业迫切需要建立和完善内部控制体系，以解决和改进发展中存在的各类问题，协调推进实际经营服务和内部控制管理的有效统一，不断完善业务流程和风险防范方案，在竞争激烈的市场环境下提升核心竞争力，促进企业持续稳定发展。